Контроль исполнения документов

Содержание

          Введение………………………………………………………………...….3

1. Контроль исполнения документов…………………………...……..4
2. Формы контроля за исполнением документов……………………8
3. Резолюция руководителя………………………………………...….10

Структура резолюции……………………………………………...….10

Адресность резолюции…………………………………………..……10

Побуждение к действию…………………………………………...….11

Подпись руководителя и дата резолюции……………………...……13

          Заключение………………………………………………………..……..14

          Список использованной литературы…………………………………15

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая приводит организацию к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом организации, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Цели контрольно-курсовой работы:

- проведение анализа организации контроля исполнения документов на предприятии.

Задачи контрольно-курсовой работы

- рассмотреть понятие,  значение и организация контроля  исполнения документов;

- изучить формы контроля за исполнением документов;

- проанализировать резолюцию  руководителя.

 

 

 

 

1 Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

При этом основными  задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.¹ 

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и  контролировать выполнение задания  поэтапно.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой  контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная  служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку  без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

 

2 Формы контроля за исполнением документов

Существует две  формы контроля за исполнением документов:

• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.²

При осуществлении  контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. (Приложение 1)

После снятия документа  с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки  и переставляется в справочную, так  как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается  и используется при необходимости  в других справочных картотеках. 

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.³

 

 

 

 

 

 

 

3 Резолюция руководителя.

Резолюция руководителя - это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с юридическими энциклопедическим словарем резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет  распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

3.1 Структура резолюции

Наиболее общая структура  практически любой резолюции  предполагает наличие следующих  элементов (частей):

• Указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция,
• Характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• Указание сроков ожидаемого исполнения;
• Подпись руководителя;
• Дата резолюции.

Иногда руководитель может  дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное  решение или как следовало  бы организовать проработку документа).

3.2 Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции – адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других, либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя необязательно. Адресат содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии.

Если в резолюции указано  несколько исполнителей, то ответственным  за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции  назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или  подчеркивать ответственного исполнителя  не разрешается.

3.3 Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции  будут присутствовать управленческие операторы, позволяющие активно  влиять на процесс принятия решения  в желаемом направлении.