Классификация документов и информации

По качественным признакам  документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен  по установленной форме, имеет все  обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования  средств вычислительной техники  при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.). ⁵

Документооборот-это движение документов  с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

 

 

- Документы, поступающие из других организаций (входящие),

- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

- Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

 Классификация по  материальной составляющей документа:

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет  определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

 

 

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную  полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). ⁶

Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде:

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические  документы. Периодические документы - это документы, выходящие через  определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической  силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. ⁷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРОБЛЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ  ДОКУМЕНТОВ

 

Документолистика концентрирует свое внимание в основном на разработке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с применением средств кибернетики. Одна из задач документолистика – широкое развитие многоканальных систем как  таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), рассчитанных на такие системы.

В заключении целесообразно поставить  некоторые общие вопросы, связанные с проблемой классификации документной информации.

Первым из них является, на мой  взгляд, вопрос об организации современных  документных систем в нашей стране. На практике нет таких “чистых” комплексов узкого плана, а напротив – в современных условиях для всех документных систем характерно наличие общих разновидностей документов – таких, как положения, уставы, планы, отчеты, технические условия, нормативная документация, протоколы, решения, описания изобретений, открытий, чертежи, рукописи научных трудов, монографии и т.п.

Все материалы в составе библиотек, справочно-информационных фондов, фондов патентной документации, стандартов, в делопроизводстве и архивах  хранятся не только в виде традиционных подлинников документов на бумажной основе, но и в других видах – кинофотофонодокументов, записей на лентах автоматических приборов, на магнитных лентах и т.д. во всех документных системах носители информации могут быть так же в виде микрофильмов и фотокопий. Эти документы, подобно технической документации, хранятся обособленно.

 

 

Общностью характеризуемых документных  систем является и то, что их организация  в миниатюре копируется в масштабе конкретного учреждения, организации, предприятия, абсолютное большинство  которых имеет следующие информационные фонды: общий архив, патентное бюро, бюро нормализации и стандартизации, технический архив.

Поэтому, говоря о разработке единой документной классификации различных  видов источников информации, следует признать закономерным рассмотрение всей имеющейся в стране документации как единого информационного фонда.

Из всех участников информационной деятельности самый низкий уровень  механизации поисков информации – в архивах. Здесь механизация  и автоматизация информационных поисков целесообразна по наиболее интенсивно используемым фондам. При небольшом объеме информационной и справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения “малой” механизации, а в некоторых случаях и путем составления традиционных архивных справочников. В то же время и внедрение механизации и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета и охраны документации, но и средством широкого общения архивов как научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы как в центре, где расположены архивные учреждения, так и вне его.

 

 

 

 

 

 

Последний общий вопрос, возникший  как итог исследования, связан с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком смысле слова каждая документная классификация, в частности информационно-поисковая, в своей области может рассматриваться как начальный этап стандартизации, поскольку она способствует созданию единой системы организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится “Система единой классификации”.

В то же время, в более точном смысле слова, стандарт на классификационную систему необходимо рассматривать как довольно жестокую систему, предполагающую единую классификацию в пределах одного или нескольких типов документации и единообразное выполнение сложных решений в пределах одного класса для конкретной области знаний или деятельности.

Для того чтобы стандартизация на классификационные системы стала  практически осуществимой, необходим  высокий уровень научного и технического развития.⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М Современное делопроизводство.

 – СПб.: Питер, 2004. –  256 с.: ил.

 

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие \ издание  10-е, переработанное и дополненное  – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200с.

 

3. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. Делопроизводство – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456с.

 

4. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - №2. - С. 29-34.

 

5. Рудельсон К.И. Современный документные классификации. - М.: Наука, 1973.

 

6. . Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы и классификации // делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 5-10.

 

7. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга. - М., 1995.

 

8. Ступникова Т.С. Некоторые вопросы документации // Библиотековедение и библиография за рубежом: Сб. Статей. - М., 1959. Вып. 2.

 

9. Давыдова Э.Н., Рыбаков  А.Е. Делопроизводство: Учебн. и  практ. Руководство.– Мн.:ТетраСистемс, 1998. – 228 с.

 

10. Булатова А.Т. Теоретические  основы документоведения // Учебное  пособие. – М. 2004. – 224с. 

¹ Булатова А.Т. «Теоретические основы документоведения»

² Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие

³ Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство

⁴ Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М - Современное делопроизводство.

⁵ Басаков М.И.Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах

⁶ И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. Документоведение

⁷ Митяев К.Г. Документоведение

⁸ Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы