Документационное обеспечение управления

• Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
• Трудовые книжки;
• Личные карточки формы Т-2;
• Личные дела;
• Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному  составу являются наиболее важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при  оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При работе с документами  по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об  информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.

Руководители предприятий  и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов  по следующей схеме

 

резюме	®	заявление	®	Автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров (по взаимосогласию сторон)	®	Трудовой контракт	®	Приказ о  приеме на работу	®           ®         ®	Запись в  трудовой книжке
										Личная карточка
										Открытие лицевого счета по ЗП

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

Документирование  увольнения работника производится по следующей схеме

Заявление (или  иные основания для увольнения)	®	Приказ об увольнении	®   ®   ®	Запись в  трудовой книжке
				Запись в  личной карточке (личном деле)
				Закрытие лицевого счета по ЗП

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме

заявление о  переводе (или представление о  переводе)	®	Приказ о  переводе на другую должность	®   ®   ®	Запись в  трудовой книжке
				Запись в  личной карточке (личном деле)
				Запись в  лицевом счете по ЗП

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Приказ по личному  составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).

 

Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления (ДОУ)

Тема 1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Организационные формы работы с документами

Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.

Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

При создании службы ДОУ  нужно учитывать технический, юридический  и организационный аспекты.

Типовые организационные  структуры службы ДОУ

Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.

Цели службы ДОУ:

- руководство документопотоком;

- координация видов  работ с документами;

- контроль за работой  с документами; 

- организация работ  по ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого  порядка документирования;

- обеспечение единого  порядка работ с документами;

- контроль за исполнением  документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа  по совершенствованию ДОУ; 

- внедрение прогрессивных  технологий на базе применения  вычислительной и организационной  техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение  альбома унифицированных  форм документов организации;

- обработка, регистрация  документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству  о документах, контроль правильности  оформления документов, представленных  на подпись;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;

- изготовление и размножение  документов;

- разработка номенклатуры  дел, хранение дел;

- организация  работы  архива;

- повышение классификации  работников  службы ДОУ;

- контроль за работой  с документами в структурных  подразделениях.

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе  ДОУ;

- должностные инструкции  работников службы ДОУ;

- инструкция по делопроизводству;

Должностной и  численный  состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.

Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.

Технические исполнители: машинистка, оператор организационной  техники, технический секретарь, стенографистка.

Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.

Тема 2. Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Принципы организации  документооборота:

- оперативность; 

- единообразие;

- однократность;

- исключение лишних  инстанций;

Главное правило  документооборота – оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документопоток - организованное в пределах управленческой системы движение документов в определенном направлении, при условии, что у этих документов общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

-  горизонтальные (связывают  организации одного уровня управления);

-  вертикальные (восходящие  и нисходящие).

По отношению к управленческому  объекту:

- входящие (документы,  поступившие на предприятие, в  учреждение, в организацию);

- исходящие (официальные  документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия);

- внутренние (документы,  которые составляются, исполняются,  хранятся в рамках самого предприятия  и не выходят за его пределы).

Объем документооборота – общее количество документов за определенный промежуток времени.

Учет внутреннего годового документооборота позволяет:

• Определить загрузку организации в целом;
• Определить соответствие маршрутов движения документов задачам структурных подразделений или должностных лиц;
• Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;
• Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов;
• Рассчитать численность службы ДОУ;
• Определить потребность в организационной и вычислительной технике.

Работа с  входящими документами

Прием и первичная  обработка проводится централизованно (экспедиция или участок по приему и отправке документов). Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьером, с помощью компьютерных систем, электронной почты, через командированных сотрудников.

На этом этапе проверяется  правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту  для пересылки адресату). Проверяется  целостность упаковки, сохранность  печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие приложений, несоответственных приложений и документов сообщается отправителю.

Конверты уничтожаются, кроме тех случаев,  когда на документе отсутствует обратный адрес (конверт подкалывается к документу). Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются адресату.

На документе ставят штамп о получении (отметка о  поступлении), регистрируют в учетной  форме.

Документы сортируют по структурным подразделениям, направляют на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюцию.

Затем документы направляются на исполнение, после чего подшиваются  в дело.

Работа с  исходящими документами

Документы, отправляемые организацией должны пройти сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Экспедиция принимает  документы для отправки полностью  оформленными, подписанными, зарегистрированными. На  этом этапе проверяется правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров, даты подписания, регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Отправляются в тот же день.