Кадровая служба

- документы воинского учета  для военнообязанных и лиц, подлежащих  призыву на военную службу (военный  билет, удостоверение гражданина, подлежащего  призыву на военную службу);

- документ об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний при поступлении на  работу, требующую специальных знаний  или специальной подготовки.

Согласно указанной статье ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Так, ТК РФ (ст. 213) предусматривает при поступлении на работу обязательные предварительные медицинские осмотры лиц, которые поступают на тяжелые работы, работы с вредными и (или) опасными условиями труда и работы.

В соответствии с Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» поступающий на государственную службу, кроме приведенных выше пяти основных документов, предъявляет также: личное заявление; справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Поступающий на службу в таможенные органы согласно Закону «О службе в таможенных органах Российской Федерации», по сравнению с требованиями статьи 65 ТК РФ, дополнительно представляет: личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и другие сведения о близких.

 

2.3 Трудовая книжка: выдача, оформление  и хранение

 

Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время в нашей стране параллельно используется два вида трудовых книжек – старого (советского) образца и нового образца, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г № 225.

Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных (коммерческих) предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров [12;210].

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является руководитель отдела персонала (кадров), а там, где такого отдела нет, – специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на  работу, перевод на другую постоянную  работу, увольнение;

- сведения о награждениях и  поощрениях: награждение орденами  и медалями, присвоение почетных  званий; поощрения за успехи в  работе, а также награждения и  поощрения, предусмотренные учредительными  документами;

- сведения об открытиях, на которые  выданы дипломы, об использованных  изобретениях и рационализаторских  предложениях и о выплаченных  в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения в соответствии с ТК РФ.

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении – в день увольнения.

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки [4;23].

При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего [12;49].

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии, которые хранятся в отделе кадров.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1 Трудовой кодекс Российской  Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года.

2 Формы первичных учетных документов  по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 г. № 1.

3 Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2010.

4 Басаков. М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2009.

5   Басаков, М.И. Делопроизводство, Ростов – на-Дону Феникс 2007

6   Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник, М.: МЦФР 2006

7   Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М, 2011.

8   Деденко, А. Н. Основы делопроизводства – М: «Лебедь», 2004

9   Кирсанова, М.В .Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М 2009

10 Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- СПб. Мысль, 2009.

11 Раицкая, Л.К., Коровина Л.В. Коммерческая корреспонденция и документация, М.: приор 2010

12 Рогожин, М.Ю. Все о кадровом  учете на предприятии. И: Юстицинформ, 2011

13   Семенихин, В.В. Кадровый документооборот, И: Эскимо.С: Отдел кадров, 2010    

14  Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству – М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное) 2006

15 Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. Учебное пособие, М.: Омега-Л 2007

16  Смирнова, Л.К., Крамар, Д.В., Кадровое  дело: 100 рабочих ситуаций, 2012

17  Труханович, Л.В., Щур, Д.Л. Справочник по делопроизводству – И: Дело и Сервис, 2010

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Утверждаю

______________________

(Ф.И.О.)

Директор предприятия

(учреждения, организации)

_________________________

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

I. Общие положения

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю директора по кадрам.

II. Задачи

Организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним;

организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

III. Структура

1. Структуру  и штаты отдела утверждает  заместитель директора предприятия  по кадрам в соответствии со  структурой аппарата управления  и нормативами численности специалистов  и служащих с учетом объемов  работы и особенностей производства.

2. В состав  отдела входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема, увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

IV. Функции

1. Разработка  текущих и перспективных планов  комплектования предприятия кадрами  с учетом изменения состава  работающих в связи с изменением  внешней и внутренней среды  предприятия.

2. Анализ  состава, деловых и других качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

3. Организация  работы по изучению деловых  качеств и других индивидуальных  особенностей специалистов с  целью подбора кадров в резерв  на выдвижение, осуществление контроля  над его обновлением и пополнением.

4. Контроль  над расстановкой и правильным  использованием руководящих работников  и специалистов в подразделениях  предприятия.

5. Представление  руководству предприятия предложений  по улучшению расстановки и  использованию рабочих кадров.

6. Подготовка  и систематизация материалов  на работников при собеседовании  и реализация совместно с соответствующими  подразделениями предприятия решений  аттестационной комиссии.

7. Оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя  предприятия, выдача различного  рода справок работникам предприятия.