Документация по личному составу

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан  дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое  место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

 

3.8. Расчеты за трудовые  книжки и их хранение

 

При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает  с работника плату.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника  предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу  выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в  отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих  и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана  постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

3.9. Учет бланков трудовых  книжек

 

На предприятии ведется следующая  документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В  приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с  указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и  вкладышей к ним ведется отделом  кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих  и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением  рабочий или служащий расписывается  в личной карточке и в книге  учета.

Приходно-расходная книга и книга  учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей  к ним хранятся в бухгалтерии  предприятия как документы строгой  отчетности и выдаются по заявке в  подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о  суммах, полученных за заполненные  трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Оформление и  ведение личных карточек

Личная карточка (форма Т-2) заводится  после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1.Общие сведения;

2. Сведения о воинском учете;

3. Назначения и перемещения;

4. Отпуска;

5. Дополнительные сведения;

6. Дата и причина увольнения.

Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Заполняя графу «семейное положение» используют следующие   формулировки:   «женат»,   «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем», после чего указывают фамилию, имя, отчество, год  рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При этом пункт «В» заполняется на карточках молодых рабочих и служащих.

Специальность и квалификацию указывают  на основании диплома или свидетельства, профессия рабочего должна соответствовать ее названию в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, должность служащих — штатному расписанию.

Свободные  строки  могут при необходимости заполняться данными   по усмотрению организаций.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для   названия и  даты  окончания  второго  образовательного  учреждения   высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении  пункта 12  раздела 1 организации  необходимо   именовать  так,  как они назывались в свое  время,  военную  службу   записывать с указанием должности.

Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.

Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки.

Третий раздел карточки «Назначения  и перемещения» содержит записи о  назначении, перемещениях по службе и  увольнении. При этом каждая запись визируется работником.

В четвертом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

В   разделе  личной  карточки  "Дополнительные  сведения"  для   полноты  учета  лиц,   обучающихся  в очно-заочных  (вечерних),   заочных,  экстернатных  отделениях  учреждений  высшего и среднего   профессионального    образования,    следует    проставлять   даты   поступления  в образовательное учреждение и его окончания.  Личные   карточки   таких   работников  рекомендуется хранить  отдельно  до   окончания ими образовательных учреждений.

В том   же  разделе  следует  записывать  и  другие  данные  о   работнике. Например,  данные о работающих инвалидах:  на основании   справки ВТЭК   записывается   группа   инвалидности   и   дата  ее   установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об   условиях и  характере  труда,  а  также  можно  записывать  другие   данные, необходимые для учета.

При увольнении работника из организации  в личной карточке обязательно заполняется  отметка о дате и причинах увольнения.

Личные карточки работников, как  и трудовые книжки, должны храниться в сейфах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 5. Техника  безопасности

 

 К работе с компьютерами, принтерами, ксероксами и другими электрическими приборами допускаются лица, обученные данной специальности, прошедшие  вводный инструктаж по охране труда, инструктаж по технике безопасности непосредственно на рабочем месте и инструктаж в объеме 1-й группы по  электробезопасности.

При работе с дисплеями  не допускается  расположения рабочих  мест помещениях без естественного  освещения.

Рабочие места с дисплеями  от стены с оконными проемами должны находиться на расстоянии не менее  1,5 м, от других стен – не менее 1м.

Для защиты прямых солнечных  лучей должны предусматриваться  солнцезащитные устройства (плёнка с  металлизированным покрытием, регулируемые жалюзи вертикальными ламелями  и др.)

Для исключения бликов отражения  на экране от светильников общего освещения  необходимо применить специальные  фильтры для экранов, защитные козырьки или располагать источники  света  параллельно направлению взгляда  на экран. Пол помещения должен быть покрыт материалами, не выделяющими вредных веществ, поглощающими шум, не накапливающими статического электричества. Мощность экспозиционной дозы низкоэнергетических полей на рабочих местах не должны превышать 20кв/м (ГОСТ 120, 145-84)

Клавиатура дисплея  не должна быть жестко связана с монитором. Площадь помещения из расчета на одного человека предусматривает не менее 6,0кв.м.

Перед компьютером нужно  сидеть свободно без напряжения.

Середина экрана должна находиться на уровне глаз параллельно  взора на расстоянии 55-65 см.

При работе с компьютером  нажимая на клавиши легко, без  особых усилий и ударов.

Освещение должно быть смешанным (естественным и искусственным).

Осветительные установки  должны обеспечивать равномерную освещенность с помощью преимущественно отраженного или  рассеянного светораспределения. Они не должны создавать слепящих бликов  на клавиатуре и других частях  пульта, а также на экране дисплея в направлении глаз оператора.

Для предотвращения образования  и защиты от статического электричества  необходимо использовать нейтрализаторы и увлажнители, а полы должны иметь антистатическое покрытие. Защита от статического электричества должна проводиться в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами допускаемой напряжённости электрического поля.

О случаях травматизма и обнаружения неисправности оборудования работники должны немедленно сообщить руководителю. Работать на неисправной работе запрещается.

Работники обязаны выполнять  правила безопасности, при обнаружении  возможной  опасности предупредить окружающих и немедленно сообщить руководителю; рабочее место надо содержать в чистоте и не загромождать его посторонними предметами.

Осмотреть, и убедится в исправности оборудования, заземления  

электропроводки. В случае обнаружения неисправностей  к  работе не        преступать. Сообщить об этом руководителю и только после устранения                                          неполадок и его разрешения  приступить к работе.

Проверить освещения  в кабинете, при необходимости  принять меры к его      нормализации.

Не включать оборудование в неисправную розетку, во время работы следить не греется ли электровилка. Не приступать к работе с влажными руками. Не оставлять включенное устройство без присмотра. Не класть предметы на оборудование и дисплея. Режим труда и отдыха персонала, непосредственно работающего с дисплеем, зависит от характера работе:  при вводе данных, редактировании программ, чтении информации с экрана; непрерывная продолжительность работы с дисплеем не должна превышать четырёх часов при 8-часовом рабочем дне. При работе на ксероксе во избежание поражение электротоком при установлении блокировки бумаги  и мелков ремонте отключайте аппарат от сети. Не устанавливайте детали с других копированных машин. Отключайте аппарат от сети при длительном просмотре. Не допускайте воздействия огня на  тонер-катридж. При возникновении возгорания немедленно отключить оборудование, обесточить электросеть за исключением осветительности сети, сообщить о пожаре  всем работающим и приступить к тушению очага загорания имеющими средствами пожаротушения. Если на металлических частях оборудования обнаружено напряжение (ощущения тока), заземляющий провод оборван – отключить оборудование немедленно, доложить руководителю неисправности электрооборудования и без его указания к работе не преступать. При прекращении подачи электроэнергии отключить оборудования. При несчастном случае необходимо в первую очередь освободить пострадавшего от травмирующего фактора. ВНИМАНИЕ: при освобождении пострадавшего от действия электротока следите за тем, чтобы самому не оказалась в контакте с токоведущей частью и под напряжением.

Отключить оборудование от электросети.

Привести в порядок  рабочее место. 

Закрыть оборудование чехлами.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а  также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет  персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками, особенно при  возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.