Деловое письмо

 

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

 

С уважением,                                                                                 В. Ф. Чернавин

 

 

 

 

 

   2.4.  Международные письма

 

Деловые отношения с  зарубежными странами сегодня стали  уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации  требуют от своих будущих сотрудников  знание двух или более иностранных  языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные и деловые связи.

     При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации -ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

      Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).

     

      Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлено:

1)   форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);

2)   межстрочные  интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

3)   формуляр-образец  и конструктивная сетка для  создания бланков и основные  требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).

 

Типичное международное  деловое письмо состоит из шести частей:

1. Заголовок

2. Дата

3. Внутренний адрес

4. Обращение

5. Основной текст письма

6.Заключительная формула  вежливости

 

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12:

                        

                        Реквизиты международных писем

 

1.   Сведения об  отправителе: наименование организации,  почтовый и телеграфный адрес,  номер телефона, факса и т.д.

2.   Ссылка на  индексы отправителя

3.   Дата

4.   Внутренний адрес  (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)

5.   Указание на  конкретное лицо «К сведению»

6.   Вступительное  обращение

7.   Заголовок

8.   Основной текст

9.   Заключительная  формула вежливости

10. Подпись

11. Указание на приложение

12. Указание на рассылку копий данного письма

 

                                      

 

                                 

                                      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования: Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме; Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов; Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса; Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным; Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз; Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе; Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (партнерами, участниками социальных отношений). Таким образом, поставленные цели работы достигнуты, задачи выполнены.

 

                                      ЛИТЕРАТУРА

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие -М., 2005.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - 5-е изд., перераб. и доп. Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д: Фе¬никс, 2008.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.

4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.

5. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004.

6. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2001.

7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. -М.: «Издательство ПРИОР», 2007.

8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, «Проспект», 2004.