Кадровое дело

Функциональная  структура системы управления персоналом

Функциональная структура  отражает разделение управленческих функций  между руководством и отдельными подразделениями.

Функция управления — особый вид управленческой деятельности, продукт  процесса разделения и специализации  труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку. Обычно выделяется от 10 до 25 функций  управления фирмой. Комплекс задач  — часть функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, анализ и т.д.).

Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к  конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением. Например, как на рис. 8.

Рис. 8. Комплекс задач  по функции «управление персоналом»

При построении функциональной структуры, как правило, используется матричный метод распределения  функций управления (табл. 5). Строки таблицы — это конкретные функции  управления, а столбцы — структурные  подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк  отмечаются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которой отвечает структурное подразделение. Матрица распределения функций  управления позволяет четко распределить их между руководством организации и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций за конкретными руководителями или служащими.

Факторы, влияющие на структуру кадровой службы

 
- Сфера деятельности организации  
- Численность персонала организации  
----------------------------------------------------------- 
   В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала,  
   в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, 
   в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.  
   Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.  
Но прежде всего следует уяснить содержание понятий «организационная структура» и «численный состав». 
   Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы1). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности. 
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Воз- Под внутренней структурной единицей (в раде источников — «базовой структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-специалистов, один из которых по совместительству выполняет также административные функции, являясь для остальных работников непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью персонала от 500 до 1000 человек. 
 
   Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК). 
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу). 
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника.    Выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенные должности  
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное подразделение в составе службы персонала. 
   Организационная структура отдела кадров определяется прежде всего численностью работников предприятия, а также характером (объемом и сложностью) задач кадровой работы. 
   Основные факторы, влияющие на выбор организационной структуры кадрового органа предприятия, представлены в таблице. С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть построена в соответствии с одним из трех типовых вариантов. 

ЗАДАЧИ КАДРОВОЙ РАБОТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
- прием работников на предприятие; 
- учет работников; 
- увольнение работников; 
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.). 
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; 
-расстановка работников предприятия; 
-перемещение работников предприятия; 
-становление в должности и адаптация работников. 
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
-изучение работников; 
-оценка работы работников; 
-аналитическая работа; 
-подготовка отчетов. 
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников; 
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам); 
- работа с письменными обращениями работников предприятия; 
- архивная и справочная работа. 
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
- документирование деятельности работников предприятия; 
- кадровая работа в подразделениях предприятия; 
- планирование кадровой работы; 
- руководство кадровой работой. 
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются: 
- размеры организации; 
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению); 
- стратегические цели организации; 
- стадия развития организации; 
- численность персонала; 
- приоритетные задачи работы с персоналом. 
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации. 
   Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб. 
   К главным задачам системы управления персоналом относят:

обеспечение организации квалифицированными кадрами; 
создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников; 
совершенствование системы оплаты труда и мотивации; 
повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала; 
предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности. 
формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата; 
совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников; 
участие в разработке организационной стратегии .

Принципами построения современной  системы управления персоналом считаются:

• эффективность подбора  и расстановки сотрудников; 
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения; 
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации; 
• быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала  имеет два направления: тактическое  и стратегическое. В рамках первого  осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление  набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших  кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей  и воспитание персонала в их духе. 
   Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики. 
   Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах. 
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов

Кадровая политика

    Под кадровой политикой обычно понимают систему теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы. Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами, общие и специфические требования к ним и разрабатывается собственниками организации, высшим руководством, кадровыми службами. 
   Основной целью кадровой политики является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности. 
Другими ее целями можно считать:

1) Обеспечение условий  реализации предусмотренных трудовым  законодательством прав и обязанностей  граждан; 
2) Рациональное использование кадрового потенциала; 
3) Формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

