Документная систематика: понятие и значение в сфере управления

Сложность вопросов разработки классификаторов документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, разработка любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), в том числе и классификатора управленческих документов, в соответствии с Правилами по стандартизации, введенными в действие Госстандартом РФ с 01.07.94 г., включает выполнение пяти стадий:

• 1-я стадия - организация разработки общероссийского классификатора;
• 2-я стадия - разработка первой редакции проекта классификатора;
• 3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта классификатора и представление его для принятия;
• 4-я стадия - принятие и государственная регистрация классификатора;
• 5-я стадия - издание классификатора.

  Вносить изменения в технологический процесс разработки общероссийского классификатора можно только с согласия Госстандарта РФ. Технология разработки классификаторов других категорий (отраслевых или классификаторов предприятий) может включать выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.

       Разработка классификационных схем (классификаторов) документов предполагает использование в качестве оснований классификации определенных признаков классификации. Выбор таких признаков зависит от характера задач, для решения которых создается классификатор. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствие решаемым задачам. Такими признаками могут быть:

 

• материал носителя информации (бумага, магнитная лента, фотопленка и так далее);
• форма изложения содержания документов (связный текст, таблица, анкета);
• исторический период (дореволюционные, советские, современные документы);
• степень формализации документов и их приспособленность к обработке средствами вычислительной техники (традиционные немашиноориентированные,машиноориентированные, машиночитаемые документы);   
• уровни разработки и утверждения документов;
• структура учреждений и организаций или более крупные структурные элементы экономики;
• функции учреждений и организаций.

   Перечень таких признаков классификации может быть продолжен и далее. Так, в номенклатуре дел - важнейшем классификационном справочнике документов, создаваемом в любой организации, в качестве признаков классификации используется структура организации или вопросы ее деятельности, а также значимость документов. В таком классификационном справочнике все документы организации чаше всего на верхних ступенях классификации распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации. Наименования таких группировок соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых эти документы создаются, обрабатываются, хранятся. Глубина классификации документов в номенклатуре дел зависит от характера структуры самой организации. Внутри полученных классификационных группировок, то есть на последующих ступенях классификации, документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов и другими признаками.

    В качестве таких признаков классификации широко используются функции, для реализации которых и создаются документы. Использование функций в качестве признаков классификации обеспечивает долговечность классификатора, так как основные функции остаются неизменными в течение длительного времени. Функциональное построение классификационной схемы обеспечивает также универсальность использования классификатора. Так, в соответствии с рекомендациями Типовой инструкции по делопроизводству в учреждениях и организациях РФ создаются табели форм документов. Они представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями - разработчиками Табелей, с указанием статуса документов, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаше всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности. Табель применяемых форм документов обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

• оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
• унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации;
• упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

  Для разработки Табеля разработчиками должен быть создан классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации. При этом глубина классификации, то есть степень детализации функций, может быть различной. Этот классификатор функций и закладывается в основу классификационной схемы Табеля. Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации Табеля документы располагаются по категориям: вначале указываются общероссийские формы документов, затем - отраслевые и в конце - формы документов предприятия. Такой Табель форм документов может заменять отраслевой (ведомственный) классификатор управленческих документов или классификатор управленческих документов предприятия.

Функциональное  разделение всей совокупности документов ведет к созданию классификационных группировок (классов, подклассов, групп, подгрупп и так далее), включающих совокупность документов, используемых для реализации определенной функции в жизни человеческого общества. И чем более развито это общество, тем больше таких классификационных группировок может быть выделено. Каждая такая классификационная группировка представляет собой функциональную систему документации, включающую различные документы, используемые для реализации одной и той же функции. Функциональные унифицированные системы документации (УСД) являются основой информационного обеспечения управления. К наиболее широко используемым функциональным системам документации относятся такие системы, как организационно-распорядительная, первичная учетная, отчетно-статистическая, учетная и отчетная бухгалтерская, по труду, конструкторской документации и другие.

       При разработке УСД, как было сказано выше, в их основу была заложена классификация унифицированных форм документов на основе функционального признака. Эта классификация в общегосударственном масштабе была закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации. В соответствии с этой классификацией УСД (класс форм документов) разделяется на второй ступени классификации на подсистемы (подклассы форм документов) и на третьей ступени классификации - на конкретные унифицированные формы документов.

    Использование документов в качестве носителей информации в условиях автоматизации информационных процессов и новых информационных технологий расширили сферу применения классификации и еще более повысили ее значение. В условиях, когда единицей хранения, обработки, информационного обмена или поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и реквизиты, и показатели документа, структурные элементы содержания документа, потребовалось осуществить классификацию и этих объектов с целью осуществления их точной идентификации¹⁷.

На основе вышесказанного можно сделать вывод: классификация  позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

 

 

Заключение

Использование в документационном обеспечении управления классификаторов различных категорий  и необходимость обмена документацией между разными уровнями управления ставят вопрос о принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида документации, используемых на разных уровнях управления.

Все исследователи сходятся во мнении, что классификация документации необходима для комплексного и системного подхода ко всем документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»¹⁸.

Без классификации документации невозможно проведение автоматизации управления, что выходит на первое место в современных условиях. При отсутствии должной классификации документации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют документацию по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.

Итак, классификация документации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения документации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование документационного обеспечения управления.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)
2. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика) // Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.
3. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40.
4. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-32.
5. Костомаров М.Н. Стандартный язык описания данных // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.39-43.

¹ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

² ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

³ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

⁴ Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40.

Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и документной  информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34.

⁵ Костомаров М.Н. Стандартный язык описания данных // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.39-43.

⁶ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

⁷ Там же. С. 8.

⁸ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

⁹ ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

¹⁰ ГОСТ Р 51141-98. С. 3.

¹¹ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

¹² Там же. С. 12.

¹³ Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – №10. – С. 35-38.

¹⁴ Там же. С. 37.

¹⁵ Там же. С. 38.

¹⁶ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.

¹⁷ Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – №11. – С. 28-32.

¹⁸ Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика)// Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.