Документная систематика: понятие и значение в сфере управления

        При разработке классификаторов  на основе фасетного метода  классификации также должны соблюдаться определенные правила, основным из которых является соблюдение принципа непересекаемости фасетов. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора.

        Вторым правилом является включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков в них, которые необходимы для решения конкретных задач.

        В современных классификационных  схемах часто одновременно используются  оба метода классификации. Это  обеспечивает возможность снизить влияние недостатков методов классификации и расширить возможность использования классификатора¹⁵.

Классификация документов служит основанием анализа многообразия документов, представляется обычно в виде схемы или таблицы. Классификация позволяет упорядочить любое множество, разделить его на группы по любым признакам сходства или различия и рассматривать в теоретическом или прикладном плане однотипные объекты.

Классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач. Так, при разработке номенклатуры дел и последующего распределения документов по делам производится классификация по вопросам деятельности и срокам хранения документов. При размещении документов, например, на стеллажах или в коробках необходима классификация по фондам. Выбор основания классификации документов бесконечен и зависит от поставленной цели последующей работы.  

В соответствии с едиными правилами построения систем, каждая ступень деления в документной систематике должна быть названа.

Так, первая ступень деления в системе документ может быть названа тип. Наиболее естественным будет деление всех документов на два типа - официальные и личные. За основу деления берем признак происхождения и наличие каких-либо формальных ограничений в названии, подготовке, использовании и т. п. Причем, личными следует считать только документы, созданные в сугубо личных целях, типа записки мужу о необходимости сделать какие-то покупки. Паспорт и тому подобные документы ни в коем случае не являются личными, а официальными.

Документы творческого характера являются личными до момента передачи их на публикацию, утверждение и др. С этого момента документы поступают в служебную сферу, их оформление ограничивается определенными правилами и нормативами.

Тип документа делится на классы. Так, тип официальные документы делим на классы, согласно предложенному нами критерию специфики целей, задач и характера деятельности. Выделяем четыре класса в соответствии с важнейшими формами человеческой деятельности:

1. научные документы (теоретическое познание) - документы, связанные с теоретическим познанием закономерностей природы и общества;
2. проектно-конструкторские документы (технические) - документы, связанные с опытом преобразования природы;
3. производственные документы (технологические) - документы, связанные с производством материальных благ;
4. управленческие документы - документы, обеспечивающие рациональную взаимосвязь целесообразных практических действий для решения производственных и иных задач.

  Каждый класс делится на группы по критерию функции, которую они обслуживают.

  Классификация на уровне группы – управленческие документы представляет для нас особый интерес, так как именно здесь осуществляются в последние годы основные практические работы в документационной сфере. Предлагаем эту группу как классификационные понятия выделять в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов.

      Группа делится на виды. Для подхода к определению понятия вид документа необходимо рассмотреть информационную сущность номинала или названия документа.

     Номинал является категорией исторической, отражая некоторое действие, которое закрепилось в определенной форме изложения текста, вследствие чего название документа соответствует семантике слова. Это положение отмечают многие авторы.

    Ряд номиналов был введен в период реформ Петра I, другие - еще более древние. Например, приказ - понуждение к действию; справка - сообщение каких-либо фактов, сведений; журнал - регулярная или ежедневная запись чего-либо и т. д. Число номиналов в допетровское время было невелико, и номинал, как правило, отражал не содержание документа, а преимущественно его правовой уровень. Многообразие форм документов достигалось различным содержанием.

        В Генеральном регламенте коллегий появились новые названия: протокол, рапорт (ведомость), документ (доказательное письмо) и др.

  Генеральный регламент коллегий, вводя иностранные названия документов, давал их русские эквиваленты, протягивая тем самым историческую нить в документальной системе, закрепляя за номиналами смысловую нагрузку: квитанция - расписка, инструкция - наказ, мемориал - доношение, диплом - жалованная грамота, патент - жалованная грамота на чин и т. д.

  В наше время в Общероссийском классификаторе управленческих документов, включающем около 5 тысяч названий унифицированных форм документов, используется не более 80 номиналов; наиболее распространенными являются номиналы справка, акт, сводка, отчет, протокол, ведомость, заявка, заказ. На их основе строятся "отчет о НИР", "отчет о командировке", "отчет о выполнении плана", "справка о состоянии здоровья", "справка о получаемой зарплате", "справка о состоянии выполнения плана", "акт о приеме товаров на склад", "акт об уничтожении документов", "акт проверки соблюдения стандартов" и т. п.

Документы с одним номиналом настолько различны по назначению, содержанию и форме, что ни у одного специалиста - документоведа не должно возникнуть предположение, что они относятся к одному виду.

Отсюда мы делаем вывод, что не может существовать абстрактный акт, или протокол, или приказ и план, и, следовательно, невозможно отнести к одному виду документы только на основании критерия номинала. Например, как представить себе относящимися к одному виду "план дипломной работы", "план города Козельска" и "план работы отдела"? Как соединить в один вид "протокол заседания совета директоров", " протокол задержания нарушителя" и "протокол пребывания в стране иностранного представителя"?

Исходя  из того, что вид документа является реально существующим объектом, стержнем всей документальной системы, "феноменом исторической реальности", а номинал - один из исторических критериев документообразования, мы делаем вывод о веерной эволюции документов, т. е. о возникновении из одной исходной документной формы множества различных форм с одним номиналом, но обслуживающих столь различные задачи в обществе, что у них не осталось ничего общего, кроме исторического названия.

