Документирование аттестации и оценки персонала

Аттестация касается всех категорий работников, хотя значимость ее для отдельных категорий не одинакова. Поэтому аттестация персонала  как важный вид работ в составе управления персоналом, прежде всего, касается руководителей, специалистов и служащих.

Регулярная и систематическая  аттестация персонала положительно сказывается на мотивации сотрудников, их профессиональном развитии и росте. Одновременно результаты аттестации являются важным элементом управления человеческими ресурсами, поскольку предоставляют возможность принимать обоснованные решения в отношении вознаграждения, продвижения, увольнения и развития сотрудников.¹⁷

Аттестация персонала  имеет непосредственное отношение к повышению эффективности производства, поскольку по ее результатам появляется возможность:

• совершенствовать расстановку кадров путем подбора наиболее подходящих кандидатур на ту или иную должность;
• улучшать использование кадров, осуществлять их служебно-квалификационное продвижение;
• выявлять направленность повышения квалификации работников;
• стимулировать их трудовую деятельность за счет обеспечения более тесной увязки оплаты труда с результатами труда;
• совершенствовать формы и методы работы руководителей;
• формировать положительное отношение к труду, обеспечивать удовлетворенность работой и др.

Оценка степени эффективности  труда каждого работника –  обязательный элемент системы контроля любой организации. Это – важнейшая  функция каждого руководителя, работников отделов персонала. Результаты оценки сообщаются самому работнику.

По мнению специалистов, оценка кадров служит трём целям: административной, информационной и мотивационной.

Административные цели возникают как реакция на результат оценки деятельности, на результаты труда работника. Таких реакций может быть несколько:

• повышение по службе;
• перевод на другую работу;
• направление на обучение, переподготовку, повышение квалификации;
• поощрение;
• наказание;
• понижение по службе (в контракте устанавливаются специальные правило, позволяющее администрации с согласия работника понижать его в должности по результатам оценки его деятельности);
• прекращение трудового договора (контракта).¹⁸

Понятно, что без максимально  объективной оценки результатов труда работника такие решения будут несправедливыми.

Основные задачи, решаемые при аттестации персонала, могут  быть классифицированы следующим образом:

• Управляющее воздействие. С помощью оценки, а также с помощью оценочного разговора сотруднику можно показать его место в соответствии с его достижениями, что способствует управляемости персоналом.
• Определение размеров вознаграждения, т.к. лишь при объективной оценке достижений сотрудника, возможно, справедливо оплатить его труд.
• Развитие персонала, т.к. оценка обеспечивает выбор соответствующих форм поощрения и содействия профессиональному росту сотрудников. Рациональное использование сотрудника, т.к. оценка обязательна при занятии рабочего места, повышении по службе, перемещении, принятии решения об отставке с рабочего места, увольнении.
• Трудовая мотивация, т.к. оценка - импульс к сознательной деятельности сотрудников, направленной на повышение в должности.
• Установление обратной связи с сотрудником по профессиональным, организационным и другим вопросам.
• Удовлетворение потребности сотрудника в оценке собственного труда и качественных характеристик.

Аттестация персонала  выполняет свои функции только в  том случае, если будет проводиться  с соблюдением определенных требований. Среди них особо выделяются:

• объективность (использование достаточно полной системы показателей для характеристики работника, его деятельности, поведения, использование достоверной информационной базы для расчета показателей, охват достаточно длительного периода работы и учет динамики результатов деятельности на протяжении этого периода);
• гласность (широкое ознакомление работников с порядком и методикой проведения оценки, доведение ее результатов до всех заинтересованных лиц;
• демократизм (участие общественности, привлечение к оценке коллег и подчиненных);
• единство требований оценки для всех лиц одной должности;
• простота, четкость и доступность процедуры оценки;
• результативность (обязательное и оперативное принятие действенных мер по результатам оценки;
• максимально возможная механизация и автоматизация процедуры оценки;
• используемые критерии должны быть понятны исполнителю и оценщику;
• информация, используемая для оценки, должна быть доступна;
• система оценки должна соответствовать ситуационному контексту;
• оценка должна проводиться с возможностью прогноза - она должна давать данные о том, к каким видам деятельности и на каком уровне сотрудник потенциально способен;
• оценка должна быть комплексной - оценивается не только каждый из членов организации, но и связи, и отношения внутри нее, а также возможности организации в целом.

Таким образом, аттестация персонала не только один из основных видов кадровой работы, но и важнейший  компонент управления, без которого невозможна эффективная деятельность организации.

2.2. Порядок и процедура  проведения аттестации

Комиссия проводит свои заседания в соответствии с графиком, предварительно изучив поступившие  на аттестуемых работников документы.

На заседании комиссии ведется протокол, который подписывается  председателем, секретарем и членами  комиссии, присутствовавшими на заседании.

Аттестация проводится, как правило, с участием аттестуемого работника и его непосредственного  руководителя.

На основании представления, с учетом результатов выполненных  аттестуемым работником аттестационных испытаний, комиссия, приняв решение о порядке голосования (открытое, тайное), дает одну из следующих оценок деятельности работника:

• соответствует занимаемой должности (выполняемой работе);
• соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) и рекомендуется в резерв руководящих кадров организации;
• соответствует занимаемой должности при условии повышения квалификации, улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии, с повторной аттестацией через 3 месяца после прохождения повышения квалификации;
• не соответствует занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации.

