Делопроизводство в офисном менеджменте

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

 

Глава 2. Основные правила составления текста документов

Документ состоит  из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. 

ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации». Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый  реквизит – текст документа.

 Текст – основной  реквизит документа, который должен  содержать достоверную и объективную  информацию, изложенную ясно, точно,  нейтральным тоном и по возможности  кратко. Текст документа должен  быть безупречным в юридическом  отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о государственных  языках.

 Текст документа  может быть представлен в виде  таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1.   Подраздел;

1.1.1. Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.  Правила оформления реквизитов документов

1. Государственный герб.

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

- Президента РФ;

- палат Федерального  Собрания;

- Правительства РФ;

- Конституционного Суда  РФ;

- Верховного Суда РФ;

- Высшего Арбитражного  Суда РФ;

- Центральных органов  федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

- Федеральных судов;

- Прокуратуры РФ;

- Уполномоченного по правам  человека;

- Счетной палаты;

- Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных  официальных представительств РФ  за границей.

2. Герб субъекта РФ.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

 

 

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия  – это символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

4. Код организации.

Согласно Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

5. Код формы документа.

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется  в случае, если соответствующая разновидность  документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

6. Наименование организации.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное  или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей  организации, если она имеется. В  бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже, например:

Министерство образования  Российской федерации

Государственный университет  управления

Институт информационных систем управления

В бланках организаций  двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно  соответствовать наименованию, закрепленному  в учредительных документах (уставе или положении об организации).

Если организация имеет  официально закрепленное сокращенное  наименование, оно приводится под  полным наименованием в скобках:            

 Всероссийский научно-исследовательский  институт           

 сельскохозяйственного машиностроения           

  (ВНИИ сельхозмаш) 

7. Справочные данные об организации.

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

8. Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним  из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.          

 

9. Дата документа.

Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или  дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также  все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа  – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.

На документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа  проставляется на уровне даты. Как  правило, на бланках документов место  для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:          

__________ № _________ .

 

 

 

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется  только на ответных письмах. Дата и  регистрационный номер переносятся  из инициативного письма. Оформляется  реквизит следующим способом:         

 На № 02-13/36 от 04.03.2000.

12. Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках  конкретных видов документа (кроме  письма). При  оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:

с.Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или  издания документа может не указываться, если название территории входит в  наименование организации:

Воронежский государственный  университет.

Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

13. Гриф ограничения доступа к документу.

Реквизит проставляется  на документах, содержащих сведения ограниченного  распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.

14. Адресат.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

В состав реквизита может входить почтовый адрес:

- наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц);

- название улицы, номер  дома, номер квартиры;

- название населенного  пункта (города, поселка и т.п.);

- название области,  края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной  власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или  постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется  на бланке документа справа.

При направлении документа  в организацию или структурное  подразделение их наименования указывают  в именительном падеже, почтовый адрес  отделяют от наименования организации  дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «ЭОНТ»

ул. Маросейка, 15, стр.2

Москва, 101000

Документ может быть адресован  руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию  руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т.Вершинину

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:                                      

     Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

При адресовании документа  физическому лицу указывают сначала  почтовый адрес, затем инициалы и  фамилию получателя:         Ул. Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-он,

Московская обл., 140250

И.И. Иванову

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

15. Гриф утверждения документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.