Классификация документов

и) Классификация документов по способу документирования. По способу  документирования (или закрепления  информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный  документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки  письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или  карту. К рукописям относят также  документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный  полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной  полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и  т.д.). Такие документы выпускаются  издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем  нанесения красочного слоя на его  поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для  слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты  и т.д. Такие документы часто  называют произведениями печати или  изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания  резцом канавки на поверхности движущегося  носителя (грампластинки, фонографические  валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния  поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом, основанным на изменении  оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под  воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного  поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором  осуществлены посредством лазерного  луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный  класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука  или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает  не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный  журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки6.

 

1.4 Классификация по материальной  составляющей документа

 

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных  оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции  и др.

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной  и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных  документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные  и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные  синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят  книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные  документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы  на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они  создаются на металлической или  стеклянной основе.

До изобретения искусственных  носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной  коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет  определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном  уровне отличают книгу от газеты, грампластинку  от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме  книги, диска, магнитной ленты и  т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в  виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа  становится кодексом. Кодексовый или  блочный документ создан в форме  блока - кодекса, т.е. скрепленных между  собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную  полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят  также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и  т.д.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и  оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет  в себе две или более форм носителей  информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов  и грампластинки)7.

 

 

Глава 2 Разновидности классификаций

 

2.1 Классификация Березиной  Н.М

 

C целью создания возможностей  для проведения унификации и  стандартизации документов, для  того чтобы выработать правила  их составления и оформления, формы и методы работы с  ними, была произведена классификация  документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и  печатные);

• технические — это  обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется  графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых  передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы — изобразительные  документы, содержание которых фиксируется  с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• фотодокументы — изобразительные  документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для  выполнения основных задач.

По стадиям создания:

• черновик (предварительная  редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа —  точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все  реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат — копия, которая  выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической  силой, что и подлинник;

• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном  порядке;

• автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения  и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая  документация и др.;

• некоторые документы  имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения  материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система  банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в  свою очередь, делятся на входящие и  исходящие8.

 

2.2 Классификация Стенюкова  М.В

 

Классификация документов —  распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью  организации и повышения эффективности  работы с ними.

Классификация позволяет  выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить  их в инструкциях, организовать документы  в делопроизводстве.

Условно документы можно  разделить на следующие группы:

1. По способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду: отчетно-статистические.

3. По месту составления:  входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (составленные и используемые  в самой организации).

4. По грифу ограничения  доступа: открытые (несекретные); с  грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь  следующие грифы:

"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной  организации или отрасли);

"Секретно", "Совершенно  секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную  тайну);

"Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ);

"Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения  коммерческих целей, разглашение  которой может нанести ущерб  обладателю информации).

5. По происхождению: официальные  (служебные) (затрагивающие интересы  организации, составленные юридическим  или физическим лицом, оформленные  в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного  лица и являющиеся именными);

6. По юридической значимости: подлинники или оригиналы (первые  или единичные экземпляры официальных  документов, собственноручно подписанные  автором); копии (документы, полностью  воспроизводящие информацию подлинного  документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющие  юридической силы); заверенные копии  (копии документов, на которых  в соответствии с установленным  порядком проставляют необходимые  реквизиты, придающие им юридическую  силу); дубликаты (повторные экземпляры  подлинника документа, имеющие  юридическую силу).

7. По форме изложения:  индивидуальные (содержание которых  излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура,  часть документа, стандартные  фразы заранее подготовлены, а  другая часть заполняется при  составлении, например, справка с  места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).

8. По срокам хранения: постоянного  хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет)9.

 

Заключение

 

Таким образом, научные классификации  дают нам знание факта существования  данных классов исследуемого объекта  или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая  объективные закономерности исследуемых  процессов, служит основой логико-математического  или информационного моделирования, при котором сведения описываются  с помощью логических формул.

Классификация выполняет  важные функции не только в научном  исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем. В истории поиска сведений разработано немало определений  понятия классификации документальной информации. Главным образом библиотечно  – библиографические классификации, а так же классификации делопроизводственных и архивных документов.