Документирование управленческой деятельности ООО «АБ-Строй»

ООО «АБ-Строй» имеет круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием.

 
 2.2. Характеристика организационной структуры управления

ООО «АБ-Строй»

Чтобы управлять  организацией, необходимо определенным образом связать цели, людей и  виды выполняемых ими работ между  собой. Для этого создается организационная структура управления, и составляются должностные инструкции на всех членов организации, в которых оговариваются права, ответственность и обязанности каждого.

Возглавляет предприятие директор. Он осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово - экономической деятельностью предприятия. Директору непосредственно подчиняются секретарь, гл. инженер, зам. директора по капитальному строительству, зам. директора по общим вопросам, отдел кадров, гл. бухгалтер, зам. директора по снабжению, начальник службы охраны и юридическая служба 

(Таблица1).

 

 

 

 

Таблица1

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3 ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Документы, созданные в деятельности ООО «АБ-Строй» выполняют ряд важных функций:

• информационную, являющуюся носителем и источником информации;
• управленческую, позволяющую организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы.   Все создаваемые управленческие документы "обслуживают" определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. ;
• правовую, которая служит юридической основой производственной деятельности, и подтверждает факты, а также удостоверяет сведения и показатели;
• коммуникативную, которая является основой для организации обмена информацией и общение между различными объектами;
• учетную, накапливающую сведения за определенные периоды времени и позволяющая их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;

На предприятии  ООО «АБ-Строй» используются следующие электронные шаблоны документов организационно-распорядительные - распоряжения, решения и т.д., а также справочно-информационные - докладные записки, предложения, акты, справки.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ООО «АБ-СТРОЙ»

1. Порядок работы с входящими документами

 

Прием и первоначальная обработка  документов осуществляются секретарём и включают в себя проверку доставки и целостности вложений, регистрацию и подготовку документа к передаче по назначению. При приеме документов проверяются сохранность упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

В секретариат вскрывают поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой с надписью «лично»; эта корреспонденция передается адресату в упаковке. В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) об этом делают запись на обороте первого листа. Запрос о высылке недостающих документов делает исполнитель. Конверты после проверки корреспонденции сохраняют:

если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

если даты подписания документа  и его отправки имеют большое  расхождение во времени;

если конверт необходим в  качестве обоснования к расходам по оплате корреспонденции.

При поступлении документов на магнитных  носителях обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передают по назначению без вскрытия упаковки. Полученная канцелярией корреспонденция должна забираться работниками делопроизводства структурных подразделений ежедневно.

Срочные документы вручают адресатам  немедленно с указанием даты и  времени вручения. Рассмотренные руководством организации документы возвращаются в канцелярию для передачи их исполнителям.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в  резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан в тот же день ознакомить с документом других исполнителей и организовать в указанный срок исполнение документа.

Передача документов от одного исполнителя  к другому производится через  лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Передача документов в процессе исполнения из одного структурного подразделения в другое производится через секретаря.

 

4.2. Сроки исполнения входящих документов

Сроки исполнения указывают в самих  документах или в резолюциях руководства. Если сроки исполнения документов не указаны, то принимаются следующие сроки:

по вопросам, решаемым в одном  структурном подразделении, до 10 дней;

по вопросам, решаемым в нескольких структурных подразделениях, до 15 дней.

Отсутствие исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает  с подразделения ответственности  за своевременное исполнение документов.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель  должен обратиться к руководству  с мотивированной просьбой о продлении  срока.

 

4.3. Порядок работы с исходящими документами

Работа с этими документами  включает в себя следующие этапы: составление проекта документа, его согласование и визирование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку. В письмах указывается срок получения ответа.

Исходящие документы организации  регистрируются в журналах учета  исходящих документов и отправляются через секретаря. Регистрация производится в день подписания документа.

Документы, направляемые организацией в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений. Эта корреспонденция оформляется на чистых листах бумаги, регистрируется в структурных подразделениях, а в канцелярии на нее проставляется угловой штамп организации.

В исходящем письме-ответе указываются  исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ. Копия отправляемого документа подшивается в дело по месту регистрации документа. Готовый документ в незапечатанном конверте сдается секретарю для последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Секретарь правильно оформляет исходящие документы (виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера его телефона), заверяет их копии и вносит необходимые записи в регистрационные журналы.

