Делопроизводство: основные понятия и термины. Классификация документов

ГБОУ ВПО

«СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

         ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ»

 

Заочное отделение

 

 

Кафедра Экономики и управления

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

Делопроизводство и документирование управленческой деятельности

 

 

 

Вариант 1

 

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут 2013 год

Содержание

 

 

1. Нормативно-правовое регулирование  делопроизводства. Гражданский кодекс. 1

2. Делопроизводство: основные  понятия и термины. Классификация  документов. 4

2.1. Основные понятия и термины. 4

2.2. Классификация документов. 7

3. Докладная записка  о необходимости командирования  сотрудника отдела (подразделения). 9

4. Требования ГОСТ Р  6.30 – 2003 к оформлению реквизитов  «Гриф утверждения документа»  и «Отметка об исполнении документа  в организации». 10

4.1. Гриф утверждения документа 10

4.2. Отметка об исполнении документа  в организации 11

Список литературы 12

 

1. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Гражданский кодекс.

 

Нормативно-правовая база документационного  обеспечения управления (далее –  ДОУ) – совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих правила и технологию создания документов, их обработки, использования  в текущей деятельности и хранения, а также деятельность службы делопроизводства в организации.

Ее составляют:

• Законодательные акты РФ
• Указы и распоряжения Правительства РФ и Президента РФ
• Нормативные правовые акты
• Унифицированные системы документации
• Государственные и международные стандарты на документы
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Некоторые из них:

1. Уголовный кодекс РФ (предусматривает ответственность за утрату документов, контрабанду, содержащих государственную тайну, повреждение и утрату),
2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (ответственность за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов),
3. Трудовой кодекс РФ (об обязательности локальных правовых актов, определяет документы, составляемые при приеме, увольнении и т.п., регламентирует структуру текста, оформление и сроки подготовки некоторых из них),
4. ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов,
5. ФЗ №98-ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, определяет сведение, составляющие тайну, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности,
6. ФЗ №208-ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г., ФЗ №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 г., ФЗ №161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.2002 г. регламентируют положения о правилах составления и оформления ряда основных документов, обеспечивающих создание и деятельность организаций соответствующих организационно-правовых форм.
7. ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных.
8. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), определяет код формы документа.
9. Унифицированные системы управленческой документации: плановой документации, первичной учетной, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской, отчетно-статистической и проч.
10. Стандарт унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) – ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает правила оформления реквизитов УСОРД.
11. Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами».
12. Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ). Приведем, к примеру, статьи ГК РФ, обеспечивающие нормативно-правовую базу для делопроизводства (таблица 1).

 

Таблица 1.

Статьи  ГК РФ, обеспечивающие нормативно-правовую базу для делопроизводства.

статья	название статьи	что содержит
Ст. 38	Доверительное управление имуществом подопечного	Необходимость оформления договора о  доверительном управлении
Ст. 52	Учредительные документы юридического лица	Необходимость, содержание документов
Ст. 70	Учредительный договор полного товарищества	Содержание учредительного договора
Ст. 83	Учредительный договор товарищества на вере	Содержание учредительного договора товарищества на вере
Ст. 98	Образование акционерного общества	Перечень и содержание учредительных  документов акционерного общества
Ст. 108	Образование производственных кооперативов	Перечень и содержание учредительных  документов производственных кооперативов
Ст. 160	Письменная форма сделки	Необходимость, варианты подписи документов сделки
Ст. 185	Коммерческое представительство	Содержание договора коммерческого представительства
Ст. 185	Доверенность	Содержание доверенности, виды, подписи.
Ст. 362	Форма договора поручительства	Форма договора поручительства
Ст. 380	Понятие задатка. Форма соглашения о  задатке	Форма соглашения о задатке
Ст. 389	Форма уступки требования	Форма уступки требования
Ст. 434	Форма договора	Форма договора

 

 

2. Делопроизводство: основные понятия и термины. Классификация документов.

