Знакомство в деловых кругах
широко использует визитные карточки.
Их оформление должно следовать нормам
этикета: хорошо читаемый шрифт, имя, фамилия,
должность владельца карточки, наименование
фирмы, контактные данные. Современные
визитки часто бывают двусторонними с
дублированием данных на иностранном
языке, но это не отвечает принятым этикетным
нормам. Поэтому правильнее заказывать
две разных визитки на разных языках:
- младший по возрасту передает
визитку старшему;
- мужчина первым вручает визитку
женщине;
- крайне неприлично подавать
визитку с исправленными (зачеркнутыми)
данными. При внесении изменений следует
заказать новые визитки;
- допустимо использование визитки
для заочного знакомства. При этом карточку
отправляют загнутой с левого угла. По правилам хорошего тона в ответ тоже должна последовать визитка.
Обращение. Очень важно правильно обращаться
к партнерам. Обращение к человеку без
называния имени дурно скажется на репутации:
На деловых встречах присутствуют
не только новые люди, но и коллеги, с которыми
сложились теплые дружеские отношения.
По правилам этикета во время деловой
встречи недопустима фамильярность. Следует
перейти на «Вы» со всеми участниками
переговоров. Называть ли при этом человека
по имени-отчеству или только по имени
– зависит от ситуации:
- если речь зашла о ком-то, не
принято говорить в третьем лице «он»,
«она»: «Николай Алексеевич предложил…»,
«Анна Витальевна разработала…»;
- во время переговоров не перебивайте
собеседника, дайте ему высказаться полностью;
- контролируйте свои эмоции.
Какой бы ни была тема общения – не стоит
забывать, что это деловое общение, которое
предполагает лишь наличие холодного
расчета и никаких эмоций;
- следите за громкостью своей
речи. Не следует говорить слишком громко
или почти шепотом, говорите четко, внятно.
Следите за словами-паразитами и излишними
звуками между словами.
2.2 Этикет сетевого общения,
деловой электронной и бумажной
переписки
В современном деловом мире
переписка и общение в интернет-сети, порою,
занимает большее место, нежели личное
общение. И обусловлено это множеством
причин. Основным положительным моментом
является экономия времени и расстояний.
Несмотря на то, что такой способ общения
сравнительно молод, он уже прочно укоренился
в бизнес-среде и имеет свои нормы и правила,
которые следует знать начинающему карьеристу.
- электронное письмо: возьмите
за правило писать в строке «Тема» хотя
бы пару слов. Любое письмо начинается
с приветствия и заканчивается прощанием.
Деловая переписка не предполагает использование
широкого спектра шрифтов и цветового
оформления, равно как и смайликов и др.
средств выражения эмоций. Письмо разбивайте
на абзацы, сохраняя тем самым последовательность
изложения. Подпись в конце письма должна
содержать не только ваше имя, но и должность,
контакты. По правилам этикета на деловое
письмо следует отвечать в течение 2 суток.
Если ответ пишите позднее – обязательно
извинитесь и укажите объективную причину
молчания. Если ответа не поступило через
неделю – это расценивается как отказ
от продолжения общения;
- помимо электронной переписки,
широко используют Skype, ICQ и др. Указание на данный вид связи может быть в контактах электронного письма. При таком общении опускаются долгие официальные приветствия, прощания и др. Также нет строгой пунктуации. Но грамотности языка никто не отменял. Переход полностью не интернет-сленг неуместен. Как неуместно и обращение на «ты» без обоюдного согласия. Ответ «ok» на сообщение расценивается,
как вынужденное согласие, т. е. собеседнику
не очень удобно сейчас говорить. Поэтому
вернитесь к общению позже;
- помимо интернет-общения по
сей день широко используется обычная переписка с использованием бумаги и конвертов. В зависимости от темы такие письма пишут на обычной бумаге либо на фирменном бланке организации. Второе использовать без надобности не следует. Как и в электронном письме, обязательно приветствие, сам текст письма, прощание подпись с указанием имени, должности и контактов составителя письма. Некоторые письма требуют печати компании. Письма на фирменном бланке в печати не нуждаются. В отличие от электронной переписки у такого письма нет графы «Тема», поэтому обязательно наличие в так называемой шапке письма наименования адресата. Более детально данную тему изучает секретарь компании, поэтому начинающем специалисту достаточно составить текст письма, а его оформлением займется уполномоченный на это сотрудник.
2.3 Этикет телефонных переговоров
Во время телефонного общения
наиглавнейшую роль играет ваша речь.
Собеседник не видит вас, только слышит.
Поэтому следите за громкостью речи, за
скоростью, отчетливостью. Соблюдайте
следующие правила:
- отвечать на звонок следует
не позднее 3 гудка. Если звоните сами,
то класть трубку следует не ранее 4-5 гудка;
- обязательно приветствие. Перед
тем, как начать разговор, осведомитесь,
удобно ли собеседнику сейчас общаться.
