Информационное обеспечение управления деятельности руководителя организации

 

 

 

 

 

Таблица 1. Типы информационных систем

Типы информационных систем	Группы служащих
Стратегический уровень	Высшее руководство
Управленческий уровень	Средние менеджеры
Уровень знаний	Работники знания и данных
Эксплуатационный уровень	Управляющие операциями

 

 

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

 

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.

2. Информационная  система в ОАО "Газпромнефть "

 

Предприятие осуществляет промыслово-геофизические исследования в бурящихся скважинах и контроль над разработкой месторождений. Компания работает в конкурентной среде наравне с другими российскими и международными буровыми и сервисными компаниями и оказывает ряд услуг - геолого-технологические исследования скважин; геофизические исследования в процессе бурения; контроль технического состояния скважин; перфорация обсадных колонн и торпедирование скважин; испытание скважин пластоиспытателями на трубах; обработка и интерпретация материалов геофизических исследований.

Для повышения эффективности организации производства геофизических работ руководством предприятия была поставлена задача по созданию единого информационного пространства, соответствующего современным технологиям и стандартам. Будущая единая комплексная информационная система (ИС) должна была полностью обеспечить менеджмент оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

В течение года компания вела активный поиск ИС, соответствующей всем установленным требованиям. Проанализировав практически все представленные на ИТ-рынке решения, ознакомившись с успешно реализованными проектами, осуществив ознакомительные выезды на различные предприятия, специалисты остановились на двух системах: Комплексной автоматизированной системе (КАС) "Бизнес Люкс".

Оценив системы на соответствие реальным требованиям бизнеса (по функционалу, масштабируемости, стоимости владения, наличию крупных успешно реализованных проектов, легкости администрирования) выбор был сделан в пользу КАС "Бизнес Люкс".

Работы были начаты с предпроектного исследования. На момент исследования, предприятие имело "кусочную" автоматизацию бизнес-процессов. Для обработки управленческой, бухгалтерской и экономической информации более 10 лет использовался комплекс программ "АСУ Геофизика", который был разработан и поддерживался силами специалистов предприятия. В состав комплекса входили единая база данных, собственные обрабатывающие программы в среде DOS (99%) и программы сторонних разработчиков. Несмотря на то, что АСУ "Геофизика" оперативно модифицировалась под текущие требования предприятия, дальнейшее ее развитие являлось нецелесообразным и неэффективным.

 

Решение

 

Началу внедрения КАС "Бизнес Люкс" предшествовала серьезная консалтинговая работа, проведенная специалистами НПО "Компьютер", в результате которой была определена концепция развития комплексной информационной системы предприятия. На основании текущего уровня автоматизации и ключевых задач оптимизации бизнес-процессов ОАО "Газпромнефть " были определены основные стадии и этапы построения информационной системы:

 

Стадия 1. Оптимизация и автоматизация финансово-учетных задач:

1 этап: внедрение подсистем "Управление материальными ресурсами", "Бухгалтерский и налоговый учет" КАС "Бизнес Люкс" - для решения задач автоматизации бухгалтерского и налогового учета, управления запасами на складах и заявочной системы материально-технического обеспечения предприятия;

2 этап: внедрение подсистем "Управление финансами", "Управление  расчетами по договорам" - для  решения задач автоматизации  управления финансовыми потоками  предприятия и учета договоров  поставок.

 

Стадия 2. Автоматизация производственных задач:

3 этап: автоматизация процессов  управления геофизическими работами;

4 этап и далее: автоматизация  процессов управления гидродинамическими  исследованиями, управления геофизическим  оборудованием, управления качеством  геофизических работ и автоматизация процессов управления транспортным хозяйством.

 

Внедрение каждой подсистемы сопровождалось обучением пользователей и администраторов, разработкой и согласованием проектных решений. Для реализации каждой поставленной задачи специалистами НПО "Компьютер" анализировались существующие бизнес-процессы предприятия и разрабатывались консалтинговые решения по их оптимизации. Так, в частности, было решено оптимизировать процессы управления движением денежных средств (контроль и оперативное управление расходами в разрезе источников поступлений и т.д.). Автоматизация заявочной кампании совместно со стандартными решениями КАС "Бизнес Люкс" позволила оптимизировать все бизнес-процессы по обеспечению предприятия материальными ресурсами, от момента фиксирования потребностей подразделений до контроля использования и состояния остатков.

 

Важнейшими факторами успешности проекта явились заинтересованность руководства ОАО "Газпромнефть ", соблюдение технологии внедрения НПО "Компьютер", постоянный контроль за ходом работ и активное участие специалистов предприятия в процессе внедрения.

