Должностная инструкция

Очевидно, что после описания процессов получаем наиболее точный уровень знаний о деятельности конкретных сотрудников. После чего, все бизнес-операции импортируются в существующие классификаторы функций и формально закрепляются за сотрудниками. Здесь важно отметить, что с помощью orgware можно сбалансировать и формально закрепить также права и ответственность сотрудников, создав тем самым реально действующие Должностные инструкции - мечту многих поколений кадровиков и управленцев.

 

 

 

ГЛАВА II. ОСНОВНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ К  ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ  ИНСТРУКЦИИ

Содержание раздела «Общие положения». В данном разделе указывают:

1. Категорию должности.  Она определяется в соответствии  с Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в  соответствии с занимаемой им  конкретной должностью. Этот пункт  разрабатывается на основе положений  раздела “требования к квалификации” 

В характеристиках должностей специалистов предусматривается в  пределах одной и той же должности  без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации.

3. Порядок назначения  и освобождения от должности.

4. Основополагающие организационно-правовые  документы, на основании которых  сотрудник осуществляет служебную  деятельность и реализует свои  полномочия. Пункт разрабатывается  на основании раздела “должен  знать” квалификационных характеристик  должностей служащих.

5. Наименование должностных  лиц, которым подчиняется сотрудник.

6. Перечень структурных  подразделений и (или) отдельных  сотрудников, непосредственно подчиненных  данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный  пункт может быть включен в  раздел «Должностные обязанности».

7. Порядок замещения сотрудника  и исполнения должностных обязанностей  в случае его временного отсутствия. Пункты 3, 5 – 7 разрабатываются на  основе положений о структурных  подразделениях организации, положения  о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и  условия его деятельности.

Содержание раздела «Должностные обязанности». В этом разделе указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной  инструкции разрабатывается на основе раздела «должностные обязанности» квалификационных характеристик по должностям служащих.

При необходимости должностные  обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности  служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

В процессе совершенствования  организации труда, внедрения технических  средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала  возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и  в отдельном разделе должностной  инструкции с одноименным наименованием. В этот раздел также целесообразно  включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

Содержание раздела «Права». В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации. Конструкция раздела “Права” в наиболее общем виде может быть следующей. Служащий вправе:

Может быть зафиксировано  право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях  и других общественных организаций, не запрещенных законодательством  Российской Федерации. Должностные  инструкции руководителей структурных  подразделений могут быть дополнены  пунктами следующего содержания:

1. Действовать от имени  структурного подразделения и  представлять его интересы во  взаимоотношениях с иными структурными  подразделениями организации в  пределах своей компетенции.

2. Вносить на рассмотрение  руководителя организации представления  о назначении, перемещении и увольнении  сотрудников структурного подразделения;  предложения об их поощрении  или о наложении на них взысканий.

3. Сообщать руководителям  иных структурных подразделений  о выявленных во вверенных  им отделах недостатках.

Те или иные права можно  конкретизировать с учетом специфики  выполняемых сотрудником должностных  обязанностей. Однако, не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации  можно обобщить в отдельный раздел «Взаимоотношения». Конструкция такого раздела, например, может быть следующей.

Начальник отдела документационного  обеспечения в процессе работы взаимодействует:

1. Со всеми руководителями  структурных подразделений организации  – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки  исполнения, совершенствования стиля  и методов работы с документами,  подготовки и представления необходимых руководству материалов.

2. С юридическим отделом  – по правовым вопросам, связанным  с подготовкой документов.

3. С отделом кадров  – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации  и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.

4. С отделом материально-технического  обеспечения – по вопросам  обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений  определен Положениями об отделах, службах, и дублирование в должностных  инструкциях не обязательно –  достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего  в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его  взаимоотношения с подразделениями  и отдельными специалистами.

Содержание раздела «Ответственность». Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Как правило, такое подробное  регламентирование ответственности  сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям.

Однако, основными нормативно-правовыми  документами, которые должен знать  и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером.

Представляется, что разработка юристами организации специальных  таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности служащего и  ознакомление его с ними под расписку, является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можно  отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности  за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений  целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.

Ссылка на документ, в  соответствии с которым разработана  должностная инструкция. Указывается наименование, номер и дата принятия документа.

Подпись руководителя структурного подразделения. Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Должностная инструкция –  это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной  должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового  контракта К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части – негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций. Между тем, их введением достигается целый ряд целей.

Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального развития РФ.

Только немногие компании могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности в виде системы процессов. Поэтому, в качестве объектов для формального описания должны быть выбраны "ключевые" процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ

        1. Должностные инструкции – М.: «Издательство ПРИОР», 2010. – 128 с.

        2. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере (7-е изд.). – СПб.: «Издательский дом Герда», 2011, 288 с.

       3. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. — М.: Дело, 2005.—336 с.  

       4. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. — М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 2009. — 423 с. 

       5.Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2001.