История унификации документов

усовершенствование работы аппарата управления;

обеспечение кадрами служащих аппарата управления;

контроль за исполнением  документов.

Каждая подсистема будет  включать перечни видов и разновидностей документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.

Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение  функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.

Одновременно  с разработкой УСОРД в некоторых  институтах создаётся классификатор  документов и показателей, на основании  которого информация ОРД будет вводиться в машину.

Схематически  УСОРД можно представить следующим  образом: (см. приложение 1).

Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается  в следующем: по каждой выбранной  задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.

Унификация наборов  показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).

На стадии обследования и при проектировании унифицированной  системы документации мы исходим  из следующих принципов:

1. Функциональность системы документации. Она заключается в том, что границы и состав системы определяются, базируясь на определённых функциях и соответственно задачах.
2. В УСОРД входят все относящиеся к системе документы, а не только те, которые поступят непосредственно на машинную обработку. Этот принцип основан на том, что АСУ может базироваться лишь на рационально организованной документной системе, что внедрение АСУ должно вести к упорядочению всей системы документирования, а не только к созданию группы рационально организованной системы документации, предназначенной для машинной обработки.
3. УСОРД должна базироваться, ориентироваться на упорядочение и рационализацию традиционно существующей системы документации. Этот принцип связан с тем, что в настоящее время ещё не сложились условия для замены документа другим видом носителя информации, а создание машиноориентированной системы документации, параллельной традиционной, резко увеличит объём документооборота. Поэтому мы стремимся упорядочить, модернизировать традиционное документирование и приспособить документы для обработки на ЭВМ и других автоматизированных устройствах.
4. Поскольку УСОРД со временем получит повсеместное применение, предлагаемые унифицированные документы должны быть пригодны как для машинной обработки, так и для традиционной, ручной, то есть ориентированные на машину формы должны иметь текст.

Соблюдение этого  принципа позволит применить унифицированные  формы, как в автоматизируемой части  системы управления, так и в  неавтоматизируемой. Причём в последнем случае эта документация будет являться основанием для последующего проектирования автоматизированных систем обработки данных.

5. УСОРД на  первой стадии будет приспосабливаться  для ввода в машину через  промежуточный носитель – перфорацию. В соответствии с ним вся необходимая информация, заключённая в документах, должна быть классифицирована и закодирована.

При проектировании унифицированных форм документов мы исходим из метода единого формуляра, который рассматривается в настоящее  время как наиболее прогрессивный и применяется при унификации систем документации в нашей стране и за рубежом⁵. Он заключается в построении единой модели для групп взаимосвязанных документов и в широком применении бланков, разработанных на основе этой модели.

Для УСОРД моделью формы будет ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр- образец». Однако требование ГОСТа получает дальнейшее развитие в направлении одновариантности формы документа и значительного увеличения количества реквизитов и показателей со строго ориентированным расположением на бланке.

Выработка трафаретов текстов является специфической  задачей УСОРД. Она вызвана тем, что в ОРД содержание (а, следовательно, и текст) мало формализовано, ему  свойственна свободная литературная форма изложения. Исходя из сформулированных выше принципов, текст организационно - распорядительного документа должен остаться на первом уровне формализации, то есть на уровне выработки трафарета текста по типовым действиям⁶.

Разработка  трафаретных текстов не является новым направлением в документоведении. Однако отсутствие теоретического обоснования этой деятельности, исходных критериев, даёт нам право предложить следующую методику создания трафарета. Вначале рассматриваются тексты некоторой совокупности взаимосвязанных документов «цепочки документов», обеспечивающих решение одной задачи или реализацию одного типового действия. Для этой цепочки создаётся унифицированный сумма-текст, содержащий всю необходимую для данной задачи информацию. На основании сумма-текста разрабатываются тексты конкретных документов цепочки с использованием устойчивых формулировок и словосочетаний⁷.

При создании автоматизированной системы контроля за исполнением  документов необходимо проанализировать действующие и проектируемые  системы контроля на ЭВМ и выработать унифицированную систему, предназначенную как для использования в условиях АСУ, так и в традиционном делопроизводстве.

В методологическом плане задача заключается в том, чтобы использовать традиционную систему  регистрации и контроля исполнения документов в аппарате управления и модифицировать ее таким образом, чтобы она работала как машинная и была боле эффективна. Основой системы может быть стандартная регистрационная карточка и требования к текстам документов, подлежащих контролю. Автоматизированная система контроля позволит значительно увеличить круг контролируемых документов, повысить оперативность исполнения; в дальнейшем она послужит базой для автоматизированной системы регистрации и поиска документов в учреждениях.

Большое значение особенно для архивных учреждений имеет разработка подсистемы «Организация хранения документов в вычислительных центрах». Она является первым шагом к определению критериев отбора документов, обращающихся в АСУ, на государственное хранение. На данном этапе должны быть решены два основных вопроса - что и где хранить: надо ли хранить документы в вычислительном центре, какие именно, как их учитывать и искать; каковы должны быть взаимоотношения вычислительного центра и ведомственного архива, вычислительного центра и канцелярии и другие.

Эти проблемы не являются новыми для архивных учреждений, хотя имеется ряд трудностей, связанных  с появлением принципиально новых  документов, промежуточных носителей, с дублированием информации.

Разработка и  внедрение подсистемы позволит упорядочить новую документацию, отвести ей соответствующее место других видов документов, предотвратит уничтожение документов.

