Источники по делопроизводству в России в 19 веке

Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

Дела, направленные в  министерство, могли попасть в  канцелярию министра или непосредственно  в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления  верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими  учреждениями и лицами, равного положения  и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания  министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в  министерство дела делились на три  категории:

- текущие дела (дела, поступавшие  на общих основаниях в соответствии  с установленным порядком) - донесения,  ведомости, представления, переписка  и др.;

- чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

- дела, "не терпящие  времени", или срочные. Дела  чрезвычайные и срочные рассматривались  в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная.

Документы, создававшиеся  в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Поскольку еще в последней  четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест"¹⁹, определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел ("не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2.9757).

Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная  регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации  делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная  регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера.

3. Система образцовых текстов. Русские письмовники.

Н.В.Варадинов  – "первый теоретик русского делопроизводства", отмечал, что делопроизводство имеет  свои источники "в законе и обычае". Канцелярский или деловой обычай, по его мнению, "всегда и во всех странах имел обширное влияние не только на способ составления деловых бумаг, но и на внешнюю сторону судопроизводства, на судебные обряда и судебные сроки". Обычай, или практика, наряду с законом играла существенную роль в поддержании культуры письменного делового общения.

В научной литературе, посвященной истории русского делопроизводства, внимание исследователей обращено, главным  образом, на законодательные источники, в то время как мощный пласт  делопроизводственной литературы, представляющей собой разного рода сборники образцов документов, непосредственно направленной на регламентацию состава документов, их формы и содержания, и в целом процессов документирования, практически не изучен.

Для того чтобы представить, сколь велико было значение этой литературы для практики, достаточно сказать, что список сборников образцов документов, рекомендованных Н.В.Варадиновым для практического применения, включает 42 наименования²⁰. Если учесть, что такие сборники активно издавались и переиздавались вплоть до Октябрьской революции, становится понятным, какое сильное влияние они оказывали на практику. Изучение этого рода литературы представляет интерес с многих точек зрения. Исследователи обращают внимание на два аспекта: во-первых, на структуру и содержание сборников, во-вторых, – на состав включаемых в них документов и их классификацию.

Исследователи отмечают, что, по-видимому, одним из первых печатных сборников образцов документов было "Наставление как  сочинять и писать всякие письма к  разным особам" 1765 г. С конца ХУШ в. такие сборники начинают издаваться регулярно. Известно три книги, каждая из которых вышла несколькими изданиями.

Появление печатных сборников образцов перевело их из разряда явлений уникальных в  разряд явлений массовых, что, естественно, расширило сферу их применения и усилило влияние на процессы документирования.

Нуждается в  пояснении использование в документоведческих исследованиях, в частности в  работе В.Ф.Янковой, термина "письмовник" для обозначения сборника образцов документов²¹. В рассматриваемый период для этой цели использовались термины: "письмовник", "азбуки", "письмоводитель", "секретарь-письмоводитель", "всеобщий секретарь", "кабинетный секретарь", "приказной обрядник", "всеобщий стряпчий", "канцелярский самоучитель" и др. В качестве общего термина принимается "письмовник", хотя он, как отмечает В.Ф.Янковая, "в этом значении в достаточной степени условен". Письмовниками назывались издания образцов писем разного содержания, в том числе – деловых. Именно в этом значении это слово и фиксируется в словарях русского языка. Может показаться, что ориентация на письма значительно сужала круг документов - образцов. Однако это не так.

В письмовники  включали такие документы, как прошения, заявления, договоры, контракты, свидетельства, паспорта, объявления, наставления, доношения, расписки, векселя, - то есть документы, предназначенные для передачи от одного лица другому. Определенная часть деловых бумаг, не являвшихся письмами, например, документы, составлявшие "внутреннее делопроизводство" присутственных мест, в отдельных случаях также включались в письмовники, но чаще издавались специальными сборниками, которые назывались "канцелярский самоучитель", "всеобщих стряпчий", "формы деловых бумаг". Эти сборники также условно относят к письмовникам.

Кроме того, существует несколько работ середины XIX в., которые  наряду с образцами и формами  деловых бумаг содержат теоретическую  часть, где делопроизводство рассматривается  как наука. Это работы В.Вельдбрехта, Н.В.Варадинова, Ф.Русанова²². Хотя они и не является просто письмовниками, но образцы и формы деловых бумаг составляют часть этих работ.

Объектом регламентации  в сборниках являлись все виды письменных сношений присутственных мест и лиг, канцелярские дела и бумаги, составлявшие "внутреннее" делопроизводство самого учреждения, независимо от того, какой властью оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме того, письмовники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами.

Задача этих сборников, как правило, формулировалась  самими авторами. Одни из них считали  своей целью обучить науке  сочинять письма и способствовать развитию навыков "правильно мыслить и  чисто выражать себя на языке" другие - дать полное руководство о порядке производства дел с описанием "обряда делопроизводства", указанием существующих законов и других полезных сведений, а также с приложением форм документов.  
В частности, Е.Колоколов (1849 г.) так определял цель своей книги: "издать о порядке производства следствий книгу, сколь можно полнее поместив в ней все законы и установления, заключающие в себе общий порядок следственного производства, а приложив к сему все необходимые для руководства формы".

Предназначались также сборники и государственным  чиновникам и частным лицам, вынужденным вести переписку. И.Морков (1820 г.) по этому поводу писал так: "...оказать тем услугу мою живущим в отдаленности от городов небогатым помещикам, кои за неимением способов нанимать стряпчего, могли бы в случае нужды, сами собою оною руководствоваться". В.Вельдбрехт (1854 г.) видел цель в том, чтобы "подчинить разнообразие канцелярской деятельности логическим началам"²³.

Таким образом, цели, которые ставили перед собой  авторы письмовников, можно представить  в виде некоторой иерархии:

• цель первого уровня: дать образцы, которыми можно было бы пользоваться при подготовке документов;
• цель второго уровня: дать описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессе производства дела;
• цель третьего уровня: дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.

Различные письмовники по-разному распределяются в зависимости от установки.

На цель первого  уровня была ориентирована большая  группа сборников, издававшихся на протяжении всего рассматриваемого периода  и включавших, как правило, только образцы документов с кратким руководством, как "сочинять и писать" разного рода письма; описанием разновидностей писем, требованиями к слогу, форме и структуре текстов. Как правило, эти сборники содержат образцы разного рода личных писем (дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных и других - всего более 20 разновидностей); образцы коммерческих писем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенных для подачи в присутственные места: контрактов, паспортов, аттестатов, духовных завещаний и др. Некоторые письмовники этой группы включали в качестве примеров письма великих особ, снабжались российским дорожником, сведениями о ярмарках, торговых городах, европейских "деньгах и монетах".