Вместе  с тем, ряд названий документных форм, преимущественно российского происхождения, устойчиво сохраняется на протяжении веков. К таким документам относятся указ, письмо, штатное расписание, грамота, диплом, аттестат, учетные формы типа журналов, ярлык и др. Историческое развитие привело к изменению их принципиального назначения, содержания и формы, т. е. появился новый вид документа.

Таким образом, номинальный критерий вида основан на внешней форме документа и его названии. Этот критерий позволяет сравнивать современные и старые формы, прослеживать их эволюцию.

Однако  сходство номиналов и обязательных реквизитов формы соседствует с полным различием назначения, информационного наполнения и сферы применения. Кроме того, веерная эволюция, "разбегание" документов на основе одного первоначального номинала приводит к морфологическому родству несходных документов, что является основой практической унификации форм документов. 

Название  вида документа в документоведении должно быть бинарным, т. е. содержать два определяющих компонента: номинал и отнесение, принадлежность к более высокой классификационной группировке в соответствии с выполняемой в обществе функцией.

Выделение групп документов не следует смешивать с ведомственными документальными системами. Выделение групп связано с выявлением документов, не повторяющихся в других документальных группах. Например, транспортная документация содержит документ под названием "путевой лист", который не встречается больше ни в одной из групп документов, в то время как документы, условно говоря, "транспортного министерства" содержат все документы класса "управленческие документы".

Другой  пример: в группе "здравоохранение" существует справка о состоянии  здоровья; эта справка не имеет ничего общего со справкой о количестве обмененной валюты, хотя документы обладают одинаковым номиналом.

Следующая ступень классификации - вид документа. Как было сказано выше, название вида должно быть бинарным, т. е. включать номинал (историческая составляющая) и информационная наполняющая, обусловленная функций, которую он обслуживает в обществе. Значение номинала зависит от исторического периода его функционирования, однако в понятие вида мы его не вносим. Временная составляющая используется при реставрации дискретной системы документов на определенном историческом отрезке.

Назовем некоторые  виды документов, созданные на основе наших предложений:

- учетные управленческие документы: акт учетный; накладная учетная; табель учетный; приказ учетный; опись учетная;

- торговые управленческие документы: акт торговый; анкета торговая; опись торговая; договор торговый; справка торговая; извещение торговое;

- управленческие документы по хранению и использованию документов: акт архивный; протокол архивный; номенклатура архивная; паспорт архивный; ярлык архивный;

- управленческие документы по охране авторских прав: справка патентная; заключение патентное; протокол патентный; описание (опись) патентное; удостоверение патентное и т. д.

Таким образом, видом я называю систему документов, объединенных единством номинала и функции, которую они обслуживают. Название вида должно быть бинарным, чтобы оно относило документ к определенной группе и обозначало его информационное наполнение. Кроме того, наполнение вида имеет исторический аспект, который должен учитываться при построении документальных систем.

Дальнейшая  работа должна быть направлена на установление понятия разновидность в пределах вида документа на основе сформулированных критериев¹⁶.

   Использование документных классификаций способствует решению таких задач, как повышение оперативности работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков, создание и эффективное использование систем хранения и поиска документной информации, осуществление кодирования документов и документной информации, совершенствование документов и других задач.

Разработка  классификационных схем документов базируется на теории больших систем. В соответствии с этой теорией любой объект материального мира есть часть какой-то системы объектов этого же материального мира, являющейся, в свою очередь, подсистемой системы более высокого уровня. Каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Именно на этих свойствах больших систем основана и классификация документов.

Даже  рассматривая всю совокупность документов РФ в качестве единого целого, как целостную систему, нельзя отрицать тот факт, что эта система имеет определенные родовые черты системы более высокого уровня, например мировой документационной системы. Саму же систему документов РФ можно рассматривать как систему более высокого уровня для отраслевой системы документации, а ту в свою очередь - для системы документации учреждения или организации. Так, в общей системе документов Государственного архивного фонда РФ (ГАФ РФ) в качестве подсистем выделяются государственная и негосударственные части ГАФ РФ. Подобная иерархия систем документации применительно к унифицированным формам документов (УФД) была закреплена Правилами по стандартизации, утвержденными Госстандартом России в 1993 году. В соответствии с этими Правилами все унифицированные формы документов РФ, в зависимости от уровня утверждения и области применения, разделяются на три категории:

• общероссийские УФД;
• отраслевые УФД;
• УФД предприятий.

  Практическое воплощение классификация документов находит в разрабатываемых различного рода классификационных схемах. В качестве примеров таких схем можно назвать системы классификации Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД) и Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы, но документы различного функционального назначения. Другим примером являются структуры построения перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел и табелей документов. Во всех таких схемах в качестве объектов классификации выступают также документы разных видов и категорий, находящиеся на различных стадиях своего "жизненного цикла".

       Разработка классификационных схем (классификаторов) представляет собой сложный технологический процесс, включающий целый комплекс взаимосвязанных работ. Они направлены на сбор всего множества документов, подлежащих включению в состав классификатора в качестве объектов классификации, выявление всех характеристик документов, их взаимосвязей и взаимозависимостей. Перед разработчиками классификатора стоит задача правильного выбора методов классификации и кодирования объектов, структуры классификатора и структуры кода, признаков классификации и решение ряда других важных и сложных вопросов.