Документ и его функции

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАМИ)»

(УНИВЕРСИТЕТ МАШИНОСТРОЕНИЯ)

Кафедра «Отраслевая экономика»

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

на тему «Что такое документ и его функции»

 

 

Выполнил студент группы

заочного отделения

Проверила

Зачтено / Не зачтено

(ненужное зачеркнуть)

(дата проверки и подпись преподавателя)

 

 

Москва, 2014 г.

 

ПЛАН

	Стр.
Введение …………………………………………………………………	3
Понятие документ, его виды, реквизиты, правила оформления, классификация…………………………………………………………..	4-11
Функции документов…………………………………………………..	12
Выводы ………………………………………………………………	13
Список литературы ……………………………………………………..	14
Рецензия преподавателя……………………………………………….	15

 

Введение

 

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.  Что такое документ и каковы его функции? Этот  вопрос т является темой данной контрольной работы.

Актуальность данной темы состоит в том, что управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т. п.

Цель данной работы:

1) Дать понятие  термину «документ».

2) Определить, что включает в себя система документационного обеспечения.

3) Выяснить  основные функции документа.

4) Определить  общие требования к документам.

5) Определить общие нормы и правила составления и оформления документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Что такое документ.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

В Федеральном законе (ГОСТ Р 51141-98 ) «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

         Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Сущность, признаки и свойства документа:

 

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

 

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

 

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

 

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

 

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

 

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

 

Реквизиты документа:

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

 

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

 

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

 

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

 

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов:

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

- организационные (штатное  расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила  внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы  по личному составу);

- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные документы ( трудовые книжки, справки с места  работы, автобиографии);

- учетные документы ( личные  карточки Т-2, личный листок по  учету и т.д.);

- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические  документы (по численности, балансу  рабочего времени, зарплате, производительности  труда и т.д.)

 

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

-личного происхождения;

-официальные. 

 

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

 

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

 

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

     Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

    Текстовый документ  — документ, содержащий речевую  информацию, зафиксированную любым  типом письма или любой системой  звукозаписи.

    Рукописный документ  — письменный документ, при создании  которого знаки письма наносят  от руки.

    Машинописный  документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

    Электронный документ  — созданный и читаемый с  помощью компьютерной техники.

    Изобразительный  документ — документ, содержащий  информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

    Фотодокумент  — изобразительный документ, созданный  фотографическим способом.

    Фонодокумент  — документ, содержащий звуковую  информацию, зафиксированную любой  системой звукозаписи.

    Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

    Документ на  машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей  и способов записи, обеспечивающих  обработку его информации электронно-вычислительной  машиной.

    Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

 

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

 

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

 

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

 - входящие (поступившие в организацию);

 -исходящие (отправляемые из организации);

 -внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

  Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По ограничению доступа документы разделяются на:

-секретные;

-для служебного пользования;

-несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

По степени подлинности документы делятся на:

-подлинники (оригиналы);

-копии;

-дубликаты.

 

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

По срокам хранения документы делятся на:

-документы постоянного;

-долговременного (свыше 10 лет);

-временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

-письма;

-телеграммы;

-телефонограммы;

-телексы;

-факсограммы;

-электронные сообщения.

 

2. Основные правила при оформлении документов:

- текст документа печатается  через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого абзаца  текста следует печатать, отступив  на 5 знаков от границы левого  поля;

- реквизиты (кроме текста), состоящие  из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;