Документ, его виды и правила составления

 

      

Содержание

Введение 3

1. Понятия документа. 4

2. Виды документов и их классификация 5

3. Правила составления документов 9

3.1. Основные правила составления текста документов. 9

3.2.  Правила оформления  реквизитов документов. 10

3.3. Основные требования  к документам, изготовленным  машинописным способом. 24

Заключение 25

Список  литературы 26 

 

  Введение

  Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта и  зафиксировать её на каком-либо материале  с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

  Оформление  текстов в различные формы  приводит к появлению документов, а сам процесс мы называем документализацией. Мы выделяем как минимум пять основных объектов информационного пространства, которые можно расположить последовательно  на оси объектов. Это - образ, знак, концепт, текст, документ.

  Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

  При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

  В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации  разбиваются на классы.

  Цель  данной работы - изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

  1. Определить понятие документа;

  2. Рассмотреть виды документов;

  3. Изучить функции и классификацию  документов;

  4. Изучить требования к оформлению  документов.

 

1. Понятия документа.

  Термин Документ от лат. documentum  — «образец, свидетельство, доказательство» — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

  В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного  значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

  Официальная формулировка в законодательстве России:

  Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.¹

  Важный  вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

  В информационных системах для обеспечения  потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

  Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы  законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные  правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

  Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

  Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

2. Виды документов и их классификация

  Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.²

  Документы классифицируются по наименованиям³: 

• Научные отчеты;
• Чертежи;
• Схемы;
• Графики;
• Технологические и другие карты;
• Приказы;
• Распоряжения;
• Планы и отчеты;
• Акты;
• Протоколы;
• Договоры;
• Уставы;
• Инструкции;
• Справки;
• Докладные;
• Объяснительные записки;
• Служебные письма;
• Телеграммы;
• Анкеты;
• Стандарты;
• Технические условия;
• Платежные требования и поручения;
• Доверенности, исковые заявления;
• Авторские свидетельства и т. д.

  По  способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.⁴

  По  месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

  По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

  По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

  По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

  По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

  По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.⁵

  С оригинала могут быть изготовлены  копии, выписки из документа и  дубликат.

  Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

  По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

  По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

  По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

  По  степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

  Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

  Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

  Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

  Анкета  — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.⁶

  Анкетным  методом смоделированы приказы  по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку  для кодирования информации и  использования отрывного талона с кодированными сведениями.

  Таблица — постоянная информация, размещенная  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

  Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.⁷

  В хозяйственной деятельности организаций  используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.