Документы по учету личного состава

 

Вопрос 32.Документы по учету личного состава.

Для учета личного  состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные  формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются  наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный  срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма  № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) применяется  для учета лиц, замещающих государственные  должности государственной службы.

Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное  расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях  и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании  соответствующих документов (диплома  доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (ф. № Т-2).

Приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику (ф. М Т-6) и приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам (ф. М Т-ба) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. №  Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных  оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации  на календарный год по месяцам. График отпусков является сводным. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается  с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска  на другое время с согласия работника  и руководителя структурного подразделения  в график отпусков вносятся соответствующие  изменения.

Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (ф № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. М Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа  делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (ф. М Т-9) и приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных  расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-19) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в  служебной командировке.

Выписывается в одном  экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и  печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (ф. №  Т-10а) используются для оформления и  учета служебного задания для  направления в командировку, а  также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается  руководителем подразделения, в  котором работает командируемый  работник. Утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной  работе, согласовывает его с руководителем  структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника (ф. № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11 а) применяются для оформления и  учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления  руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации  или уполномоченным им лицом, объявляются  работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в  трудовую книжку работника.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета  использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления  табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. № Т-13 - только для учета использования рабочего времени. При использовании ф. № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется  в условиях автоматизированной обработки  данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы  с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому  из них присваивается определенный табельный номер, который указывается  во всех документах по учету труда  и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

Независимо от формы первичные  документы содержат в себе, как  правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение), время работы (дата); наименование и  разряд работы (операции); количество и  качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы  по учету выработки и выполненных  работ вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

 

 

Вопрос 81. Учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Расчеты с покупателями и заказчиками обусловлены исполнением  обязательств организации по продаже  им продукции (работ, услуг) и иного  имущества. Обязательства по продаже  продукции (работ, услуг) и иного имущества возникают у организации, как правило, в связи с договорами, заключенными с покупателями и заказчиками. В связи с несовпадением моментов исполнения сторонами договора своих обязательств в зависимости от условий договора у организации при расчетах с покупателями и заказчиками может образовываться как дебиторская, так и кредиторская задолженность.

Дебиторская задолженность  покупателей и заказчиков является следствием выполнения договорных обязательств организациями в результате совершения сделки, по окончании которой продавец получает право требования на платеж.

Кредиторская задолженность  перед покупателями и заказчиками  является следствием оплаты продукции (работ, услуг) покупателями и заказчиками  до того как продавец исполнит свои обязательства по договору.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками  используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

По данному счету  формируется информация о задолженности  покупателей и заказчиков за проданные (отгруженные) товары, работы, услуги, основные средства и прочее имущество, право собственности на которое перешло к покупателям согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. По этому счету отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты  субсчета «Расчеты по авансам полученным», «Расчеты по векселям полученным» и  др. Количество субсчетов, их названия организация должна определить самостоятельно и закрепить это в учетной политике.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям или заказчикам счету, а при расчетах плановыми платежами  – по каждому покупателю и заказчику.