Деловое письмо

 

Далее - преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Например: «Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством поставляемой продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков».

Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому  поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите  итоги всего написанного. Например: Уверен, что Вы сможете разобраться  в данной ситуации, и в ближайшем  будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта. Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.

Приложения - необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Не существует правил их написания. Немаловажную роль играет и аккуратное оформление письма. Оно должно быть составлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail, а также реквизиты организации и её логотип.

Поля -важный атрибут  делового: слева - около трёх сантиметров, справа -около полутора. Поля пригодятся адресату для возможных заметок, а также для подшивки письма в архивную папку. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным, для легкого восприятия текст должен быть набран одним и тем же шрифтом. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Кроме того, для удобства необходим регистрационный номер  письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный  номер ставится в верхнем левом  углу письма. Это поможет отслеживать  судьбу вашего послания. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Стиль делового письма

 

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль-это совокупность речевых средств, функция которых -обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические  черты, присущие ему, стилевые нормы  этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового  общения, преимущественно юридические  лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других  должностных лиц;

2. Характер и содержание  информационных взаимосвязей организаций  достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового  общения выступает деятельность  организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая  и др.;

4. Управленческие документы  в подавляющем большинстве ориентированы  на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия  делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему  характеру, что подчеркивает деловую  основу отношений, их неличностный  характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресной, так как  управленческий документ всегда  предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации,  группе организаций;

3. Актуальной, поскольку  документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной,  так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной,  поскольку задача делового общения-побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

 

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• стандартизация изложения;

• нейтральный тон  изложения;

• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

• лаконичность, краткость  изложения текста;

• использование языковых формул;

• использование терминов;

• применение лексических  и графических сокращений;

• преобладание страдательных конструкций над действительными;

• употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

• использование конструкций  с последовательным подчинением  слов в родительном и творительном падеже;

• преобладание простых  распространенных предложений.

 

Стандартизация деловой  речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая  речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых  конструкций позволяет не тратить  время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.

Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить  его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность  должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения  текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности или краткости текста непосредственно  связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

 

 

  2. 3. Деловой этикет в переписке

 

Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный  в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах

аргументации, формулировках  указаний, в заключительных словах.

Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке  должны быть исключены местоимения  «я», «он», вместо них применяются  местоимения «мы», «Вы».

Большое значение для  формирования положительного имиджа организации  имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам невозможно  дать ответ в установленный срок, нужно сообщить адресату об этом, а также о том, когда будет  дан окончательный ответ.

Если требуется напомнить  партнеру о необходимости выполнения его обязательств, напоминание формулируется  в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2004 № 25/42 истекает ...» В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...»

При подготовке ответного  письма нужно обращать  внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо - отвечает на его имя.

Проявлением этикета  является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях - «Ваш...», «Искренне Ваш...». Для образца можно привести следующий пример благодарственного письма:

 

 

                                                                       

 

                                                                                                 МЕЖДУНАРОДНЫЙ

                                                                                                                   АЭРОПОРТ

                                                                                                                       САМАРА

 

Г-ну П. Кутю,                                                                      443025, РОССИЯ, САМАРА,

вице-президенту IAMTI                                                      АЭРОПОРТ,

                                                                                                  ОТДЕЛ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ

                                                                                                  ТЕЛ/ФАКС (8462) 227 545

                                                                                                  ТЕЛЕКС 214 258 START SU

                                                                                                  ТЕЛЕГРАФ 214 173 ПОРТ

 

 

от Чернавина В. Ф.,                                                          НАШ НОМЕР         ДАТА______

генерального директора                                                   ВАШ НОМЕР_____ДАТА______

Международного аэропорта Самара

 

Уважаемый господин Кутю,

 

 

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер и Бизнес-планов Международного аэропорта Самара. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.