Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Января 2013 в 20:26, курс лекций
История отечественного делопроизводства. Нормативно-методические документы. Классификация документов. Бланки документов. Особенности работы с гербовыми бланками. Требования к текстам служебных документов.
Тема 2. Правила оформления реквизитов документов
Наименование реквизита |
Код реквизита |
Требования к оформлению |
Пример |
Примечания | ||
Государствен- ный герб РФ |
01 |
Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ1 |
||||
|
Герб субъекта РФ |
02 |
Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ |
Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ | |||
Эмблема организации2 (товарный знак, знак обслуживания) |
03 |
Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации |
Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ | |||
Код организации |
04 |
Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций |
ОКПО 0000000000 |
Присутствует на бланке письма | ||
Основной государствен- ный регистрационный номер юридического лица |
05 |
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц |
ОГРН 0000000000 |
Присутствует на бланке письма | ||
Инн/кпп |
06 |
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код) |
ИНН/КПП 0000000000/000000000 |
Присутствует на бланке письма | ||
Код формы документа |
07 |
Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации |
ОКУД 0000000000 |
Присутствует на бланке письма | ||
Наименование организации |
08 |
Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.3 |
РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) |
|||
Справочные данные об организации |
09 |
Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения |
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел/факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@unidad.ru |
Присутствует на бланке письма | ||
Наименование вида документа |
10 |
Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД |
ПРИКАЗ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
Для писем, как правило, не указывается | ||
Дата документа |
11 |
Указывается дата подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.4 |
02.10.2006
02 октября 2006 г. |
Если разрабатывает- ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании | ||
Регистрацион- ный номер документа |
12 |
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. |
№ 32/12-04 |
Регистрацион- ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа | ||
Ссылка на регистрацион- ный номер и дату документа |
13 |
Указывается номер и дата документа, на который дается ответ |
На № 21/41-02 от 12.06.2003 |
Применяется только в исходящих ответных документах | ||
Указание на место составления (издания) документа |
14 |
Указываются в соответствии
с принятым административно-территориальны |
г. Волгоград Москва |
Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 | ||
Сведения об адресате |
15 |
Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже) |
Генеральному директору ОАО «Северные регионы»
В.А.Лагутину
|
При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно | ||
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 | ||||||
|
О.П .Образцову
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 | ||||||
Гриф утверждения документа |
16 |
При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» ____Л.В.Кузнецов «____»_____200_г.
|
Располагается в правом верхнем углу документа | ||
|
УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14
УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82 | ||||||
Резолюция |
17 |
Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата |
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата |
В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе | ||
Заголовок к тексту |
18 |
Включает в себя согласованное с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже). В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона |
ПРИКАЗ О создании аттестационной комиссии
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Ведущего эксперта
|
Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться | ||
Отметка о контроле |
19 |
Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль» |
Контроль К – в правом верхнем углу красными чернилами |
|||
Текст документа |
20 |
Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного. |
||||
Отметка о наличии приложения |
21 |
При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация |
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. | |||
Подпись |
22 |
Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывают несколько лиц, находящихся на разных должностных уровнях, то подписи располагают одна под другой. Если документ подписывают лица, находящиеся на одном должностном уровне, то их подписи должны располагаться на одном уровне |
Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица | |||
Гриф согласования документа |
23 |
При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа |
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии Личная подпись А.Г.Грязнов Дата |
|||
Виза согласования документа |
24 |
Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) |
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата |
При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе | ||
Печать |
25 |
Ставится на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми
средствами, а также на иных документах,
для которых требуется |
Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати) | |||
Отметка о заверении копии |
26 |
Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения |
Верно Инспектор службы кадров личная подпись Т.С.Левченко Дата |
При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются | ||
Отметка об исполнителе |
27 |
Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона |
В.А.Жуков 45 12 33
|
Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа | ||
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
28 |
Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения |
Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ | |||
Отметка о поступлении документа в организацию |
29 |
Указываются порядковый номер и дата поступления документа в правом нижнем углу |
Вх. № 27 14.10.2006 |
В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа | ||
Идентификатор электронной копии документа |
30 |
Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа |
Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа | |||
Тема 3. Бланки документов
Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.
Виды бланков:
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
Бланк письма имеет следующие реквизиты:
Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.
При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Способы изготовления бланков:
Особенности работы с гербовыми бланками
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно–граверными предприятиями, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технологических возможностей для изготовления бланков на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти и учреждений, имеющих право на использование герба (исполнительная и законодательная власть, суд, прокуратура, министерства, ведомства). Гербовые бланки подлежат строгому учету и хранению. Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. (Учет бланков в регистрационных учетных формах; уничтожение по акту).
При изготовлении бланков запрещено:
.
Тема 4. Особенности языка и стиля служебных документов
Требования к текстам служебных документов
Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально-деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Сфера применения деловой речи —
официально–деловые ситуации и служебные
документы, соответствующие официально-
Различают три разновидности делового стиля:
- собственно официально–деловой стиль (канцелярский)
- юридический стиль (язык
- дипломатический
Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)
Характерные черты официально-делового стиля:
- подчеркнутая официальность
- адресность
- повторяемость пользования
- нейтральность и лаконичность изложения
- точность и ясность изложения
- тематическая ограниченность излагаемого содержания
Стандартизация деловой речи заключается в универсализации многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул. Это придает деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.
Таким образом, стандартизация деловой речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом.
Редакторская правка служебных документов
Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.
Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.
Этапы редактирования:
Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).
Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).
Виды правки:
- правка–вычитка (исправление
опечаток, орфографических и
- правка–сокращения
(необходима для того, чтобы сделать
документ короче или при избыто
- правка-обработка (улучшение
текста за счет уточнения стилевой
принадлежности слов и
- правка-переделка (полное изменение композиции текста).
Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:
- Не содержит фактических ошибок и опечаток;
- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
- Имеет оптимальный объем;
- Строится по законам логики
- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.
Лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов
Лексика |
|
Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983
Словари иностранных слов |
Орфография |
|
Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995
ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения. |
Грамматика (морфология) |
|
Горбачевич К.С. Нормы современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989
Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984
Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. – М., 1974 |
Грамматика (синтаксис) |
| |
Композиция документа |
|