Комиссия может давать рекомендации:

• о выдвижении на вышестоящую должность;
• о повышении квалификационной категории;
• о переводе аттестуемого работника в другие подразделения с учетом его профессиональных наклонностей, уровня и профиля специальной подготовки, деловых и личностных качеств;
• о повышении должностных окладов;
• о необходимости повышения квалификации, переподготовки работников и пр.

Аттестация членов комиссии проводится на общих основаниях в  составе тех подразделений, руководителями или специалистами которых они являются.

Аттестация и голосование  проводятся при участии на заседании  не менее двух третей числа членов комиссии.

Решение и рекомендации считаются принятыми, если за них  проголосовало большинство присутствующих членов комиссии. При равенстве голосов принимается решение в пользу аттестуемого.

Решение об оценке деятельности работника и рекомендации принимаются  в отсутствие аттестуемого и объявляются  непосредственно после голосования.¹⁹

Предложения аттестуемых работников заносятся секретарем комиссии в специальную форму учета для их дальнейшего рассмотрения с целью определения необходимости и возможности практического использования.

Материалы аттестации в  недельный срок после ее завершения передаются директору организации.

2.3 Плюсы и минусы аттестации

К «минусам» аттестации относится то, что ее процедура (если речь не идет об обязательной периодической  аттестации, порядок которой подробно регламентирован законом или  иным нормативным правовым актом) должна быть определена работодателем самостоятельно. И здесь велика вероятность ошибки, что может привести к оспариванию решений, принятых по результатам аттестации (вплоть до признания увольнения по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным и восстановления на работе).

На практике основным регламентирующим процедуру документом является Положение о проведении аттестации, однако вполне допустима ситуация, когда данному вопросу будет посвящен не один документ, а комплекс локальных нормативных актов.

После того, как такие  локальные документы будут разработаны, утверждены и введены в действие, работодатель может проводить периодическую аттестацию работников.

Условно аттестацию можно  разделить на три этапа:

Этап 1. Подготовительный.

Этап 2. Проведение аттестации.

Этап 3. Заключительный.

Посмотрим, какие действия нужно совершить на каждом из этих этапов.

Этап 1. Подготовительный

Подготовительный этап включает ряд мероприятий. Их состав каждый работодатель определяет самостоятельно. Ниже мы предлагаем модель, которую  с необходимыми вам корректировками вы можете использовать на практике.

Подготовка к аттестации состоит, в частности, в оформлении ряда документов:

1. План подготовки  и проведения аттестации работников (Приложение 2).

2. Приказ о проведении  периодической аттестации работников и о создании аттестационной комиссии (Приложение 3).

3. Список работников, подлежащих периодической аттестации. Такой перечень обычно подготавливают  совместно руководители структурных  подразделений и отдел кадров. Его состав зависит от многих  факторов: кто из персонала организации в принципе подлежит аттестации, когда была предыдущая и т. д.

4. График аттестации (Приложение 4).

В нем определяются конкретные календарные даты оценки работников, вошедших в список.

После того как будут  изданы названные документы, члены комиссии и подлежащие аттестации работники должны быть ознакомлены с их положениями. Кроме того, заинтересованные лица должны получить полную информацию о конкретных сроках мероприятий и только после этого можно переходить к подготовке работы комиссии.

На подготовительном этапе в комиссию на каждого аттестуемого работника представляются обычно следующие  документы:

• трудовой договор, должностная инструкция, иные документы, определяющие состав трудовых обязанностей работника;
• отзыв (характеристика), который, как правило, готовится руководителем структурного подразделения, где работает аттестуемый, или его непосредственным руководителем (Приложение 5);
• отчет аттестуемого работника (Приложение 6);
• аттестационный лист, который на практике чаще всего оформляет сотрудник кадровой службы или секретарь комиссии (Приложение 7);
• аттестационный лист с предыдущей аттестации, если в отношении данного работника она уже проводилась.

Этап 2. Проведение аттестации

Этап проведения аттестации, как правило, включает следующие  мероприятия:

1. Рассмотрение представленных материалов на заседаниях аттестационной комиссии, заслушивание аттестуемых работников и их руководителей.

На этом этапе комиссия изучает предоставленные в ее распоряжение материалы: должностные  инструкции, отчеты, иную документацию (аттестационный лист, отзыв), а также  заслушивает непосредственного руководителя и работника, с тем, чтобы выявить его деловые качества и определить соответствие (или несоответствие) занимаемой должности.

2. Обсуждение материалов, указанных сообщений, обмен мнениями между членами комиссии.

3. Оценка деловых качеств работника, его соответствия (или несоответствия) занимаемой должности (выполняемой работе).

4. Открытое голосование всех присутствующих членов комиссии при оформлении результатов.

На этапе проведения аттестации при необходимости отмечаются положительные или отрицательные стороны, характеризующие деловые качества аттестуемого работника, уровень его квалификации. Могут приниматься следующие решения:

• соответствует занимаемой должности и заслуживает поощрения (например, зачисление в резерв должностей на повышение и др.);
• соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
• не соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации.