Контрольная работа по "Делопроизводству"

Начальник управления Подпись Г.П. Петров

 
Приложение1.2 Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ Приказ директора (или постановление главы администрации области, района и т.д.) От____________ №____________

Инструкция по делопроизводству в ___________________________

Наименование организации

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству  подготовлена_____________

______________________________________________________________

Наименование отдела

 

 

16. ПРИ ВРЕМЕННОМ  ОТСУТСТВИИ ДИРЕКТОРА ПРЕДПРИЯТИЯ  ВЕТРОВА Б.Г. ДОКУМЕНТ, ОФОРМЛЕННЫЙ  НА БЛАНКЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ПОДПИСЫВАЕТ  ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЮГОВ Л.А. КАК  СЛЕДУЕТ ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПОДПИСЬ  Л.А. ЮГОВА?

 

17. ОФОРМИТЕ ПРАВИЛЬНО  РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ», ЕСЛИ ДОКУМЕНТ ГОТОВИЛА АННА  ИВАНОВНА СИДОРОВА, ЧЕЙ РАБОЧИЙ  ТЕЛЕФОН 332 35 18.

18. ОФОРМИТЕ ПРАВИЛЬНО  РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ», ЕСЛИ ПИСЬМО  АДРЕСОВАНО ДИРЕКТОРУ ООО «АВАНГАРД» С.И. КУЗНЕЦОВУ, А ОРГАНИЗАЦИЯ РАСПОЛОЖЕНА В ТЮМЕНИ, УЛ. НОВАЯ, Д. 10, ОФ. 301, ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС 625003

 

19. СЛЕДУЕТ ЛИ  ПРОСТАВЛЯТЬ РЕКВИЗИТ «НАИМЕНОВАНИЕ  ВИДА ДОКУМЕНТА» НА ЗАЯВЛЕНИИ? ПИСЬМЕ? ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКЕ? ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ?

Составление и оформление служебных записок необходимо в работе любой организации. Умение грамотно и содержательно их оформлять во многом определяет качество и оперативность информационного обмена внутри организации.

Рассмотрим определения служебной записки из разных научных и учебных источников.

В журнале «Организация документооборота на предприятии», в статье «Оформление реквизитов служебного письма» от 25 декабря 2009 г дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам:

1. материально-технического,
2. информационного,
3. хозяйственного обеспечения и др.

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 5 марта 2002 г. О замене датчика температурного режима В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении № 4 склада № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима. Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов

Образец служебной записки (Мосеев Р.Н. Оформление реквизитов служебного письма // Организация документооборота на предприятии, 2009, № 11, С. 11)

Приложение 3

Образец служебной записки (Миронова Е.В. Докладные и служебные записки // Секретарь-референт, 2006, № 3, С. 17)

Приложение 4 Наименование организации Наименование структурного подразделения СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000№00 Адресат Резолюция Место составления Заголовок к тексту начинается с предлога «о..» ТЕКСТ. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или ситуация, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части излагаются выводы и предложения. Оформляют приложение, если оно есть: Приложение: 1. Наименование приложения 2. Наименование приложения Наименование должности Подпись И.О.Фамилия Фамилия исполнителя Номер его телефона В дело № 00-00 Личная подпись исполнителя Дата

 

20. ВСЕГДА ЛИ  ОФОРМЛЯЕТСЯ РЕКВИЗИТ «ЗАГОЛОВОК  К ТЕКСТУ»?

Заголовок официального документа - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. ... При изготовлении бланка допускается наносить ограничительные отметки для реквизита «Заголовок к тексту».

21. КАК ОФОРМЛЯЕТСЯ  ПРИЛОЖЕНИЕ К ПИСЬМУ, ОФОРМЛЕННОМУ  НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ?

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации (02 - герб субъекта  Российской Федерации или 03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания));  
04 - код организации  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)  
08 - наименование организации  
09 - справочные данные об организации  
а также ограничительные отметки для реквизитов:  
11 - дата документа  
12 - регистрационный номер документа  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа  
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.  
15 – адресат  
18 - заголовок к тексту  
19 - отметка о контроле  
20 - текст документа

22. КЕМ ОФОРМЛЯЕТСЯ  РЕКВИЗИТ «РЕЗОЛЮЦИЯ» И КАКИЕ ЭЛЕМЕНТЫ ВКЛЮЧАЕТ?

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2

Например:

Морозовой Н.В.  Федосеевой Н.А.     Прошу подготовить проект   договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009     Личная подпись     Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.4

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Резолюция"

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.

23. НАЗОВИТЕ МЕСТО  РАСПОЛОЖЕНИЯ НА ДОКУМЕНТЕ РЕКВИЗИТА  «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ».

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»

Реквизит «гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа (профессиональные комитеты, советы трудовых коллективов и т.п.).

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

- слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается  прописными буквами без кавычек);

- наименования должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование  учреждения);

- личной подписи должностного  лица и ее расшифровки;

- даты согласования.

24. ПОЧЕМУ В  ПРИКАЗЕ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  НЕ СТАВИТСЯ РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА  О КОНТРОЛЕ»?

Приказ - это правовой акт (нормативный документ), издаваемый Руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам:

• совершенствования структуры и организации работы предприятия;
• планирования;
• отчетности;
• финансирования;
• кредитования;
• внешнеэкономической деятельности;
• реализации продукции и оказания услуг;
• другим вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

Приказы по основной (производственной) деятельности издаются на основании и во исполнение:

• действующего законодательства;
• распорядительных документов вышестоящих органов управления (нормативных документов государственных органов);
• в связи с производственной необходимостью;
• в инициативном порядке. 
   

 

 

 

 

25. ГДЕ НА БЛАНКЕ  СТАВИТСЯ РЕКВИЗИТ «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР ДОКУМЕНТА»?

 

 

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Рис. 17. Пример оформления даты и регистрационного номера на бланке письма

26. ИЗ КАКИХ  ЧАСТЕЙ СОСТОИТ ТЕКСТ ПРИКАЗА  ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?

 

 

 состоит из двух частей:

27. ИМЕЮТ ЛИ  ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ  УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ И, ЕСЛИ  ДА, ДЛЯ КАКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ ОНИ  ОБЯЗАТЕЛЬНЫ?

 

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые

В деятельности кадровой службы оформление документов является одним из самых ответственных участков работы. Требования, предъявляемые к оформлению документов, в том числе кадровых, содержатся в различных нормативно-правовых актах, количество которых за последние годы значительно возросло. Как правило, тот или иной нормативно-распорядительный акт регламентирует оформление определенного вида документа.

Наиболее сложная ситуация в настоящее время сложилась в отношении приказов по личному составу, требования к оформлению которых сформулированы в разных нормативно-правовых актах. При оформлении приказов по личному составу необходимо знать, в какую унифицированную систему документации включен приказ, и, соответственно, оформлять его по правилам данной системы.

28. ГДЕ ПИШЕТСЯ  ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ИЗДАНИЯ ПРИКАЗА  ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ?

Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.) , дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.  
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.  
Заявление  
Наиболее массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель. Уведомление  
Другим распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.  

 

29. В КАКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ  ОФОРМЛЯЕТСЯ ВВОДНАЯ ЧАСТЬ ПРОТОКОЛА?

Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.