Делопроизводство в офисном менеджменте

Документ может утверждаться:

- должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит  принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

- изданием соответствующего распорядительного  документа;

- коллегиальным органом.

В случае утверждения документа  должностным лицом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного  наименования должности лица, утверждающего  документ, личной подписи, ее расшифровки  и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А.Б. Сидоров 

12. 07.2000

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать  наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение  об утверждении:   

 УТВЕРЖДЕНО                                                                   УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального                                                     Советом директоров

директора НПО «Прогресс»                                                   ОАО «Сиданко» 

от 05.02.2000  № 15                                    (протокол от 20.03.2000 №6)        

16. Резолюция.

В резолюции фиксируются  указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в  заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта  к 26.05.2000

Подпись 22.05.2000

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа  является лицо, указанное в резолюции  первым.

17. Заголовок к тексту.

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

приказ (о чем?) о приеме на работу;

протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева  без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка  должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

18. Отметка о контроле.

Реквизит проставляется  на документах, исполнение которых  контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется  в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложений.

Реквизит оформляется  в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии  приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет  приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству           

                На 40 л. в 1 экз.                       

2. Отзыв на проект  инструкции на 2 л. в 2 экз.

Если к документу  прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложениях к  распорядительным документам отметка  о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:                      

Приложение № 2

к приказу ректора  университета

От 18.03.2000 № 35

21. Подпись.

Подпись – обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение  документа и придающий ему  юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенной соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и  расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:            

 Генеральный директор                     подпись                  Р.Л. Ломакин         

 В вузах, научных  учреждениях культуры и т.д.  в должностях указываются ученая  степень, звание. Например:

Зав. кафедрой истории

д.и.н., проф.                                    Подпись                      В.В. Иванов

На документе может  быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность  несколько лиц. В этом случае подписи  располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:         

 Директор ЗАО «Лана»                                      Директор АО «Синтез»           

 подпись   К.Ю. Смирнов                                 подпись    М.Е. Аверин

Несколько лиц подписывают  документы коллегиальных органов  и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают  председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:

Председатель                        А.В. Калинин

Члены                                    Н.Ф. Васильев   

                                            Б.М. Горохов                                              

 О.С. Фролов

Документ  может быть подписан лицом, исполняющим  обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.

22. Гриф согласования.

Согласование это предварительное  рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним  и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

   СОГЛАСОВАНО                                                         СОГЛАСОВАНО

    Председатель                                                             Письмо Президиума РАН

Госстандарта России                                   от 14.05.2000 № 08-256                 

Подпись  Г.П. Воронин                              21.01.2000

     Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования: Лист согласования прилагается.

     23. Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит  из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер

подпись   И.Д. Луконина

12.07.2000

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или  не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт   подпись       М.М. Зак

                                           10. 03. 2000

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

24. Печать.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность  подписей. Печать должна быть хорошо читаема  и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми  и простыми (к последним относятся  печати организации и структурных  подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации. 

25. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа  производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными  им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении  копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор       подпись                О.В. Белова

                                                    01.  06. 2000

При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

26. Отметка об исполнителе.

Реквизит оформляется  в письмах, он необходим для оперативной  связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Оформляется отметка одним из способов»:

Соколов                                                   Соколов Антон Романович

341 12 56                                                  341 12 56

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит  проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2000 г.

Подпись 24.05.2000

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

Канцелярия ГУУ13.04 2000 № 356  Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

29. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизит, проставляемый  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости – дату и другие поисковые данные. При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например: С:/ Приказы/ Петров.

Глава 4. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

Если документ составляется на компьютере, то при печатании  текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры  Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и  А5; допускается – А3 и А6. Минимальные  размеры полей на документе (в  мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.