Исходящие телеграммы, факсы и телефонограммы регистрируются в отдельных журналах.

На конверте указывается вид отправки: заказное письмо, ценное, с уведомлением и другие реквизиты в соответствии с действующими почтовыми правилами.

 

4.4. Порядок работы с внутренними документами ООО «АБ-Строй»

К внутренним документам относятся  приказы, распоряжения, служебные записки, акты, справки и другие. Они готовятся, оформляются и исполняются теми должностными лицами, которым направлены, в пределах организации.

Правила работы с внутренними документами  на этапах подготовки и оформления такие же, как и с исходящими, а на этапе исполнения - такие же, как и с входящими документами.

Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными  структурными подразделениями и  должностными лицами передаются юристу для проверки их соответствия действующему законодательству.

 

 

4.5. Контроль исполнения документов ООО «АБ-Строй»

Поступающие на имя директора и в адрес ООО «АБ-Строй» документы, требующие исполнения и подготовки ответа, контролируются.

Контролю подлежат:

постановления, распоряжения и приказы  вышестоящих органов и другие документы, на которые требуется ответ;

поручения и задания структурным  подразделениям;

документы, поставленные на контроль руководством организации или структурных подразделений.

Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Секретарь ежедневно составляет перечень контролируемых документов, срок исполнения которых истек. Секретарь контролирует  исполнение: документов, поступивших от вышестоящих органов и поставленных на контроль руководством организации. Секретарь в структурных подразделениях контролирует  исполнение документов, поступивших в структурные подразделения, и поручений руководства этих подразделений .

На полях первой страницы документа, взятого на контроль, и в журнале  регистрации, соответственно, проставляется штамп и делается отметка - «контроль».

Для осуществления контроля за исполнением организационно-распорядительных документов ведется отдельный журнал. Документы считаются исполненными в срок, если решены все поставленные в них вопросы и соблюдены сроки исполнения. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа. Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль.

 

4.6. Печатание, тиражирование и рассылка документов ООО «АБ-Строй».

Печатание документов, направляемых в вышестоящие органы, а также  приказов по основной деятельности осуществляется секретарём.

Приказы по личному составу сотрудников  печатаются в отделе кадров.

Остальные документы печатают в  структурных подразделениях ООО «АБ-Строй». Тиражирование документов производится в секретариате, а также в структурных подразделениях, на аппаратах для оперативного копирования. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

 

4.7. Регистрация и индексация документов ООО «АБ-Строй».

Рекомендуется единая система регистрации  документов. Структурным подразделениям присваивают регистрационные индексы. Секретарём регистрируется вся корреспонденция, адресованная ООО «АБ-Строй». Входящий документ получает регистрационный индекс, который более не повторяется.

Регистрация и запись в компьютерный журнал учета производятся в день поступления документа.

Регистрационный индекс ставится в  нижнем правому углу документа и  является порядковым номером поступившего документа по журналу учета. После регистрационного номера указывается дата поступления документа.

Индекс исходящего письма состоит  из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета. Внутренние документы структурных подразделений регистрируют и хранят в этих подразделениях.

 

4.8. Поиск документов ООО «АБ-Строй».

В канцелярии должны быть исчерпывающие  сведения о месте нахождения и  состоянии исполнения документов. Поиск документа, наблюдение за исполнением документа и обзор информации, заключенной в нем, обеспечивают компьютерные журналы регистрации и учета. Разделы и рубрики журналов регистрации и учета должны соответствовать разделам и рубрикам заранее составленного классификатора вопросов и тематики деятельности ООО «АБ-Строй».

 

4.9. Формирование и оформление дел

Формированием дел - занесением в них  исполненных документов в соответст-

вии с номенклатурой занимаются лица, ответственные за делопроизводство. При формировании дел помещают в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел; помещают в дело документы одного календарного года и раздельно формируют документы постоянного хранения и временного хранения.

Толщина дела должна быть не более 4 см., т.е. около 250 листов. Переписка группируется так: документ-ответ помещается за документом-запросом. Распорядительные документы размещают по видам вместе с приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируют в самостоятельные дела. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Оформление дел проводится сотрудниками делопроизводства. В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному  составу. При полном оформлении дела: подшиваются дела; нумеруются листы; составляются заверительные надписи и внутренняя опись документов; оформляются реквизиты обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет) хранения. Их хранят в скоросшивателях, листы дела не нумеруют, заверительные надписи не составляют.