 

Результаты

Менее чем за год внедрения, была полностью завершена первая стадия построения комплексной информационной системы предприятия.

 

Были решены следующие задачи:

получение эффективного инструмента управления финансовыми потоками и контроля осуществляемых платежей, за счет использования единой базы заявок на финансирование и ожидаемых поступлений;

переход на согласование договоров в электронном виде (с использованием модуля электронного документооборота), как следствие сокращение времени согласования;

повышение оперативности отслеживания выполнения обязательств по договорам поставок;

повышение оперативности и достоверности информации по движению материальных ценностей на складах предприятия;

повышение согласованности данных различных уровней учета: управленческого, бухгалтерского, налогового;

автоматическое формирование различной аналитической и корпоративной отчетности ("План материально-технического обеспечения предприятия", "Исполнение бюджета в разрезе источников поступления денежных средств", "Реестр заявок на оплату" и др.).

 

Комплексная автоматизированная система позволила объединить в единое информационное пространство работу специалистов складского хозяйства, бухгалтерии, коммерческого и финансового отделов, юристов, других менеджеров среднего и высшего звена. В общей сложности, в системе задействовано порядка 100 пользователей, в том числе автоматизировано 6 удаленных складов.

В настоящее время пользователи работают в режиме реального времени. Руководство владеет полной, достоверной и оперативной информацией для принятия управленческих решений. Предприятие получило современный, реально работающий инструмент управления и ушло от рисков и проблем использования устаревших программных продуктов.

Программисты предприятия самостоятельно сопровождают и развивают систему. В частности, своими силами реализована интеграция КАС "Бизнес Люкс" с используемой в материнской компании учетной системой на базе программных продуктов 1С. В КАС "Бизнес Люкс" формируется детальная информация по всем направлениям деятельности компании, которая в дальнейшем в необходимых разрезах автоматически передается в 1С для формирования корпоративной отчетности по сервисным предприятиям ОАО "ГазпромНефть".

 

Наличие единого электронного хранилища документов позволяет любому руководителю, в зависимости от прав доступа, оперативно, не выходя из своего кабинета, найти и посмотреть любой интересующий его документ (договор, спецификации, письма и т.д.).

Благодаря комплексности решения вся информация складского учета автоматически передается в бухгалтерский и налоговый учет. Данные, единожды занесенные на любом участке системы, используются при необходимости в работе финансовой и договорной службы для формирования и утверждения их документов. Это позволяет значительно снизить трудоемкость работы пользователей.

В частности, Елена Геннадьевна Белова, начальник коммерческого отдела предприятия, так комментирует результаты внедрения складского и договорного контуров системы: "Если до внедрения КАС "Бизнес Люкс" специалистам коммерческого отдела приходилось вручную обрабатывать каждую заявку на материальные ценности, направляемую в отдел в лучшем случае в формате Excel, то сейчас нам остается только анализировать и контролировать заказываемые объемы. Все заявки создаются в КАС "Бизнес Люкс" ответственными лицами, с учетом реальных остатков материалов на складах. Это позволяет нам формировать годовой план материально-технического обеспечения предприятия за два месяца против прежних пяти. Более того, система позволяет оперативно получать информацию об остатках материалов на складах и на материально-ответственных лицах, контролировать появление неликвидов, что мне, как начальнику коммерческого отдела, очень важно".

 

Автоматически формируются все формы стандартной бухгалтерской отчетности, регистры налогового учета и различные управленческие отчеты, как для руководства предприятия, так и для головной организации.

Генеральный директор, главный инженер, начальник подразделения или отдела в любой момент времени могут получить информацию о предстоящих платежах и поступлениях денежных средств, по выполнению и оплате договоров поставок, проанализировать исполнение плана материально-технического обеспечения предприятия, а также получить сведения о кредиторской и дебиторской задолженности.

 

В феврале 2008 года ОАО "Газпромнефть " приступило к реализации второй стадии автоматизации. На данном этапе была произведена автоматизация управления геофизическими работами на базе одноименной заказной подсистемы КАС "Бизнес Люкс", что позволило решить следующие специфичные производственные задачи предприятия:

автоматизация управления заявками на геофизические работы от Заказчиков;

автоматизация учета выполненных партиями геофизических работ для расчета заработной платы;

автоматизация учета субподрядных работ;

автоматизация формирования актов выполненных геофизических работ Заказчикам;

автоматизация учета фактических затрат (учет пробега геофизического кабеля, использования оборудования, транспорта и т.д.).