Как сделать делопроизводство эффективным

Министерство образования и  науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Саратовский  государственный технический университет 

имени Гагарина Ю. А.»

 

Институт  развития бизнеса и стратегий

 

Кафедра «Менеджмент и логистика»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство»

на тему: «Как сделать делопроизводство эффективным»

 

 

 

 

 

Выполнил: студент  IV курса,

группы МНЖ-41

Байрамов  Сердар Сейитмурадович

 

Проверил: канд. экон. наук, доцент

Кузнецова Инна Викторовна

 

 

 

Саратов – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………...	3
I ТЕОРИЧИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………	5
1.1 Проблемы управления документационной  деятельности на предприятии………….…………………………………………………………	5
1.2 Подходы и методы по улучшению  эффективного функционирования  документоведения на предприятии……………..……...	10
1.3 Ожидаемые результаты мероприятий  по улучшению эффективного функционирования  документоведения на предприятии…....	16
II ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………….	21
2.1 Штатное расписание организации…………………………………	21
2.2 Структура и штатная численность предприятия………………….	22
Заключение……………………………………………………………………..	28
Список использованной литературы и источников...……………………….	30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблемы  современного делопроизводства на предприятии  затрагивают одно из самых важных процессов любой организации, а  именно документирование управленческой деятельности. В настоящее время для повышения эффективности управления на предприятии необходимо совершенствование работы с документами, поскольку любое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.

В современном  мире информация играет решающую роль в ведении бизнеса. Она позволяет  оперативно принимать управленческие решения, осуществлять коммерческую деятельность, извлекать прибыль и минимизировать расходы и потери. Поэтому вся  информация, необходимая для эффективного управления, должна быть полной, доступной  и достоверной. Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину. Между тем работа с документацией была и остается одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно, влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Любая организация  не раз сталкивается с необходимостью представления информации в виде специальных документов, необходимых  для нормального функционирования всех управленческих процессов предприятия. Использование в управленческой деятельности информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

Правильно организованное делопроизводство –  это залог успешного бизнеса, поэтому повышение эффективности этой составляющей всегда уделяется большое внимание.

Целью данной курсовой является выявление предполагаемых путей развития эффективного делопроизводства на предприятии.

Для достижения поставленной цели сформированы следующие  задачи:

1. выявить проблемы управления документационной деятельности на предприятии;
2. определить подходы и методы по повышению эффективности работы с документами на предприятии;
3. оценить ожидаемые результаты внедрения мероприятий по улучшению эффективного функционирования документоведения на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Проблемы  управления документационной деятельности  на предприятии

 

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  являются источником, результатом и  инструментом этой деятельности. В  офисе производственного предприятия  технология работы с документами  может быть неразрывно связана с  технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок организации движения документов. В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Однако, обеспечение документационной деятельности не всегда успешно и эффективно функционирует  на предприятии, что приводит к нежелательным  задержкам в процессе управления организацией. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. Проблемы документационной деятельности любой организации практически одинаковы:

1. потеря документов;
2. задержки прохождения и исполнения;
3. избыточность документооборота;
4. противоречивость принимаемых решений;
5. бесконтрольность исполнителей;
6. непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
7. избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа;
8. невозможность восстановления истории работы с документами.

Все это  приводит к путанице и неразберихе, как следствие – к невозможности решения управленческих задач.

Согласно  статистическим исследованиям, секретарь-референт тратит около 80 % своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45 % рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия – до 30 % времени. При этом 30 % перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. Около 15 % бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70 % рабочего времени. Как следствие, 20-30 % поставленных задач вообще не решаются.

Как видим, проблем очень даже немало, а результатом  их является фактическая неуправляемость  организации, которая выражается в  том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям:

1. какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
2. какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
3. чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Источник  причин большинства проблем ДОУ – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении[1]. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре[2]. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии[3].

Руководители, конечно, хотят навести порядок  в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, но применяют  такие простые организационные  решения, лишь минимально соответствующие  уровню задач компании. Например, часто  используемый подход – создание и  поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма  совместной работы, использование электронной  почты как средства передачи документов и контроля исполнения[4].

Данные  меры работают, но только до определенного  момента. Как только решаемые компанией  задачи усложняются, увеличиваются  ее размеры, возможностей указанных  решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому  хаосу.

Единственный  путь решения – автоматизация  делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной  информационной системы документационного  обеспечения управления (сокращенно ИСДОУ).

Еще один альтернативный путь увеличения эффективности делопроизводства – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали  от своих программистов создать  для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные  программы, и деньги для этого  выделялись немалые. Но как только умная  машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат  объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей  значимости и незаменимости. С одной  стороны, чиновника обязывали предоставлять  системе информацию, обладателем  которой традиционно был он и  только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к  базе данных руководитель получал справку  о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более  того, система регулярно оповещала  о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.

Конечно, помимо субъективных, существовали и  объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным  из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, а также  крайне небольшой объем памяти, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Мало  что изменилось и сегодня: любое  уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно  объединить в локальную или корпоративную  сеть, что обеспечит полную технологическую  поддержку электронного документооборота, а дальше использования компьютеров Pentium для подготовки документа в редакторе Word с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.

Если  рассматривать проблему с другой стороны, то источник возникновения  большинства проблем лежит в  том, что уже изначально существует противоречие – всюду требуется  централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется  децентрализовано. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.

Для того же, чтобы обеспечить эффективное  централизованное управление по какой-либо совокупности документов, необходимо тщательно и своевременно отслеживать  и дублировать информацию из подразделений  в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные  нормативно-методические документы  и подготовленный персонал. Сегодня  практически ни одна организация  не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

К сожалению, опыт истории не раз показывал, что  прогресс не всегда приводит к устранению проблем, иногда он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это  относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают  не только новые перспективы, но и новые «подводные камни», дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Потерять можно не только информацию, существует возможность расстаться с большим капиталом [5].

Но трудности  существуют и на государственном  уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения  управления (АС ДОУ) только для поддержки  оперативной деятельности.

 

Не установлен и порядок признания юридической  силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют  методики экспертизы ценности электронных  документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.