Деякі питання збереження документних ресурсів

-   застосування засобів  обчислювальної й організаційної  техніки; 

-    перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;    

-    культури праці та службової етики;                               

-    охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.              

2. ФУНКЦІЇ

На секретаря-референта покладаються такі функції:

2.1. Інформаційно-довідкове  обслуговування по документах  підприємства.  2.2. Методичне керівництво і контроль організації діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.  

2.3. Документування діяльності керівних органів підприємства.  

3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ 

 Секретар-референт  повинен:

3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську  діяльність підприємства.  

3.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, інформаційно-довідкове обслуговування і збереження документної інформації.  

3.3. Контролювати якість підготування, слушність упорядкування, узгодження, утвердження документів, що подаються  на підпис керівництву підприємства.  

3.4. Здійснювати контроль  виконання документів і доручень  керівництва, приймати оперативні  міри, спрямовані на своєчасне  і якісне їхнє виконання.         

3.5. Здійснювати організацію  підготування, прийняття рішень  і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, наданих керівництву,  давати щодо них компетентні висновки.

3.6. Забезпечувати виконання  машинописних і копіювально-множних  робіт.  

3.7. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документаційного забезпечення підприємства.

3.8. Проводити щорічний добір документів на архівне зберігання або на знищення.     

4. ПРАВА:

Секретар-референт має  право:

4.1. Запитувати від функціональних  служб необхідні матеріали, а  також пояснення про причини  затримки виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи  і спрямовувати їх на виконання  керівникам і спеціалістам підприємства.

4.3. Візувати документи  управлінської діяльності в рамках  своєї компетенції. 

4.4. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності підприємства, удосконалюванню форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.  

 

Директор ПП „Таврія”     О.Д. Мартиненко

 

2.3. Правила

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила  подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Реквізити правил:

– назва виду документа  (ПPАВИЛА);

– дата;

– індекс;

– місце видання;

– гриф затвердження;

– заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

– текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

– підпис;

– гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

– візи (оформляють у разі потреби  на другому примірнику);

– позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

 «Правила внутрішнього трудового  розпорядку» мають на меті  зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства. Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ПП „Таврія”

________ О.Д. Мартиненко

10.09.2008 р.

 

ПРАВИЛА

внутрішнього трудового розпорядку

1. Загальні положення

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, яку він вільно обирає або на яку він погоджується.

Правила внутрішнього трудового розпорядку мають на меті зміцнення трудової дисципліни, правильну організацію  праці, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці.

2. Порядок прийняття та звільнення робітників

Укладаючи трудовий договір, адміністрація ПП „Таврія” повинна вимагати від особи, яка влаштовується на роботу:

• трудову книжку;
• паспорт;
• медичну книжку

У разі прийняття на роботу, що потребує спеціальних знань, адміністрація  має право вимагати від працівника диплом або інший документ про  закінчення вищого, середнього спеціального або професійно-технічного закладу  освіти.

Особам, які вперше стають до роботи, не пізніше ніж у тижневий термін від дня прийняття на роботу виписується трудова книжка.

Трудовий договір може бути припинено  тільки на підставах, передбачених чинним законодавством України.

 

Начальник відділу кадрів     П.І. Подріз

 

3. Розпорядчі документи

3.1. Наказ

Найпоширенішим   видом   розпорядчих  документів,   що  застосовуються  у практиці управління, є накази.

Наказ це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів І директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу. За призначенням розрізняють накази із загальних питань і з особового складу. Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказ.

Ініціативний   наказ  видається для  оперативного  впливу на процеси,  що

протікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі: назва організації і документа, дата, місце видання, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої  частин. Перша містить такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Починається констатуюча частина словосполученнями: У зв'язку. Згідно із. Відповідно до. Для виконання. З метою.

Другу – позначають словом НАКАЗУ", яке друкують великими літерами на окремому рядку. Вона складається  з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія, термін виконання і відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним і відповідати обсягу намічених робіт. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Візи виконавця та інших  службових осіб потрібно розташовувати  нижче підпису керівника.

Проект наказу погоджують із заступником керівника установи -- куратором питань, що порушені у ньому, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту наказу вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

У наказах, що видаються  на виконання ухвал вищих організацій, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього дають посилання на номер, дату і найменування нормативного або розпорядчого документа. Перед підписанням у керівника проект наказу додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Текст повинен бути підготовлений в наказовій формі і вміщувати інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису  наказу він може надавати своєму заступнику в межах його компетенції. Зразок наказу із загальних питань.

Особлива увага має  приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом. Відміна наказу стосується тільки майбутнього, анулювання ж скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

3.2. Вказівка

Вказівка – розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ; керівником установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів. Даються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається  з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, індексу, заголовка тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається   текст   вказівки,   як   правило,    словами,    "зобов'язую"    або

'пропоную", які друкуються  великими літерами. Видають вказівки  залежно від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

3.3. Ухвала

Під ухвалою як розпорядчим документом розуміють правовий акт, що приймається місцевими Радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих Рад, досить широке через те, що останні здійснюють державне керівництво всіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями ухвали виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення, індивідуальними - ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого об'єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

Ухвали місцевих Рад  та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію. Розпорядчий документ, що розглядається, містить такі основні реквізити: зображення герба України, назва місцевої Ради або її виконкому, зазначення місця видання, назва виду документа (ухвала), дата (для ухвал місцевих Рад) або дата і номер (для ухвал виконкому), заголовок, текст, підписи голови і секретаря виконкому, печатка.

Звичайно ухвали складаються  з вступної частини, у якій розкривається  стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

3.4. Розпорядження

Розпорядження – акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян чи організацій, кому вона адресована.

Розпорядження видають  Кабінет Міністрів України, місцеві  ради, представники Президента України на місцях, а також організації, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи й окремих громадян.