Информационно-документационное обеспечение деятельности организации

Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т. д.).

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы, массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

С правовой точки зрения двуединство информации и материального носителя дает возможность защитить документированную информацию с использованием одновременно двух институтов: института интеллектуальной собственности и института вещной собственности.

Базовым законом информационного  законодательства является федеральный закон от 20 февраля 1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации, в соответствии с которым правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

• порядок документирования информации;
• право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
• категорию информации по уровню доступа к ней;
• порядок правовой защиты информации,

В настоящее время  одной из главных проблем в  области нормативного регулирования работы с документами является отсутствие основополагающего законодательного акта по вопросам делопроизводства, аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности (например, Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Проект закона «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки.

Документирование информации (создание документов) осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

На установление правил оформления документов оказывает влияние многообразие форм собственности на информационные ресурсы, которые могут быть государственными и негосударственными; находиться в собственности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан. Собственник информационных ресурсов имеет право устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним.

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, па основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

На формирование требований к оформлению организационно-распорядительной документации оказывают влияние правила, сложившиеся в области бухгалтерского учета, статистики, нотариата и других сферах деятельности.

Нормативные акты, устанавливающие  требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу  документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон от 17 декабря 1997 г. № 2-ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации», Федеральный закон от 6 октября 1999г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Гражданский кодекс Российской Федерации, законы: «Об акционерных обществах» (от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ), «О некоммерческих организациях» (от 12 января 1996 г. №7-ФЗ)и др.).

Центральное место в  федеральном законодательстве в этой области занимают нормы, устанавливающие требования к подготовке и оформлению правовых актов, издаваемых федеральными органами государственной власти: законов, правовых актов палат Федерального Собрания, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международных договоров (см. разд. 8 Комментария). Указанные вопросы нашли отражение в законах: от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания», от 15 июля 1995 г. № 101-ФЗ «О международных договорах Российской Федерации», от 4 марта 1998 г. № 33-ФЗ «О порядке принятия и вступления в силу поправок к Конституции Российской Федерации» и др.

Требования к нормативным актам, издаваемым федеральными органами власти, содержатся также в указах Президента Российской Федерации: от 11 января 1993 г. № 11 «О порядке опубликования международных договоров Российской Федерации», от 5 апреля 1994 г. № 662 «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных законов», указ от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации», от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» и др.

Постановлением Правительства  Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 утверждены Основные требований к концепции и разработке проектов федеральных законов. Требования к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям и положениям, издаваемым федеральными органами исполнительной власти (министерствами, федеральными службами, федеральными агентствами и др.) определяют Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

В законодательстве субъектов  Российской Федерации также содержатся требования к оформлению законов и иных нормативных актов, издаваемых органами государственной власти субъектов Российской Федерации (например, Закон города Москвы от 14 декабря 2001 г. № 70 «О законах города Москвы и постановлениях Московской городской Думы»).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 ГК). В статье 160 ГК указано, что законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т. п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление     Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе: приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, личной карточки работника, штатного расписания, графика отпусков, командировочного удостоверения и др. В различных сферах деятельности принимаются формы трудовых договоров (например: распоряжение     Минимущества России от 11 декабря 2003г. № 6946-р «Об утверждении      Примерного трудового договора с руководителем федерального государственного унитарного предприятия»).

Правительством Российской Федерации утверждены типовые формы договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (постановление от 14 ноября 2002 г. № 823), форма трудовой книжки (постановление от 16 апреля 2003 г. № 225).

В нормативных  актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных  реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки — эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1).

Законодательство субъектов  Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях. Например, в Москве эти вопросы регулируются законами города «О гербе города Москвы» (от 11 июня 2003 г. № 39), «О государственной и муниципальной символике в городе Москве» (от 11 июня 2003 г. № 40).

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других. В нормативных актах определены основные требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»), фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм).

Многие наименования (например, названия органов власти и других организационных структур, должностей, званий, наград, документов, программ, проектов и т.д.) в официальных документах должны указываться в строгом соответствии с нормативными актами, определяющими их статус.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи, Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи. Международное сотрудничество в области связи осуществляется на основе международных договоров и соглашений Российской Федерации. Законами Российской Федерации регулируется деятельность федеральной фельдъегерской связи (от 17 декабря 1994 г. № 67-ФЗ) и почтовой связи (от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ). Передача документной информации за рубеж осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». Постановлениями Правительства России утверждены правила предоставления услуг телеграфной связи (от 28 августа 1997 г. №1108), телефонной связи (от 26 сентября 1997 г. №1235), почтовой связи (от 26 сентября 2000 г. № 725).

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. 

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993). Приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 утверждена новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.3. Стандартизация  и унификация документов

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.