Классификация документов и информации

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования 

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине

 

«Документоведение»

 

на тему

 

«Классификация документов и информации»

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студентка 985 группы

Москвина А.В.

 

Проверил:

зав. кафедрой

документоведения и  ДОУ,

д.и.н. Шилов С.П.

 

 

                

 

 

 

 

г. Тюмень

2009

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

1. Введение           3

 

 

 

2. Классификация документов и информации     7

 

 

2.1. Понятие классификации       7

 

 

2.2. Классификация документов      8

 

 

2.3. Проблемы классификации документов    23        

 

 

3. Список использованной литературы      26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ВВЕДЕНИЕ

 

В данной курсовой работе передо мной стоит задача представить  вашему вниманию различного рода классификацию  документов и информации. Конечно же, для начала нам предстоит выяснить, что такое классификация, для чего она нужна и какой разновидности она бывает.

В современном обществе существует не исчислимое множество  документов, хранящих в себе ту или  иную информацию.  Для упрощения  этого разнообразия документов появилась их классификация. Она делит документы и информацию на группы по их, наиболее существенным, признакам.

Для рассмотрения данной темы, я пользовалась литературой различных документолистов и проанализировала ее:

 

- Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М

 Современное делопроизводство.

Книга написана преподавателями  одного из старейших в России учебных заведений дистанционного образования – Государственного учебного центра «ГЗОС» на основе новых нормативных актов, в числе которых ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», «Инструкция по заполнению трудовых книжек». В тексте и приложениях приведены примеры оформления основных видов управленческих документов. Эта книга станет надежным помощником в повседневной работе секретарей, делопроизводителей, специалистов кадровой службы и опытным наставником для тех, кто только учится работать с документами.

 

 

- И.К. Корнеева, В.А.  Кудряева Делопроизводство

В книге, подготовленной ведущими преподавателями кафедры  документоведения и документационного  обеспечения управления Государственного университета управления, освещены все  вопросы грамотной и эффективной  организации современного производства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий. Предложены критерии выбора офисной техники и рекомендации по ее эксплуатации, а также инструктивно-методические материалы по технике безопасности. Кроме того, в данной книге вы найдете более 40 вспомогательных схем и таблиц и более 120 образцов документов.  Для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, студентов, преподавателей вузов, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.

 

- Андреева В.И. Делопроизводство

Практическое пособие  по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с  документами в современных организациях и на предприятиях. Кроме того, настоящее  издание содержит сведения, необходимые  руководителям, менеджерам, юрисконсультантам, бухгалтерам, аудиторам, налоговым инспекторам и другим специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации.

 

В пособии описаны  основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекции, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Материалы и пособия подготовлены в стогом соответствии  с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

 

- Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство

В книге излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения  вплоть до передачи в архив или  уничтожения. Впервые в руководстве  получили отражение особенности  работы с документами в организациях различных собственности.

Книга подготовлена на основе новейшей нормативной базы в области  делопроизводства и призвано помочь в подготовке квалифицированных  кадров работников делопроизводственных служб, а также в решении практических вопросов, возникающих в деятельности организаций при работе с документами.

Классификация необходима для того, чтобы выделить своего рода иерархию документов, тем самым, упрощая хранение, поиск и использование документов.

Все в обществе имеет  свою классификацию, свой порядок. Можно привести множество примеров: классификация книг в библиотеке, классификация товаров в магазине, классификация растений и т.д. Все в окружающем нас мире делится на классы, группы, то есть классифицируется.

 

 

 

Классификация является неотъемлемой частью нашего модернизированного общества.

Классификация документов появилась еще далеко в древности, при создании первых библиотек и  архивов. Предпринимались разнообразные  попытки упорядочения информации по ее схожим свойствам и содержанием.

В наши дни имеет место  уже установившаяся, более общая  и систематическая, классификация  документов, хотя преобразование подсистем  классифицирования документов по-прежнему продолжается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ

 

ПОНЯТИЕ КЛАССИФИКАЦИИ

 

Классификация (от лат. classis — разряд и facere — делать) — распределение, разделение объектов, понятий, названий по классам, группам, разрядам, при котором  в одну группу попадают объекты, обладающие общим признаком. В формальной логике под классификацией понимается разделение предметов какого - либо рода на классы по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающим их от предметов других родов, при этом каждый класс занимает в получившейся системе определенное постоянное место и, в свою очередь, делится на подклассы.

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы. Классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. ¹

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

   Существует множество  способов классификации управленческих  документов. Вот, например, некоторые  из них.

1).  По содержанию (важнейший  вид классификации) - это могут быть документы:

- по административным вопросам,

- вопросам материально-технического снабжения,

- планирования,

- бухгалтерского учета,

- подготовки кадров,

- внешнеторговой деятельности и т.д.;

2).  По происхождению  документы делятся на:

- официальные

- личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

3) По месту составления  документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его  пределы (исходящие) и внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию  выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.²

 

 

 

Основные признаки классификации  по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых  положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В  них производится деление на виды и подвиды в соответствии с  признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации  документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

 

 

 

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы  делят на первичные и вторичные. Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией. Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

 

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).