 
   Основными разновидностями кадровой  политики считаются политика  подбора кадров, политика обучения, политика оплаты труда, политика  формирования кадровых процедур, политика социальных отношений. 
В крупных компаниях кадровая политика обычно официально декларируется и подробно фиксируется в общих корпоративных документах: меморандумах, инструкциях, регламентирующих важнейшие аспекты управления человеческими ресурсами. В небольших фирмах она, как правило, специально не разрабатывается, а существует как система неофициальных установок владельцев. 
   Считается, что письменное оформление кадровой политики позволяет четко и наглядно отразить взгляды администрации, убедить персонал в ее доброй воле; улучшить взаимодействие подразделений; внести единообразие и последовательность в процесс принятия кадровых решений; информировать персонал о правилах внутренних взаимоотношений; улучшить морально-психологический климат и прочее. 
   Кадровая политика должна опираться на такие принципы, как справедливость, последовательность, соблюдение трудового законодательства, равенство и отсутствие дискриминации. Иногда, правда, она имеет дискриминационный характер по возрастному, национальному, половому и т.п. признаку, т.е. противоречит действующему трудовому законодательству. Ситуация в этом вопросе остается неблагоприятной. 
Однако работодателям, ориентирующимся на сиюминутные выгоды, следует помнить, что в перспективе такая политика ущербна, поскольку ухудшает имидж организации, существенно снижает возможности выбора кадров, стимулирует их отток, может привести к ненужным судебным и иным разбирательствам. Не случайно западные фирмы стараются избегать нарушений в этой области. 
   В основе формирования кадровой политики лежит анализ структуры персонала, эффективности использования рабочего времени, прогнозы развития производства и занятости. Иногда эта работа проводится с помощью специальных консалтинговых организаций, и хотя оплата их услуг весьма высока, отдача, как показывают исследования, в два десятка раз перекрывает затраты. 
   Кадровая политика организации определяется рядом факторов, которые можно разделить на внутренние и внешние. 
   К внешним относятся национальное трудовое законодательство; взаимоотношения с профсоюзом; состояние экономической конъюнктуры; перспективы развития рынка труда. 
Внутренними факторами являются структура и цели организации; территориальное размещение; применяемые технологии; господствующая культура; сложившиеся отношения и морально-психологический климат в коллективе. 
Кадровая политика основывается на кадровой концепции организации, являющейся наряду с производственной, финансово-экономической, научно-технической, маркетинговой политикой элементом общей концепции ее развития. 
   Главными направлениями кадровой политики могут быть:

 определение основных требований к персоналу в свете прогноза внутренней и внешней ситуации, перспектив развития организации; 
 формирование новых кадровых структур и разработка процедур механизмов управления персоналом;  формулирование концепции оплаты труда, материального и морального стимулирования работников в свете намеченной стратегии бизнеса; 
 выбор путей привлечения, использования, сохранения и высвобождения кадров, помощи в трудоустройстве при массовых увольнениях; 
 развитие социальных отношений; 
 определение путей развития кадров, обучения, переобучения, повышения их квалификации или массовой переподготовки в связи с переходом к новым технологиям, продвижения, омоложения, стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не соответствующих изменившимся требованиям и не способных освоить новые направления и методы работы; 
 улучшение морально-психологического климата в коллективе, привлечение рядовых работников к участию в управлении организацией и т.п.

Механизм реализации кадровой политики представляет собой систему  планов, норм и нормативов, организационных, административных, социальных, экономических  и иных мероприятий, нацеленных на решение  кадровых проблем и удовлетворение потребностей организации в персонале.

Кадровое планирование и его принципы

Планирование можно рассматривать  в двух аспектах. В широком смысле — это деятельность по выработке  политики и стратегии организации  и способов их реализации; в узком  — по составлению официальных  документов — планов. 
В рамках кадрового планирования, являющегося элементом обшей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения ее рабочей силой необходимой численности и качества, эффективного использования последней, совершенствования социальных отношений. 
Специфика кадрового планирования состоит в наличии двух подходов: 
- самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал, - подчиненного производственным, финансовым, коммерческим и иным планам — для остальных. 
Таким образом, планирование персонала является в большинстве случаев вторичным, производным по отношению к общей системе внутрифирменного планирования, и планы по персоналу дополняют и конкретизируют иные виды планов и программ. 
С помощью кадрового планирования можно определить, например:

• сколько работников, какой  квалификации, когда и где будут  необходимы; 
• какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей); 
• каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал; 
• как использовать персонал в соответствии с его потенциалом; 
• как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей; 
• как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы; 
• каких затрат потребуют проводимые мероприятия.