Документооборот

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

• хронологические(регистрационный журнал);

• систематические(главная книга счетов);

• комбинированные(журналы-ордера).

По степени детализации  информации,содержащейся в учетных регист­рах,они могут быть:

• синтетическими(главная книга счетов);

• аналитическими(карточки);

• комбинированными(журналы-ордера).

Книгипредставляют собой сброшюрованные свободные листы опреде­ленного формата и графления.Применение их ограничено,так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы,а на последней странице указано количество страниц за подписью руководи­теля предприятия и главного бухгалтера.В таких книгах исключена возмож­ность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется"Главная книга"- как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах"- как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различ­ных видов собственности.

Карточкипредназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки),материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов).На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств,а материально-ответственные лица - картотеку материалов,запасных частей,малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов,готовой продукции.

Свободные листы-учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся:журналы-ордера,ведомости,табуляграммы и машинограммы.Они удобны в использовании,так как позволяют более ра­ционально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Состав учетных регистров,их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах  основываются на тщательно проверенных  документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей  для анализа хозяйственной деятельности предприятия,при контроле за состоянием средств и при выявлении результа­тов его работы.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгал­терского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.Исправление ошибки в ре­гистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено под­писью лица,внесшего исправление,с указанием даты исправления.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер­ской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях,предусмотрен­ных законодательством Российской Федерации, -государственной тайной.

Лица,получившие доступ к информации,содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности,обязаны хра­нить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность,установленную законодательством Российской Федерации.

 

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах  бухгалтерского учета

 

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хо­зяйственных операциях на основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится  в учетные регистры,а на самом документе делается специальная отметка, ис­ключающая возможность ее повторного использования.

Исправление ошибочно сделанных  записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих  способов:

• корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно за­черкивается,делается правильная запись и подписывается бухгал­тером с указанием даты. Этот метод применяется,когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

• способом дополнительной проводки:дополнительная проводка со­ставляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной.При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием.При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориаль­ный ордер. Этот способ применяется в том случае,когда ошибка по­вторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после под­счета итогов;

• способом"красное сторно":в случае, если операция записана в боль­шей сумме,чем следовало,или по счетам разнесена ошибочная бух­галтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

• способом обратной проводки:для исправления проводки (как прави­ло, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

 

Хранение бухгалтерских  документов

Порядок хранения бухгалтерских документов

 

В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации обязаны хранить  первичные учетные документы,регистры бух­галтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков,устанавли­ваемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела,но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть соз­дан архив и назначен работник,ответственный за его сохранность.

Перечень документов,в отношении которых установлены постоян­ные и временные сроки хранения,регламентирован"Перечнем типовых документов,образующихся в деятельности госкомитетов,министерств,ведомств и других учреждений,организаций, предприятий,с указанием сроков хранения",утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года,следующего за годом окончания их делопроизводством.Например, исчисле­ние срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начи­нается с 1 января 2000 г.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования,программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования)должны храниться организацией не менее пяти лет после года,в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских  документов(накладных,сче­тов, счетов-фактур,приходно-кассовых ордеров и т.д.),бухгалтерских отче­тов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию  хранения учетных документов,реги­стров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в  архив организации должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под от­ветственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических  шкафах или специальных помещениях,позволяющих обеспечить их сохран­ность.

Обработанные вручную  первичные документы текущего месяца,отно­сящиеся к определенному учетному регистру,выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера,авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются,подшиваются в папки и переплетаются.Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет  хранение документов,связанных с начислением заработной платы работникам предприятия.Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75- В (лет), где В -возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные(расчетно-платежные)ведомости на выдачу заработной пла­ты должны храниться в течение 5 лет,но при отсутствии лицевых счетов-75 лет.

Лицевые счета получателей  пенсий и государственных пособий  хра­нятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы,срок хранения которых определен Перечнем "постоянно",подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие го­сударственные архивы в сроки,установленные Положением о ГАФ СССР.

В случае прекращения деятельности организации документы,связан­ные с начислением и выплатой заработной платы работникам,подлежат сда­че в государственные архивы.

Организации,от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение  специального внутреннего(локального)акта - Положения о порядке хране­ния документации.

В Положении о порядке  хранения документации определяются с  уче­том конкретных условий деятельности организации:виды документов,под­лежащих обязательному хранению; структурные подразделения,обеспечи­вающие хранение документов;порядок поступления документов на, хранение;сроки хранения документов(если они не определены в норматив­ных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение докумен­тов;меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений(кроме тех сведений,что являются открыты­ми);порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.

Федеральная архивная служба России (Росархив)в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении положения о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п.15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности,комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об  Архивном фонде РФ и архивах»должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

 

Учетная политика предприятия в области документооборота

 

Бухгалтерский учет предприятия  строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед  бухгалтерским учетом, непосредственно  затрагивает организацию документооборота,являющегося элементом учетной политики.В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Организация,осуществляя постановку бухгалтерского учета:

• самостоятельно устанавливает  организационную форму бухгалтер­ской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хо­зяйствования;

• определяет в установленном  порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и  другие учетные процедуры,

• разрабатывает систему  внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

• формирует в установленном  порядке свою учетную политику по дру­гим вопросам.

При этом утверждаются:

• формы первичных учетных  документов,применяемых для оформле­ния хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов,а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности,в том числе и вид носите­лей информации— бумажный или электронный;

• порядок проведения инвентаризации;

• правила документооборота и технология обработки учетной  инфор­мации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями,а также другие ре­шения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная  политика подлежит оформлению соот­ветствующей организационно-распорядительной документацией организации.

 

Унифицированные формы документации

Применение унифицированных  форм документации

 

В соответствии с Федеральным  законом от 21ноября 1996 г. №129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных  документах",Госкомстат Рос­сии по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации².

До 1 января1999 г. допускалось  применение на территории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по соответствующим разделам учета,утвержденных ранее ЦСУ СССР,Госком­статом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).