Информационно-документационное обеспечение деятельности организации

• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;
• документов на основе их регистрации;
• контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации  в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Код

КЧ

Наименование формы

Индекс

Периодичность

 

0200000 2 Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации

0211000 0 Документация по  созданию организации, предприятия  0211031 3 Договор об аренде

0211071 5 Заявление на  государственную регистрацию

0211072 1 Заявление в финансовые  органы об открытии расчетного  счета.

Код унифицированной  формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;
• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:

XX XX XXX Х

Здесь первые две цифры  обозначают класс форм, следующие  две цифры - подкласс форм, следующие  три цифры - регистрационный номер; последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной  ведомости по страховым взносам  в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 –Унифицированная система  документации Пенсионного фонда;

04 – Документация по  учету и распределению средств;

004 – Расчетная ведомость  по страховым взносам в Пенсионный  фонд;

6 – Контрольное число.

В кодовом обозначении  унифицированной формы документа  отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки (класс форм) - Принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
• третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
• восьмой знак – контрольное число.

Блок наименований объекта  классификации представляет собой  запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной  системе отчетно-статистической документации (06 класс), помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 проставляются в  унифицированных формах документов.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения  и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. В настоящее время действует Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677.

Могут создаваться  отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации и классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией.

УСД состоит  из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Требования  к УСД изложены в стандартах серии  «Унифицированные системы документации»: ГОСТ 6.10.3-83. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5-87, Требования к построению формуляра-образца В рамках Единой системы внешнеторговой документации действуют ГОСТ 6.10.6-87. Формуляр-образец; ГОСТ 6.10.7-90. Счет.

В государственных  стандартах закреплена терминология в  области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.

В комплексе  стандартов «Информационная технология»  регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.). При работе с управленческой документацией находят применения отдельные положения стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу (СИБИД), например, ГОСТ 7.62-90. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования.

Основой для  систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993г. Х° 299 Код по ОКУД должен проставляться на документе.

 

Перечень общероссийских унифицированных систем документации, включенных в Общероссийский классификатор

управленческой документации

 

Наименование общероссийской унифицированной системы документации	Аббревиатура	Код по ОКУД	Федеральные органы исполнительной власти или иные организации, ответственные за ведение общероссийских УСД
Унифицированная  система организационно- распорядительной документации	УСОРД	0200000	Росархив
Унифицированная  система первичной   учетной   документации	УС ПУД	0300000	Госкомстат России
Унифицированная   система банковской документации	УСБД	0400000	Банк России
Унифицированная  система финансовой, учетной и от четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций	УСФДБ	0500000	Минфин России
Унифицированная система отчетно-статистической документации	УСОСД	0600000	Госкомстат  России
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий	УСУОБД	0700000	Минфин России
Унифицированная система документации по труду	УСДТ	0800000	Минтруд России
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации	УСДПФ	0900000	Пенсионный фонд России
Унифицированная система внешнеторговой документации	УСВД	1000000	Минэкономразвития России

Вновь разработанные  унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. В раздел, посвященный организационно-распорядительной документации, изменения и дополнения не вносились с 1993 г., за рамками ОКУД остались многие формы документов, введенные в действие в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами. В то же время в нем сохраняются формы, не используемые на практике.

Федеральные органы исполнительной власти в соответствии со своей компетенцией устанавливают требования к оформлению различных групп документов, проводят работы по унификации документации, утверждают формы документов.

Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в  альбомах унифицированных форм документов.

Альбом унифицированных  форм организационно-распорядительной документации издавался в начале 1980-х годов. В 1993 г. Росархивом была утверждена (но не опубликована) «Унифицированная система организационно-распорядительной документации (2-я очередь); Унифицированные формы, инструктивно-методические материалы по их применению

 

1.4. Международные  стандарты на документацию

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO), образованной в 1947 г. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы по стандартизации 130 государств.

В работе ИСО принимают  участие правительственные и  неправительственные международные  организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Проекты международных стандартов, принятые техническими комитетами, направляются органам – членам ИСО для голосования. Издание в качестве международного стандарта требует одобрения 75% числа проголосовавших органов – членов ИСО. Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

• TC 1 Информационная технология (объединенный комитет с Международной электротехнической комиссией);
• ТС 6 Бумага, картон и целлюлоза;
• ТС 37 Терминология (принципы и координация);
• ТС 46 Информация и документация;
• ТС 68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;
• ТС 154 Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении;
• ТС 171 Воспроизведение документов;

Терминологию в области  документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация":

• ИСО 5127-1:1983;
• ИСО 5127-2:1983;
• ИСО 5127-3:1988 и др.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:

• форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975);
• межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
• основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
• принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставление дат и  времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988. Конверты для корреспонденции установлены  ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993.

Различия в правилах оформления документов, установленных  стандартами ИСО и российскими  стандартами, касаются:

• требований к проектированию бланков;
• состава реквизитов;
• написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация);
• расположения реквизитов на бланке.

Так, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30 -2003) приводятся требования к  размещению и оформлению 30 реквизитов, а в стандартах ИСО определены правила размещения на документе  лишь трех полей (зон) – для:

• сведений об отправителе документа;
• ссылок;
• адреса.

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе  документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка, указываются в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка, а по ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка. Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов – в российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов.

В международных и отечественных  стандартах нет единогласия и  относительно установления полей документа. В приложении А ИСО 3535:1977 установлены следующие размеры полей и текстовой области (в мм):

• левое поле – 20;
• верхнее – 10;
• текстовая область для формата А4 – 183х280;
• для формата А5 – 183х131.