История унификации документов

Была предпринята  также попытка, определить границы  системы более высокого уровня, а именно, системы управленческой документации как совокупности документов, применяемых при действии органов управления во всех сферах народного хозяйства. Однако приведённое определение не даёт полного представления о границах системы.

Таким образом, можно сделать вывод, что критерии ограничения или выделения систем документации до настоящего времени окончательно не сформулированы.

Таковы представления  о документной систематике. Для  её реализации необходима выработка  единой номенклатуры документов и перечня формальных критериев отнесения документов к тому или иному таксону (типу, классу, группе, виду, разновидности). Одним из возможных путей практического применения результатов систематики является унификация систем документации, то есть создание систем «сверху», построение их по определённой модели, отражающей наше познание объективной системы и всех её связей и зависимостей.

2.2.Связь унификации и стандартизации

Сфера стандартизации расширяется, охватывая все новые  отрасли. Характерным становится проникновение стандартизации в управление, в частности, в работу с документами. Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию в дальнейшем возможности механизированной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию объективно обусловлено двумя основными  моментами. Первый- отсутствие в настоящее время единых общегосударственных норм, регламентирующих создание и подготовку документов. Второй, как следствие первого, - неоправданное многообразие видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Результатом неупорядоченности процессов документообразования является зачастую низкое качество документа в сфере управления, что снижает его действенность в осуществлении управленческих процессов. Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности принципиального единства, унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Почему именно метод стандартизации является наиболее рациональным при установлении определённых норм для документов. Ответ на этот вопрос заключается в раскрытии содержания термина «стандартизация» применительно к документам. Существо термина характеризуется тремя аспектами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на довольно длительный промежуток времени общесоюзные общеобязательные нормы создания документов. Причём она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов. И, в-третьих, стандартизация- это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и  стандартизация документов тесно связаны. Раскрывая понятие стандартизации документов через их унификацию, тем  самым рассматривается последняя  в качестве одного из методов унификации. С другой стороны, унификация документов может проводиться и самостоятельно, в этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения.

Общим для этих терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причём более общим является понятие «унификация».

Сочетание правовой силы стандартов, включение в стандарт требования обязательной унификации документов и, наконец, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию единственным эффективным путём, ведущим к «выходу из энтропии документной информации»¹².

2.3. Связь унификации с использованием  АСУ

Основной целью  унификации документов, используемых в АСУ, является создание стабильной системы документов, наиболее полно отвечающих требованиям их обработки на ЭВМ, содержащих информацию, необходимую для решения задач управления при минимальных затратах средств и времени на её сбор, обработку, передачу и хранение. Исходя из этой цели, унификация документов должна привести к совершенствованию их содержания и формы.

Совершенствование содержания документов предполагает: устранение из них данных, традиционно  содержащихся, но не используемых при  решении конкретных задач в АСУ: производных данных, которые могут быть получены при машинной обработке; дублируемых данных, исключаемых для снижения затрат на ввод информации в ЭВМ; внесение в документ ранее отсутствующих данных (в связи с постановкой новых задач управления или повышением точности решения прежних задач, а также исходя из условий ввода и контроля данных в ЭВМ); обеспечение сопоставимости показателей и упорядочение терминологии.

Для совершенствования  формы документов рекомендовано  создание модели их построения для  одной или нескольких систем документации, ориентированных на машинную обработку и в тоже время пригодных для восприятия человеком; установление совокупности реквизитов для каждого вида документов и единых правил их составления и оформления.

В качестве основы для проведения унификации документов методикой предусмотрен сбор данных: от установления функциональной подсистемы АСУ и решаемых ею задач и далее – от задач к конкретным показателям. Проведение работ по унификации документов должно быть увязано с созданием «Общесоюзного классификатора управленческой документации» и с требованием других классификаторов, кодовые обозначения которых будут применяться в унифицированных документах.

Головные организации, ответственные за создание отдельных  систем управленческой документации, в соответствии с планом, подготовили государственные стандарты, которые включают, как правило, основные положения системы, формуляр – образец, виды документов. Анализ первых редакций этих стандартов показал, что большинство разработчиков правильно использовали единые методические основы в построении унифицированных систем документов, однако появилась необходимость дополнительного согласования между различными системами документации. Например, формуляры – образцы неоправданно отличались друг от друга (по применяемым форматам, местам расположения одноимённых реквизитов, кодов и т.д.), что в случае утверждения их в таком виде не позволило бы получить максимальные преимущества унификации документов. Стандарты на основные положения систем документации должны полнее учитывать требования обработки одних и тех же документов в различных вычислительных центрах(пока не будет организован обмен техническими носителями), требования банков данных, создаваемых в автоматизированных системах, формализации текстов, применения средств оргтехники в АСУ для повышения эффективности использования ЭВМ.

