Классификация документов

Содержание

 

Введение

Глава 1. Сущность классификации  документов

1.1 Развитие классификации документов

1.2 Классификация по обстоятельствам  их функционирования во внешней  среде

1.3 Классификация по информационной составляющей документа

1.4 Классификация по материальной  составляющей документа

Глава 2. Разновидности классификаций

2.1 Классификация Березиной  Н.М

2.2 Классификация Стенюкова  М.В

Заключение

Примечания

Литература

 

 

 

 

1.1 Развитие классификации  документов

делопроизводство документ материальный информационный

Классификация документов —  одна из наиболее давних и до сих  пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с  организацией и систематизацией  собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием  первых библиотек и архивов, в  частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности — классы, подклассы  и более дробные части —  являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран  Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических  классификаций, в итоге привел к  разработке Десятичной классификации  М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек  мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации  документов, учитывающий особенности  его содержания и формы, берет  свое начало в XX в. одновременно с введением  в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка  такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые  признаки текста, в частности особенности  знаковой природы информации, но и  характеристики формы документа, т.е. материального носителя.

Активно проблема классификации  документов начинает разрабатываться  лишь в конце 1960-х — начале 1970-х  годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х  — библиографоведами. Большинство  подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области  деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете  информационной и материальной составляющих документа1.

 

1.2 Классификация документов  по обстоятельствам их функционирования  во внешней среде

 

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак  деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, то есть во времени  и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время  появления документа во внешней  среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические  документы. Периодические документы - это документы, выходящие через  определенные промежутки времени нумерованными  или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические  документы - документы выходящие  в свет однократно и не имеющие  продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки  и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней  среде. По времени появления документа  во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр  документа, обладающий юридической  силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого  документа и все его внешние  признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различает  местный документ (в пределах одной  области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства  или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом)2.

 

1.3 Классификация по информационной  составляющей документа

 

Основные признаки классификации  по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения  информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность  для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных  таблиц и т.д. Тематика, предмет, а  также основные смысловые аспекты  могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут  служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации  документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся  пять вариантов Библиотечно-библиографической  классификации (ББК), Универсальная  десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация  литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации  и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных  стандартов, Международная классификация  изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых  систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы  делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна  по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного  отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в  обеспечении общества первичной  информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической  переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный  документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного  анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение  общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством  тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и  восприятия человеком информации, различают  текстовые и нетекстовые документы3.

В текстовом документе  знаком служит алфавит (буквы) естественного  языка. Текстовые документы часто  называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными  знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к  письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это  чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной  форме. Т.е. синонимами термина "текстовой  документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К  письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая  информация зафиксирована посредством  письменных знаков. А способ нанесения  этих знаков на носители - это их видовое  отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых  знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный  документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому  объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в  котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов  или явлений (карта, ноты, чертеж). К  этому классу документов относятся  картографический и нотный документы: картографический содержит изображения  особых объектов - поверхности Земли  или других небесных тел - выполненные  в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой  особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует  и передает информацию звуками. Это  так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы  относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным  приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга  с электронной нотной клавиатурой  и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью  записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому  признаку различают одно-, двух- и  трехмерные (объемные) документы. В  одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности4.

Однако абсолютное большинство  документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая  печать (календарики с мигающим изображением).

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная  в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без  специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные  для автоматического воспроизведения  информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения  структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать  о характере записи в таких  документах, потому что она выполнена  каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может  восприниматься с помощью различных  органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают  визуальный, тактильный, аудиальный и  аудиовизуальный документы5.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом  носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного  документа воспринимается через  прикосновение, т.е. осязание (книга  для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и  непубликуемый документы.

Документ, предназначенный  для широкого и многократного  использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также  выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как  правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).