Деловая документация

Карточная система регистрации документов дает возможность организовывать рациональную систему поиска документов путем создания различного рода картотек, позволяет организовывать контроль исполнения без дополнительных записей, используя лишний экземпляр регистрационной карточки. Карточная система регистрации является первым этапом к переходу на машинный поиск информации.

Регистрация и запись необходимой информации на машинный носитель ведется на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится с регистрационно-контрольной карточки, другой регистрационной формы или непосредственно с документа; в последнем случае запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК с полным текстом, карточки составляют вспомогательную справочную картотеку. Запись информации производится с использованием единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса.

Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) обеспечивают работников аппарата управления информацией о всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм.

ИПС строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть увеличен. В автоматизированной ИПС используются коды Общегосударственного классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ). При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производится на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации с выводом данных на дисплей или путем изготовления машинограмм. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

При автоматизированном контроле исполнения запрещается вводить специальные или дополнительные формы контрольных карточек или других промежуточных учетных, отчетных и иных форм. Напоминания о сроках исполнения, сводки состояния исполнения по группам документов или по исполнителям выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь в том случае, если в структурных подразделениях нет дисплеев (видеотерминалов).

Сведения о переносе сроков, исполнении и содержании исполнения, причинах задержки и т.п. также передаются машинным способом с видеотерминала. После завершения исполнения и записи необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной регистрационно-контрольной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив одновременно с документами.

Руководитель организации определяет право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на машинную (безбумажную) подготовку документов, автоматизированный контроль исполнения и порядок использования технических средств.

 

 

3.Оформить письмо-приглашение, используя следующие данные: АО «Диво» Ясный пер., 26, г. Витебск, 210000, телефон 221-00-00 от 04.03.2012 № 25-02/07 на №_______от________об участии в выставке. Генеральному директору фирмы «Викинг» Д.В.Демченко ул. Березовая, 6, г.Витебск, 210000. «Уважаемый Дмитрий Владимирович. Просим Вас рассмотреть предложение о долевом участии Вашей фирмы в организации коммерческой выставки продукции, выпускаемой АО «Диво». Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду. Заранее благодарны за скорейший ответ. С уважением, Генеральный директор И.И.Смирнов. Машинистка: А.А.Маслова тел.156-75-83.

Письмо-приглашение оформляется в свободной форме на формате А4 Как и в других официальных письмах, в письме-приглашении принято использовать обращение от первого лица, множественного числа: «приглашаем», «просим» и т.д. (т. к. автор письма выступает от имени всей организации или подразделения). 
Обычно (но не всегда) письмо-приглашение адресовано лично конкретному лицу, потому используется формулировка личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,». 
Так же используются стереотипные выражения: «Приглашаем Вас, имеем честь пригласить вас, принять участие, посетить, и т.п.» 
«Мы будем вам признательны, благодарны, обязаны, если вы посетите нас в качестве (экспертов, гостей и т.п.)…, и т.п.»

Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:

Адрес 
телефон, email и т.д. 
Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.

Приглашаем вас принять участие в (название и/или описание события) , которое будет происходить в (адрес/название учреждения и т.п.). 
Организаторы (название события): (список организаторов). 
Во время (название события, чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и т.д.). 
(Некоторая дополнительная информация).

За дополнительной информацией о (название события) обращаться по (телефон, email, адрес, и т.п.).

Генеральный Директор такой-то конторы, подпись.

Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований. Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя. Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).

 

 

 

АО «Диво»

Ясный пер., 26,

 г. Витебск, 210000,

 телефон 221-00-00

от 04.03.2012 № 25-02/07

 на №_______от________

 

Генеральному директору

фирмы «Викинг»

Д.В.Демченко

ул. Березовая, 6,

г.Витебск, 210000.

 

 

 

Письмо-приглашение об участии в выставке.

 

 «Уважаемый  Дмитрий Владимирович. Просим Вас  рассмотреть предложение о долевом  участии Вашей фирмы в организации  коммерческой выставки продукции, выпускаемой АО «Диво». Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду. Заранее благодарны за скорейший ответ. С уважением, Генеральный директор И.И.Смирнов.

 

 

подпись _______________

м.п

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Машинистка: А.А.Маслова тел.156-75-83.

Литература и другие источники

1.Довыдова Э.Н., Делопроизводство, учебник - практическое пособие, Мн., 1998г

2.Паневчик В.В., Делопроизводство, Мн., 2000г

3. Рыбаков А.Е., Основы  делопроизводства, Мн., 2004г

4. Хвалей М.К.,  Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция, уч. пособие, Мн., 2002г

5. Паневчик В.В., Делопроизводство. Документационное обеспечение, Мн., 2003г

6. Басаков М.И., Делопроизводство и корреспонденция, уч. пособие, Ростов-на-Дону, 2001г

7. Замыцкова О.И.,  Делопроизводство, уч. пособие, Ростов-на-Дону, 2001г

8. http://class365.ru/blanki-dokumentov/pismo-priglashenie

9. http://forms-docs.ru/doc/vypiska-iz-prikaza

10.  http://myunivercity.ru