Деловая документация

1. Описать  особенности  документов на регистрационно-контрольных карточках. Сравнить их с особенностями компьютерной регистрации. Выделить достоинства и недостатки этих форм регистрации документов.
2. Перечислить реквизиты, используемые при оформлении выписки из приказа.
3. Оформить письмо-приглашение, используя следующие данные: АО «Диво» Ясный пер., 26, г. Витебск, 210000, телефон 221-00-00 от 04.03.2012 № 25-02/07 на №_______от________об участии в выставке. Генеральному директору фирмы «Викинг» Д.В.Демченко ул. Березовая, 6, г.Витебск, 210000. «Уважаемый Дмитрий Владимирович. Просим Вас рассмотреть предложение о долевом участии Вашей фирмы в организации коммерческой выставки продукции, выпускаемой АО «Диво». Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду. Заранее благодарны за скорейший ответ. С уважением, Генеральный директор И.И.Смирнов. Машинистка: А.А.Маслова тел.156-75-83.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Перечислить реквизиты, используемые при оформлении выписки из приказа.

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный. Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа. При оформлении выписки из приказа используется следующий состав реквизитов:    

1 Государственный герб Республики  Беларусь;

2 код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Предприятия и организации" (ОКПО);

3 наименование вышестоящей организации;

4 наименование организации;

5 почтовый адрес отправителя;

6 название вида документа (заголовок к документу («Выписка из приказа»));

7 дата;

8 индекс документа;

9 место составления или издания документа;

10 адресат;

11. заголовок к тексту;

12 текст;

13 подпись;

14 гриф  согласования

15фамилия исполнителя и номер его телефона;

Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.

Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.

1. Описать  особенности  документов на регистрационно-контрольных карточках. Сравнить их с особенностями компьютерной регистрации. Выделить достоинства и недостатки этих форм регистрации документов.

Регистрация документов — запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Но, невзирая на эти особенности и принятую систему делопроизводства, при регистрации документов должны соблюдаться следующие требования: каждый документ регистрируется только один раз, то есть основным принципом регистрации является однократность; входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.

 При регистрации каждому  документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс состоит из условного обозначения структурного подразделения и номера дела по номенклатуре. Индекс, структурного подразделения указывает к деятельности, какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, то есть сводной номенклатурой дел. В делопроизводстве организаций в состав регистрационного индекса включается также порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы) получают, как правило, в качестве индекса только порядковые номера с начала года. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях. Принятая система условных обозначений документов должна быть постоянной, применяемой из года в год и может быть пересмотрена только при значительном изменении в структуре учреждений или в составе его документации.

Рекомендуется единая форма регистрационно-контрольной карточки (PKK) для всех категорий учреждений и всех видов документов входящих, исходящих и внутренних. Регистрационная карточка предусмотрена размером А6 (105 х 148) и А5 (148/ 210). Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку в необходимом количестве экземпляров или от руки.

Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа, срок исполнения документа должен отмечаться днём раньше, если он приходится на четное число.

В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ (для исходящих документов).

В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией — автором документа.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац.

При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа под расписку.

Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" заполняются в архиве на документы постоянного хранения.

Количество экземпляров регистрационной карточки зависит от степени централизации учетно-справочного аппарата, объема документооборота, количества картотек и исполнителей. Оно может колебаться от одной до пяти.

На каждый документ, как правило, составляют не менее чем два экземпляра карточки. Одна из них помещается в справочную картотеку в службе делопроизводства, а другая вместе с документом передается в структурное подразделение.

Если документ подлежит специальному контролю исполнения, то второй (или третий) экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку. Вместе с тем в организациях могут создаваться и другие картотеки, требующие дополнительных экземпляров карточки.

В организациях с небольшим объемом документооборота и централизованной системой регистрации, регистрационные карточки могут составляться в одном экземпляре и храниться в службе делопроизводства для учетных и справочных целей.

Регистрационные карточки служат основой для создания учетно-информационного аппарата организации. Это достигается путем группировки регистрационных карточек в картотеках по определенным признакам. Карточка помещается в картотеку после того, как документ будет зарегистрирован, и на нее будут перенесены все необходимые сведения.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится соответственно на две части: исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам (наиболее эффективный вариант), по исполнителям и др.

Разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей).

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу. Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам дел сводной номенклатуры дел организации. Карточки, из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками об исполнении перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

По принципу построения картотеки могут быть следующими:

- регистрационная (валовая), карточки, в которой располагаются в, порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут быть указаны названия месяцев. Такая картотека целесообразна для постановлений, распоряжений, приказов и др.;

- вопросная картотека, которая составляется в основном на такие документы, как распоряжения, приказы, переписка вышестоящими организациями, то есть) на документы постоянного хранения;

- корреспондентская картотека, в которой на разделителях рубрик пишут названия корреспондентов или их индексы.  Рубрика каждого корреспондента в свою очередь может делиться неисполненные и неисполненные документы;

- картотека, построенная  по номенклатуре дел, имеет названиями  рубрик названия дел по номенклатуре  дел или их  индексы. Она составляется только на исполненный документ.

В учреждениях с большим объемом распорядительных документов могут быть кодификационные картотеки, в которых документы систематизируются по ряду признаков: действующие и отмененные распорядительные документы; исполненные и находящиеся на исполнении и др. Перечень картотек велик, и каждая организация вправе создавать любые картотеки, исходя из принципа целесообразности.

Регистрационные карточки используются и при регистрации исходящих документов. В картотеке на исходящие документы карточки располагаются в соответствии с валовой нумерацией, а рубриками могут быть названия структурных подразделений организации.

Среди типовых недостатков в регистрации документов организациях, можно отметить следующие: многократность регистрации, отсутствие перечня документов, не подлежащих регистрации, отсутствие регистрации внутренних документе отсутствие в индексах документов номеров дел по номенклатуре дел, что снижает поисковый образ документа и др.