Делопроизводство и делопроизводственное обслуживание

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение           3

1. Делопроизводство         6

1.1. История становления  и развития делопроизводства   6 

1.2 Нормативно-методическая база делопроизводств   10

1.3 Организационно-правовые  документы     14

1.4 Понятие о  классификации документов     15

1.5 Формы организации  делопроизводств     18

1.6 Категории  учреждений        19 

2 Организация делопроизводственного обслуживания,  

структура и функции  службы ДОУ      20

8. Заключение          23

Список литературы         24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько  раз в течение его жизни  приходится составлять документы, а  работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство -это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют каждый шаг  нашей жизни, начиная с момента  рождения, поступления в школу, затем  в специальное среднее или  высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими  актами, знание и выполнение которых  обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и  навыков, поэтому эту работу в  учреждении (фирме) ведут специальные  подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и  фирмах - секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.

В документах отражается и учитывается  деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение  бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы  написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид  документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности  и свои правила работы с ними.

Движение документа и его  обработка с момента получения  и до отправки может быть разложена  на этапы: получение и первичная  обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка..

После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости  их можно было быстро найти. Порядок  текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими  актами, опираясь на требования хранения документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного  хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными  органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения  срока их хранения в архиве учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной  ответственности. Готовя дела к сдаче  в архив надо хорошо знать и  соблюдать требования, разработанные  архивными учреждениями.

Службе делопроизводства часто  поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует  значительное количество работников, он наиболее дорогостоящ и требует  особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Составлением и оформлением  документов занимаются практически  все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые  к составлению и оформлению служебных  документов должен знать каждый управленец.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1. ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документы возникли вместе с письменностью  — вначале как средство закрепления  имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление частной собственности и развитие основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IX в. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права — Русская Правда.

В конце XV в. появились приказы —  центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, а сама такая деятельность в тот период получила название приказного делопроизводства. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма, так как документы проходили множество в том числе ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В 1717 —1718 гг. взамен системы приказов были созданы коллегии, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В Генеральном регламенте государственных коллегий, подписанном Петром I 27 февраля 1720 г., имеется глава о структуре и функциях канцелярии, о секретарском чине: в ней четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы канцелярских служащих. Этот период получил название коллежского делопроизводства. Тогда-то и были заложены основы организации учета и хранения документов и впервые появилось слово архив.

В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1811 г. указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой должности они имели право получать и подписывать только определенные виды документов. Этот период получил название исполнительного делопроизводства. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальное руководство на единоначалие.

23 марта 1840 г. на Путиловском  и Невском машиностроительных заводах г. Санкт-Петербурга были установлены должности личных секретарей — помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране. С 1884 г. в России издаются специализированные журналы: «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф», в которых рассматривались вопросы конторского и секретарского труда.

В начале XX в. большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации. В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Результатом Октябрьской революции 1917 г. явился коренной слом старого  управленческого аппарата, приобщение к его деятельности широких масс трудящихся. По форме государственный аппарат изменился кардинально и по составу отличался от старого принципиально: от власти были отстранены бывшие дворяне и другие сословия, что нашло закрепление в Декрете от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и другие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Необходимо было законодательно укрепить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования.

В 1918 — начале 1919 г. был издан  Декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а также постановления «О форме бланков государственных учреждений» и «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую  группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В Государственном институте техники управления (1926 г.) изучение делопроизводства проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации докумен тов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

В 1931 г. был подготовлен проект Общих  правил документации и документооборота; эти правила предполагалось ввести в качестве типовых и единых для всех учреждений.

В 1941 г. на первом межотраслевом совещании  рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из-за начавшейся Великой Отечественной войны. Спустя почти 20 лет, в 1960 г., участники Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата практически продублировали эти рекомендации.

С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями по контролю постановки документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».

В начале 1960-х гг. секретари получили новые должности — секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, — которым были переданы все административные и технические функции, выполнявшиеся ранее помощниками и референтами.

В 1963 г. архивная служба выпустила  Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были единственным руководящим материалом; они способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было формирование Единой государственной системы делопроизводства.

В 1970— 1980-е гг. в связи с общесоюзным  масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированных систем научно-технической информации (АСНТИ) были возобновлены работы по унификации и стандартизации документов, разработаны государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов ввиду перспективы их машинной обработки.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1979 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-78 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, документирование и др.).

Дальнейшая работа в этой области  привела к созданию Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), положения  которой используются во многом и  в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение  в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

К 1990 г. ВНИИДАД разработал и внедрил  Государственную систему документационного  обеспечения управления (ГСДОУ). Это  было связано с созданием и  внедрением технических средств  составления и обработки документов, использованием компьютеров в работе по документационному обеспечению управления.

В 2003 г. был введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который заменил предшествующий ему ГОСТ Р 6.30-97.

Технический прогресс обусловливает  новые требования к составлению и оформлению официальной документации. Это находит отражение в документах нормативно-методической базы документационного обеспечения управления.

 

1.2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обязательным для  секретарей и других офисных работников.

Совокупность законов, других нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроизводства, которая включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;