Одним из условий  эффективного внедрения и функционирования документационной системы является её правовое обеспечение. Оно заключается в выработке свода правил или требований к документам, обрабатываемым или получаемым при помощи ЭВМ, которые устанавливали бы юридическую силу и достоверность информации. В правовое обеспечение входят также и определённые нормы для людей, работающих с документами, устанавливается их ответственность за достоверность информации.

Участие в разработке УСОРД специалистов в области  документации нам представляется целесообразным. Они могут использовать свой опыт и знания в области документации для создания УСД, эффективно функционирующих, как в автоматизированных системах управления, так и в традиционном делопроизводстве.

2.1. Систематизация (образование систем, классификация документов)

Одной из актуальных задач совершенствования управления народным хозяйством является разработка и внедрение автоматизированных систем управления (АСУ) различных уровней с последующим переходом к Общегосударственной автоматизированной системе сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления народным хозяйством(ОГАС).

Автоматизированная система  управления должна базироваться на рационально  организационной информационной базе, представленной в настоящее время  преимущественно в форме документа. Автоматизация управления народным хозяйством в свою очередь выдвигает задачу создания единых, сопоставимых, унифицированных систем документации, приспособленных к машинной обработке.

Создание систем документации - проблема многоаспектная, недостаточно разработанная документоведением. Одним из аспектов этой проблемы является документная систематика, то есть описание, наименование, классификация и построение систем документации.

Большое разнообразие документов, неупорядоченность их номенклатуры, отсутствие унификации- серьёзное препятствие  для эффективных прикладных разработок. Всё это делает задачи систематики особенно актуальными. В ней можно наметить следующие проблемы:

Критерии выделения и  ограничения систем документации различных  уровней;

Установление таксонов (от лат. taxon- систематическая категория), то есть систематических единиц, для определения положения в системе отдельной самостоятельной группы, и присвоение им названий;

Унификация и стандартизация систем документации и их возможности.

Системный подход в изучении документов наиболее перспективный в документоведении. Наиболее удачное определение документной системы дают Н.М.Шепукова и Н.Н.Коннова; они представляют документную систему как комплекс взаимосвязанных документов, отражающих на основе сложившихся правовых норм и традиционных способов и форм документирования организацию и содержание деятельности конкретной системы управления или общественной функции⁸.

Одновременно  с построением иерархии систем документации необходимо введение специальной терминологии для различения основных единиц классификации. Осуществление подобного рода документной систематики, введение единой номенклатуры документов позволит разобраться в существующем многообразии документных форм и подойти к практическим вопросам совершенствования документного хозяйства на научной основе.

Систему документации можно рассматривать как обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующийся  наличием установленных критериев  возникновения каждого из них.

Классификацией  документов как исторических источников традиционно занимается источниковедение. В настоящее время источниковедами  рассматриваются три основных принципа построения схем классификации источников: схема М.Н. Тихомирова ( по видам источников)⁹, схема А.А.Зимина (по хронологическим периодам)¹⁰ и схема С.М.Каштанова и А.А.Курносова (по происхождению)¹¹. Во всех классификациях рассматриваются категории «вид», «группа», «класс», но они обозначают не одинаковые понятия. Так, у М.Н.Тихомирова видами являются вещественные, этнографические, лингвистические, устные и письменные источники, а у С. М.Каштанова и А.А.Курносова- статистическая отчётность. Однако несмотря на различия в названиях групп документов, у них единый критерий выделения систем документации- различие методов исследования источников.

Архивоведение затрагивало вопросы классификации  документов в двух основных аспектах: выделение систем документации и  определение термина «вид документа». К.Г.Митяев, например, впервые в архивоведении  употребив этот термин в 1959 году, называет два возможных критерия выделения систем в управленческой документации: функциональный (административная, учётно-отчётная, плановая и др.) и отраслевой. Другими авторами это положение только повторялось, но дальнейшего развития не получило. Приведём три примера того, каким образом делят документы на группы специалисты в области документации:

1. «На основании языкового исследования выяснилось, что все документы в основном делятся на три групп: экономико-статистические, научно-технические и организационно-распорядительные».

«организационно-распорядительные документы классифицируются на следующие  группы: организационные, распорядительные, справочно-осведомительные и деловые  письма».

2. «За основу классификации берётся наименовании разновидности, автор, дата… и социальное звучание документов. Именно поэтому в особые группы выделяются нормативно-распорядительные акты, документы коллегиальных органов, письма, заявления и жалобы трудящихся и т.п.»
3. «В процессе административной деятельности создаются многие виды документов, различающихся между собой по содержанию документируемых действий, назначению, разновидности, форме, способу изготовления, по расположению текста, по типам носителей информации.

По содержанию управленческих действий, решений, связей административные документы делятся на организационные, распорядительные, внутренние, по личному составу, оперативные административные документы».

В 1970-е годы в  связи с активным развитием работ  по созданию автоматизированных систем управления возникла необходимость унификации систем документации. В данном случае практика определила теоретическую разработку вопроса, в результате чего уже в 1971 году были названы первые 12 систем: стандарты и технические условия; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая документация; первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно-распорядительная документация; документация по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. В настоящее время разработка этих систем завершена.

Рассмотрение  данных систем показывает, что критерии их выделения не одинаковы, названия не упорядочены и, кроме того, они не охватывают всей документации или какой-либо её обособленной части. Другими словами, эта классификация не может быть положена в основу научной систематики.