Документирование управленческой деятельности ООО «АБ-Строй»

Документы, составляющие дело, подшивают  на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетают с учетом возможности чтения реквизитов документов: текста, дат, виз, резолюций.

 

4.10. Обеспечение сохранности документов ООО «АБ-Строй»

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение всех документов поступающих на предприятия  независимо от адресата осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура предназначена для:

-группировки  исполненных документов в дела;

-учета  и обеспечения сохранности дел;

-оперативного  поиска документов в делах.

ООО «АБ-Строй» номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.

Каждое  подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ООО «АБ-Строй» номенклатура дел отдела кадров находится под № 02. Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу хранятся по месту их формирования в течение первого года, а затем  сдаются в архив.

После завершения года выдача отдельных  документов из дела не рекомендуется. При необходимости дело выдается целиком с разрешения руководителя структурного подразделения на срок до одного месяца, а на его место помещается карта-заместитель.

ГЛАВА 5 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Документационное  обеспечение деятельности предприятия  осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации  документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.

В инструкции по делопроизводству не закреплено деление  документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 2 года был использован статистический метод.

В ходе анализа  можно сделать вывод, что в  организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2012г. к 2011г. составляют 32%, по отношению к входящим документам 18%, а к внутренним 49%. В связи с тем , что предприятие расширило свои сферы деятельности и увеличился объем выполняемых их услуги и число работающих.

В ООО «АБ-Строй» для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется журнальная регистрация. Журналы регистрации заполняются вручную. Каждое подразделение ведёт свои журналы. Общая регистрация ведётся только в части корреспонденции, адресованной руководителю, что приводит к ослаблению контроля исполнительской дисциплины.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей корреспонденции.

Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у  других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Прием и  первичная обработка документов, приходящие на адрес руководителя или  предприятия осуществляет секретарь. Получив входящий документ-письмо, секретарь, проверяет целостность конверта, регистрирует его и передает документ на резолюцию директору. Регистрация осуществляется на основании положения о делопроизводстве и ГОСТ Р 6.30-2003г. Рассмотрев документ, директор ставит свою резолюцию и возвращает письмо секретарю для передачи на исполнение. Секретарь передает документ гл. инженеру, который в свою очередь ставит свою резолюцию и устанавливает контроль исполнения документа. Заявка передаётся на исполнение начальнику полигона. Начальник строительно-монтажных работ, исполнив документ, отчитывается об исполнении документа гл. инженеру, который отчитывается директору. Документ считается исполненным, снимается с контроля и передается секретарю на хранение. Секретарь подшивает документ в дело.

Подготавливает  документ (заявка) гл. инженер, передает секретарю. Секретарь передает на согласование директору. Руководитель утверждает и  передает секретарю на регистрацию. Секретарь регистрирует документ и передает гл. инженеру. Инженер передает в структурное подразделение. Отчитывается после проделанной работы перед директором. Секретарь подшивает копию в дело. Контроль за исполнением документа возложен на гл. инженера, много времени уходит на передачу документа от одного должностного лица к другому. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Дата исполнения гл. инженер указывает в резолюции руководителя структурного подразделения и фиксируется в журнал. Гл. инженер еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и информирует руководителя предприятия, в части корреспонденции адресованной ему на исполнение.

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для  хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 6. ОХРАНА ТРУДА И  ТЕХНИКА ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

6.1 Охрана труда в службе ДОУ

Нормы охраны труда являются неотъемлемой частью работы сотрудников фирмы АБ – СТРОЙ. От их соблюдения зависят жизнь и здоровье сотрудников. Кроме санитарно-гигиенических, организационно-технических, профилактических и реабилитационных мероприятий (медицинская деспансеризация), к ним относятся также правовые и социально-экономические. Это обусловлено тем, что в России соблюдение норм охраны труда работодателем и работником является основным принципом трудовых отношений.

Регламент рабочего времени служащих фирмы АБ – СТРОЙ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия. В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

За обеспечение  безопасных условий труда, поддержание  порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.

В практической деятельности должен руководствоваться:

1. Инструкцией  по документационному обеспечению  управления предприятием.

2. Положением  о канцелярии.

3. Правилами  внутреннего трудового распорядка.

4. Правилами  охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

6.2 Пожарная безопасность

 

 

     Требования пожарной безопасности – специальные условия социального  и (или) технического характера, установленные  в целях обеспечения пожарной       

 

 

  безопасности законодательством  российской Федерации, нормативными документами или уполномоченными государственным органом (п.1, гл.1 ППБ 01-03). В нашем ДОУ разработано:

1.     Положение об организации работы по обеспечению пожарной безопасности.

2.     Противопожарный режим.

3.     План противопожарных мероприятий.

В 2010 году была принята программа «Пожарная безопасность в службе ДОУ». В ходе реализации этой программы проделана значительная работа:

Проведено обследование технического состояния здания, оценка пожарной электрической безопасности.

Выделены  целевые денежные средства на выполнение противопожарных мероприятий: установка системы оповещения о пожаре.

Проводятся  работы по замерам сопротивления ДОУ полностью укомплектовано первичными средствами пожаротушения (поверка проходит согласно плану).

За счет средств бюджета проводится обучение руководящего состава и колектива в ООО «АБ-Строй» объеме пожарно – технического минимума.

Проводятся  ежеквартальные тренировочные занятия  по эвакуации сотрудников на случай возникновения пожара.

В ДОУ делается особый упор на соблюдение требований пожарной безопасности, ведь причиной пожаров в большинстве случаев  является человеческий фактор. Со стороны  методической службы ДОУ проводится работа коллективом по обучению правилам пожарной безопасности: семинары.

Ежемесячно  проводятся тренировочные эвакуации  персонала ДОУ на случай возникновения пожара

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
От того, как организован документооборот  на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

    Применение новых информационных технологий позволяет относиться к

делопроизводству  как к эффективному и гибкому  инструменту реализации

различного  рода инноваций. При внедрении автоматизации  во всех подразделениях в целом вводится унифицированная, формализованная истрого регламентированная технология делопроизводства.

     Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

Система автоматизации  делопроизводства является носителем формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

Создаются условия  для резкого ускорения прохождения  документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет

повысить  конкурентоспособность организации, получить материальный  выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

   В курсовой работе был проведён анализ организации ведения делопроизводства и отслежен уровень, на котором находится существующий документооборот на предприятии ООО «АБ-Строй». Также было выяснено, какое место занимает документооборот в общем технологическом процессе предприятия и то, насколько он развит и совершенен.

  Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

В результате повышается производительность труда  сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резко сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ....

stroyplan.ru›

 

1. Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 г.
2. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. - 2004. - № 44.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
5. 3ОК 011-93 (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации.
6. stroyplan.ru›