Трудности по созданию унифицированных систем документации, отвечающих самым высоким требованиям, понятны. Они заключаются в отсутствии по ряду систем перечней решаемых задач  или частом изменении их состава, а, следовательно, и необходимости переделки математического и информационного обеспечения; в преодолении традиций в формах документов и правилах их оформления; в принадлежности значительного количества документов нескольким системам документации одновременно. Однако все эти трудности преодолимы.

В настоящее  время заканчивается экспертиза разработанных проектов стандартов и их доработка на основе поступивших  замечаний. Проекты стандартов должны быть рассмотрены с позиции общих  задач унификации документов различных систем (сведено к необходимому минимуму разнообразие в формулярах – образцах; упорядочена терминология в названиях видов, разновидностей документов, применяемых реквизитов), а также должно быть исключено создание односторонних преимуществ для организации, получающих унифицированные документы, путем неоправданного повышения затрат при их создании или наоборот. Все системы должны быть оценены по единым критериям, предусматривающим определение степени унификации, исходя из задач использования документов в АСУ. Необходимо убедиться, что требования полностью связаны с параметрами технических средств, применяемых на всех стадиях изготовления, прохождения и обработки документов, а также с условиями их последующего хранения в архивах.

Разрабатываемые в текущей пятилетке унифицированные документы должны быть машинно – ориентированными, то есть содержащаяся в них информация будет переноситься на технические носители оператором, а лишь затем уже вводится в ЭВМ. Однако уже сейчас нужно заложить основу, для возможности в ближайшем будущем, превратить эти документы в машинно-читаемые, то есть вводимые в ЭВМ автоматически с помощью читающих устройств.

Решение названных  и других задач, направленных на совершенствование  унифицированных систем документации, требует напряжённой творческой работы на завершающих стадиях подготовки стандартов. В ней должны принять участие не только специалисты-разработчики стандартов и сотрудники Госстандарта СССР и его институтов, проводящих экспертизу, но и специалисты всех министерств и ведомств, заинтересованных в успешном решении общей задачи.

В ряде отраслей промышленности создаются унифицированные  документы для применения их в  отраслевых АСУ. Поскольку эта документация состоит в основном из документов, разрабатываемых межотраслевыми ведомствами, и только дополняется специфическими для отрасли документами, то опыт, полученный отраслевыми организациями, должен быть использован при доработке стандартов перед их утверждением. Значительный теоретический и практический материал, который также желательно использовать, дала Всесоюзная конференция по унификации и стандартизации документов в автоматизированных системах управления, состоявшаяся в июле 1974г. в Подольске.

При окончательном  согласовании проектов стандартов их необходимо рассмотреть на заседаниях групп экспертов из числа специалистов различных компетентных организаций и отраслей, на координационном совете Госстандарта СССР по информационному обеспечению АСУ или его соответствующей секции.

Привлечение широкого круга специалистов, работающих в области технического, математического и информационного обеспечения АСУ, документоведения и архивного дела, для активного участия их в обсуждении проектов стандартов позволит создать унифицированные системы документации, наиболее полно отвечающие современным требованиям управления народным хозяйством на базе всё более широкого использования АСУ.

Глава III.Виды унифицированных текстов и порядок разработки

Языковой материал, содержащийся в документе, может  выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации-чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

Типы текстов  документа строго стандартизированы  и унифицированы. По мнению известного документалиста П.В.Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации.

Унификация документа  оправдана и с психологической  точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу  же выделить ключевые моменты сообщения(по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов  документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает «узаконенный» вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки  зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу  синтаксической организации речи, а  также по виду её пространственно- графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

1. Связанный текст с традиционной линейной записью.

Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования.

Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может  содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые  заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид  формализованного текста: в нём заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Справка №____________Выдана_________

в том, что____________________________

Справка дана для представления_________

Обычно для  трафарета используется разного  рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведённым на нём постоянной информацией и  местом, отведённым для перемены информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, «Москва» и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета- это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).