Документ, его виды и правила составления

  25. Отметка о заверении  копии.

  Заверение копии документа производится для  придания ей юридической силы. Копии  документов заверяются руководителем  организации или уполномоченными  им должностными лицами (заместители  руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

  Отметка о заверении копии (или выписки  из документа) состоит из слова 
«Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

• Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

1. 06. 2000

  При пересылки копии документа в  другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии  должна удостоверяться печатью.

  26. Отметка об исполнителе.

  Реквизит  оформляется в письмах, он необходим  для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения  и уточнения затронутых в документе  вопросов. Отметка об исполнителе  располагается на лицевой стороне  первого листа документа ближе  к нижнему полю или на оборотной  стороне листа. Оформляется отметка  одним из способов»:

• Соколов Антон Романович

341 12 56 341 12 56

  27. Отметка об исполнении  документа и направлении  его в дело

  Реквизит  проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. 
Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

• В дело № 12-25 за 2000 г.

Подпись 24.05.2000

  28. Отметка о поступлении  документа в организацию.

  Реквизит  проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при  его экспедиционной обработке. Как  правило, для этого используется специальный штамп с наименованием  организации.

  29. Идентификатор электронной  копии документа.

  Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и  содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости  – дату и другие поисковые данные. При оформлении этого реквизита  желательно указывать полный путь к  файлу, содержащему электронную копию документа. Например:

• С:/ Приказы/ Петров

  3.3. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом.

  Если  документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует  использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или  гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки  таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.¹⁷

  Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. 
Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала.¹⁸ Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.¹⁹

  Формат  бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей  на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 
20.²⁰

Заключение

  Делопроизводством называется отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных  документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с  созданием документов, называется документированием. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением  различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ).

  Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия  обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с  вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

  В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество  разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены  для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах.

  При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

Список  литературы

1. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации". Требования к оформлению документов - М., Госстандарт России, 2003г.
3. Дёмин Ю. "Делопроизводство. Подготовка служебных документов", 2008.
4. Кавторева Я., Кузнецов В. «Докуменетооборот: организация и введение» изд. Дом Фактор, 2007 г. 240с.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс Делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.
6. Румынина Л.А. «документационное обеспечение управления» 3 изд. 2005 г. 224с
7. http://www.nuru.ru/delo/016.htm
8. http://www.bizneshaus.ru/delo_b.html