Если нет – спросите, когда можно повторить
звонок;
- заканчивает разговор или перезванивает
в случае прерывания звонка инициатор;
- если вы звоните кому-либо через
третье лицо (например, через секретаря),
обязательно представьтесь, назовите
от какой компании вы звоните и коротко
сообщите тему предстоящего разговора;
- если вы сами являетесь третьим лицом и вас
просят соединить с кем-либо – поинтересуйтесь целью разговора;
- никогда не используйте ответ
«звоню по личному делу». Запомните –
личные дела решаются вне рабочего времени
и вне офиса;
- если вы обещали перезвонить,
обязательно сделайте это;
- следите за тоном своего голоса.
Собеседнику незачем знать, что вы устали
или раздражены;
- если вы используете смс-общение,
помните, что оно рассчитано на определенное
количество знаков: коротко и ясно излагайте
суть, не обременяя собеседника;
- как и при личной встрече, давайте
собеседнику возможность завершить свою
речь, не перебивайте его;
- не разговаривайте с другими
во время телефонных переговоров. Ваш
собеседник может почувствовать недостаток
внимания к себе;
- если связь плохого качества
и мешает пониманию речи, правильным будет
предложение продолжить разговор немного
позже. В этом случае инициатором завершения
звонка может быть любая из сторон.
2.4 Правила бизнес-встречи,
проходящей во время обеда/бизнес-ланча
Деловая встреча во время обеда
– хороший способ создать непринужденную
обстановку, что позволит настроить собеседника
на нужную волну. Для проведения такой
встречи используют рестораны, но можно
приглашать партнеров в офис. Показателем
уважения к собеседнику будет назначение
встречи в ресторане неподалеку от его
офиса:
- столик заказывает инициатор
встречи. Заранее следует осведомиться
о вкусах и предпочтениях участников обеда.
- инициатор встречи должен прийти
в ресторан на 10-15 минут раньше;
Если встреча происходит в офисе,
то для этого подойдет конференц-зал или
переговорная комната. Обслуживать такой
обед должен специально заказанный персонал,
а не другие сотрудники офиса.
Какой бы непринужденной обстановка
ни была, не забывайте о правилах приличия
за столом
Помимо того, следует не забывать,
что главной целью обеда будет деловой
разговор. Начинать следует с общих фраз,
плавно переходя к сути вопроса. Деловой
обед – неформальная встреча, поэтому
тут будут уместны шутки, затрагивание
отвлеченных тем. Но все это по-прежнему
не дает права перехода на личности, как
в обращениях, так и в темах бесед. Будьте
корректны и тактичны во всем.
Этикет деловой сферы очень
многогранен, и постичь его сразу весь
невозможно. Но к этому нужно стремиться.
Не стоит забывать, что культура и соблюдение
норм и правил поведения будут играть
первостепенную роль в продвижении по
карьерной лестнице. Ведь, помимо того,
что вы подающий большие надежды специалист,
вы еще и лицо компании, с которым компания
предстает в глазах партнеров. Поэтому
необходимо учиться думать о себе не как
об отдельной личности в стенах офиса,
а как о части всего коллектива.
Заключение
С развитием рыночных отношений
и изменением форм собственности в России
появляется устойчивый спрос на решения
в области автоматизации работы с документами
и организации бизнеса. Огромный потенциальный
спрос на программы и услуги в области
автоматизации делопроизводства вызван
целым рядом причин.
- С документами работают абсолютно
все организации и большое количество
частных лиц.
- Практически каждая организация
сталкивается с проблемами в делопроизводстве,
даже если речь не идет об его автоматизации:
документы теряются, не контролируются, не исполняются
и т.д.
- За счет улучшения ведения делопроизводства
предприятия и организации получают реальный
шанс улучшить качество своего управления,
что является одной из актуальнейших задач
современной российской экономики.
- Квалификация секретарей и
лиц, отвечающих в организациях за ведение
делопроизводства, недостаточна и требует
повышения ее уровня.
- Чрезвычайно велики запросы
пользователей на совершенствование программ
автоматизации делопроизводства и их
интеграцию с многочисленными автоматизированными
рабочими местами, информационными и прикладными
системами.
Целый ряд национальных особенностей
в ведении делопроизводства, языке и культуре
не позволяют использовать западные готовые
прикладные решения. К счастью, появляется
все большее количество российских производителей,
предлагающих недорогие качественные
решения в этой области. Это дает надежду
на то, что перспективы развития отрасли
достаточно благоприятны, и уже сейчас
видна необходимость в проведении специализированных
мероприятий, направленных на пропаганду
решений, выработку стандартов и создание
профессиональных объединений субъектов
данного рынка.
Список используемых источников
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система ОРД. Требования к оформлению
документов. – 03.03.03 – М.: Издательство
стандартов, 2003. – 19 с.