Контрольная работа по «Деловой документооборот»

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «Рыбинский государственный  авиационный технический университет имени П.А. Соловьева»

 

Факультет заочного обучения

 

Кафедра «Организация производства и управление качеством»

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине «Деловой документооборот»

 

Вариант № 3

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент группы ЗКП-12: 122412____________________________ Громов А.В.

 

Руководитель: к.т.н. доцент_______________________________ Горячева Н.В.

 

 

 

 

Рыбинск 2014

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов и документооборота, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом нуждается в ведении регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов , документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии системы в документообороте приводит к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Цель изучения дисциплины – получение теоретических знаний и формирование навыков в области документационного обеспечения управления.

Задачи изучения дисциплины:

-   изучение требований к составлению и оформлению документации;

- получение навыков оформления основных видов организационно-распорядительной документации;

- ознакомление с правилами  составления и обработки деловой  и коммерческой корреспонденции;

- изучение организации  работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Этикет делового общения

Начинающему свою карьеру в офисе недостаточно владеть навыками офисного этикета. Немаловажную составляющую в вашем продвижении будут играть встречи, переговоры, другие официальные мероприятия, правильное поведение на которых станет залогом успеха. Этикет деловой сферы очень многогранен, и постичь его сразу весь невозможно. Но к этому нужно стремиться.

Рассматривая этикет делового общения, коснемся основных пунктов. Естественно, будут изложены, лишь основные моменты, незнание которых может перечеркнуть успех уже на самых первых минутах встречи.

Не стоит говорить о том, что на деловые встречи не принято опаздывать. К приему гостей тоже следует подготовиться заранее. Перед встречей тщательно проработайте план переговоров, обсудите его с коллегами, поскольку успех деловых переговоров – успех всей компании. С особой остротой отнеситесь к внешнему виду. Перед встречей соберите как можно больше информации о компании, с которой намечена встреча, продумайте все вопросы, которые хотели бы задать.

2.1 Протокол первых секунд

В данное понятие входит: приветствие, представление, обращение и рукопожатие.

Приветствие, представление. Если участники встречи еще не знакомы, следует представиться. Первым по правилам представляется руководитель принимающей стороны, затем глава среди гостей. После этого они представляют друг другу остальных сотрудников. В случае многочисленности прибывшей делегации избегают поименного представления, заменив его на списки участников, в которых указаны все участники встречи (по имени и должности):

• младшего всегда представляют старшему. Но в случае деловой встрече пол не играет роли;
• если ранее уже доводилось встречаться с партнером по переговорам, не следует приветствие и представление менять на «Вы меня помните» или «Мы с вами уже встречались». Просто представьтесь еще раз;
• если кто-то не назвал вам своего имени, можно смело его об этом спросить. Но не спрашивать повторно. Старайтесь запоминать имена сразу и правильно, чтобы не попасть в неловкую ситуацию.

Рукопожатие – одна из самых древних форм приветствия и прощания. Также его используют в знак заключения соглашения:

• рукопожатие следует сразу за словами приветствия.
• если вас представляют другому человеку, первым протянуть руку должен он;
• между младшим и старшим по возрасту или положению инициатива рукопожатия должна исходить от старшего;
• женщине отдается право решить, подавать руку или нет. Этикет предписывает ей первой подавать руку для приветствия;
• если, подойдя к группе, вы обменялись рукопожатием с одним из членов, следует то же самое сделать со всеми. Если группа многочисленная – можно ограничиться устным приветствием;