2.1. Основные  понятия и термины.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

 

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Таким образом, в общем смысле документом считается и электронная форма текста, поскольку она может содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать подобный текст. Материальным носителем является не только бумага, но и любой накопитель информации, используемый в работе компьютеров.

 

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

 

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

 

Постоянная часть реквизита  документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

 

Переменная часть реквизита  документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

 

Гриф ограничения доступа к  документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

 

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

 

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

 

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

 

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

 

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

 

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

 

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

 

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

 

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

 

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

 

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

 

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

 

Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

 

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

 

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

 

2.2. Классификация  документов.

В основу классификации  документов могут быть положены разные характеристики управленческих документов. Например: происхождение, отношение  к аппарату управления, содержание, ограничение доступа, срок хранения, сфера деятельности, степень обязательности (Таблица 2).

Таблица 2.

Классификация документов.

тип	характеристика
I. По происхождению
личные	Личная переписка, дневники, носят  личный характер.
официальные	Создаются юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением  и удостоверением их в установленном  порядке.
II. По отношению к аппарату управления
входящие	Поступившие в организацию
исходящие	Созданные в организации и отправленные внешним адресатам
внутренние	Создаваемые и используемые внутри организации
III. По количеству затронутых вопросов
простые	Содержат изложение одного вопроса
сложные	Содержат изложение нескольких вопросов
IV. По ограничению доступа
секретные	Работа с такими документами требует  специального разрешения
для служебного пользования	Такие документы предназначены к  использованию одним кругом лиц (или компанией)
несекретные	Простые документы, не имеющие секретности
V. По способу изложения текста
индивидуальные	Имеют оригинальное содержание текста, обусловленное нестандартной управленческой ситуацией
типовые	Используются для документирования типовых (повторяющихся) ситуаций и  составляются на основе образца
трафаретные	Документы, текст которых содержит заранее подготовленные стандартные фразы и пропуски для заполнения переменной информацией. Например, справки, анкеты.
VI. По степени подлинности
Оригиналы	Документ, сведения об авторе, времени  и месте которого, содержащиеся в  самом документе или выявленные другим путем, подтверждают достоверность  его происхождения.
копии	Копия оригинала – факсимильная (полностью  воспроизводит содержание) или свободная (содержит реквизиты, но не обязательно  повторяет его форму). Должны быть официально заверены.
дубликаты	Копия официального документа, имеющая  юридическую силу оригинала. Сопровождается пометкой «Дубликат»
VII. По срокам хранения
постоянного хранения	Хранятся в архиве до ликвидации предприятия, после чего должны передаться в государственных  архив
временного	Делятся по срокам хранения менее 10 лет  и более.
VIII. По сферам деятельности
управленческие	Классификация обусловлена сферой применения (формой, содержанием, терминологией  и т.п.)
научные
технические
производственные
IX. По степени обязательности
информационные	Содержат информацию, сведения для  ознакомления.
директивные	Обязательные для исполнения, носящие  характер юридической или технической  нормы.

 

 

 

3. Докладная  записка о необходимости командирования сотрудника отдела (подразделения).

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как  и другие внутренние документы и  могут составляться на стандартном  листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на  фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются цели, причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть включает в себя просьбы, выводы или предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации.

Докладная записка содержит следующие  реквизиты:

• Адресат – ФИО должностного лица которому адресована записка;
• Дата составления и номер регистрации документа;
• Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
• Собственно наименование документа – Докладная записка;
• Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
• Непосредственно текст докладной записки;
• Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
• Подпись автора – составителя.

 

 

4. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Отметка об исполнении документа в организации».

4.1. Гриф  утверждения документа

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Гриф утверждения» (реквизит 16).

Утверждение – это особый способ удо­стоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), реквизитов «Подпись», «Дата» и «Индекс», которые применяются при оформлении всех организа­ционно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах об организации делопроизводства.