Делопроизводство и делопроизводственное обслуживание

Децентрализованная  форма предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при территориальной разобщенности структурных подразделений организации, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией, например с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов общего делопроизводства.

Смешанная форма используется в крупных учреждениях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение одних делопроизводственных операций — прием, регистрацию, контроль размножения документов — в службе ДОУ, а других — создание и оформление документов, их систематизацию, формирование дел и хранение — в структурных подразделениях учреждения.

 

 

 

1.6. КАТЕГОРИИ УЧРЕЖДЕНИЙ

При выборе формы организации работы с документами очень важен  учет объема документооборота.

В зависимости от объема документооборота выделяют четыре категории учреждений:

1-я категория — объем документооборота  составляет свыше 100 тыс. документов  в год;

2-я категория — от 25 до 100 тыс.  документов;

3-я категория — от 10 до 25 тыс.  документов;

4-я категория — до 10 тыс. документов  в год.

В зависимости от категории, к которой  относится учреждение, производится формирование структуры службы ДОУ, ее оснащение техническими средствами.

В настоящее время отсутствуют  какие-либо нормативные или методические документы, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры. В связи с этим организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам, но с учетом следующих факторов:

характер деятельности организации, ее структура (количество подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих);

объем документооборота организации;

наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ, СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Традиционно делопроизводством принято  считать сферу деятельности, связанную с обработкой документов. Слово «дело» первоначально означало не папку с делом (как это соответствует современному пониманию), а вопрос, который необходимо было решать органу управления. Позднее «делопроизводство» стало означать прежде всего деятельность, связанную с принятием решений, — производство дел.

В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение связано с  изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

ДОУ — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

На практике используются различные  названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел  делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации.

ГСДОУ в зависимости от категории  учреждения предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб:

Управление делами создается в  министерствах как структура  по работе с документами и как  орган контроля и координации  де лопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются:

секретариат: приемная-секретариат  министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;

инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Канцелярия, или отдел документационного  обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научноисследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования. Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти — в мэрии, префектуре, муниципалитете. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив.

Организация работы с документами  — это вполне самостоятельный вид деятельности, так как служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей организации. Она должна быть самостоятельным структурным подразделением, даже с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Делопроизводство прошло очень большой и сложный путь совершенствования от древности и до наших дней. Менялись периоды развития документа: от приказов до коллегий, от коллегий до министерств. Каждый из периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов. Но каждый век или период будет сопровождаться очередным этапом в развитии делопроизводства.

Исходя из вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

• для правильного документирования любой деятельности необходимо следовать строгим правилам ознакомления, оформления, распределения, контролем и хранением документальной информации;
• делопроизводство необходимо в каждой отрасли деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Л.А. Ленкевич – Делопроизводство – Москва, Издательский центра «Академия» 2007г. – 34 с.
2. Андреев В.Н. Основы менеджмента. Опорный конспект лекций. - СПб: ПИМаш, 2006 (электронный конспект)
3. Архипов А.И. Экономический словарь. - М: 2004
4. ГОСТ 6.38-90 “Система ОРД. Требования к оформлению”. - М.: 1990
5. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. - М.: Легпромбытиз-дат, 1988