Контроль исполнения документов

Некоторые, из возможных, управленческих операторов:

• «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
• «дополнительно переговорить»;
• «подтвердить получение»;
• «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции  необходимо учитывать и то, в какой  мере анализируемая ситуация носит  типовой для данной организации  характер. Если ситуация типовая, то и  решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой  схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель решает задачу ее идентификации. При  этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

• ситуация является стандартной
• ситуация не является стандартной
• ситуация не является стандартной и не имеет аналогов

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает  одну из следующих альтернатив:

Руководитель считает  целесообразным принять окончательное  решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть  следующим образом.

Руководитель считает, что  окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В  этом случае текст резолюции будет  выглядеть следующим образом.

Содержание действия, безусловно, будет зависеть от квалификации работника. Чем она выше у исполнителя, тем  большую свободу действий ему  можно предоставить. В связи с  этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

• к руководству;
• к исполнению;
• к сведению;

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих  дополнительных разъяснений и имеющих  типовые сроки исполнения, резолюции  оформляются по упрощенной схеме: указывается  исполнитель, подпись автора и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя  не возникали дополнительные обращения  за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя  и учитывать их приоритетность, степень  завышенности, а также ряд других факторов. Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения).  Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсов, другие поручения и т. д.

3.4 Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без  расшифровки) и дата резолюции также  являются ее неотъемлемой частью и  определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции. В целях экономии времени руководителя секретарь  ил помощник может заранее подготовить  проект резолюции и представить  руководителю , который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.⁴

 

 

 

 

 

 

Заключение

Контроль исполнения задания  — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении  своевременного и качественного  исполнения поручений и решения  вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания.

Каждый хороший руководитель стремится создать такую систему, которая давала бы ему возможность отслеживать качество управленческих решений, особенно механизм их реализации и самореализации в деловом поведении работников.

Таким образом, мы видим, что  контроль организации исполнения управленческих решений — это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения  дел на основе разработанных критериев. Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя  включиться в управление рабочим  процессом.

Вся информация, которая  поступает руководителю «извне»  и «изнутри», анализируется им с точки зрения сигналов благополучия и неблагополучия. Каждую угрозу он оценивает двояко: могут ли справиться с ней его работники или лучше, если в ситуацию вмешается он сам? Если у него есть достаточный простор для маневра, то он может рисковать, доверяя сотрудникам. Если же это условие отсутствует, то за дело приходится браться самому руководителю. Он может подстраховать своих подчиненных в случае их ошибок, но только тогда, когда владеет возможностью перераспределять ресурсы в зависимости от ситуации.

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. В.А. Кудряева Организация работы с документами: Учебник – М.: ИНФРА-М, 2011. 592 с.
2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.
3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - «Альфа», Санкт – Петербург, 2009. – 341 с.
4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство - ПРИОР, 2009. – 127 с.
5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
6. Интернет-ресурс      http://ru.wikipedia.org

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Форма регистрационно-контрольной  карточки сроковой картотеки

Лицевая сторона

Оборотная сторона

 

Приложение 2

СВОДКА

Об исполнении документов по состоянию на ___________________________

Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них
	Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные в срок	Исполняемые в срок	С продленным сроком исполнения	Не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7

 

 

Приложение 3

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Вид, № и дата документа	Кроткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет исполнено
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Графы 5-7 заполняются в  подразделении.

¹ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

² Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

³ Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2009.

⁴  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. М.: ПРИОР, 2011