Контроль исполнения документов

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль  исполнения документов может выполняться  с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления  контроля исполнения документов в регистрационную  форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный  перечень таких данных приведен в (Приложении 1).

При ведении контроля с помощью РКК  следует иметь в виду, что в  этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения  – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется  общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении –  контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации  локальной сети электронный вариант  карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно  исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

 

10

 

Единой  унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен  перечень сведений о документе, необходимых  для ведения контроля документов, каждая организация может разработать  собственную РКК.

Из РКК формируется  контрольная картотека, которая  имеет два раздела: «Контролируемый  массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе  РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в  следующем месяце. В начале каждого  месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с  датой их исполнения.

Для контроля за исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнении  документов. В него помещаются РКК  исполненных документов (т.е. после  того, как документ исполнен и передан  в дело). Этот раздел картотеки может  формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики  организации: по корреспондентам, видам  документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы  исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

11

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа  направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. 

В течение всего срока  исполнения служба ДОУ регулярно  проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Приложение 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. 

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

·             задания последующих лет – не реже одного раза в год;

·             задания  последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

·             задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания  исполнителям и информация о них  фиксируются в регистрационно-контрольной  форме.

При необходимости  изменения срока исполнения документа  ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока  обращается к руководителю, вынесшему  резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о  продлении срока исполнения документа  с указанием планируемого срока  исполнения документа. В противном  случае документ будет считаться  неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный  исполнитель своевременно информирует  службу ДОУ для внесения изменений  в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается  исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о  характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

12

Снятие документа  с контроля

На копии  документа проставляется отметка  об исполнении документа и направлении  в дело, включающая:

-     краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

-     отметку "В дело";

-     номер дела, в котором будет храниться документ;

-     дату;

-     подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную  форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего  исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью  РКК, карточка исполненного документа  переставляется во второй раздел картотеки.

Если  служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она  вправе вернуть документ на доработку  без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был  подписан руководителем. В конфликтной  ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации. 

Копия исполненного документа помещается в дело в  соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.  

Служба  ДОУ обобщает и систематизирует  данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные  о контроле исполнения должны содержать  сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской  дисциплины.

Для обобщения  данных о контроле используются различные  формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать  данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Приложение 3, 4).

13

Сводки  о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются  руководителем службы ДОУ организации.  

Данные о  ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству  организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

- общее количество  документов на исполнении;

- количество  исполненных документов в срок (%);

- количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек  исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.

Типовые регламенты, являются основой разработки Регламентов федеральных органов  исполнительной власти и их территориальных  органов. Они не могут рассматриваться  как нормативный документ для  негосударственных структур управления. Однако детальная разработка процедуры  контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована секретарями, отвечающими за делопроизводство небольших и средних фирм, службами делопроизводства (службами ДОУ) при регламентации "своего" делопроизводства. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству. Такой путь нам представляется наиболее целесообразным, т. к. инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом.

Важно, чтобы такой документ в организации  был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины.

 

 

 

 

 

 

15

Список используемой литературы

• Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании"
• ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

Приложение

Приложение 1.  Минимальные сведения о документе для осуществления контроля

 

1. Автор (корреспондент)
2. Наименование вида документа
3. Дата документа
4. Регистрационный номер документа
5. Дата поступления
6. Регистрационный номер поступления
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
8. Резолюция
9. Срок исполнения
10. Отметка об исполнении документа
11. Номер дела

Приложение 2. Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения документа  

 

ООО «Прогресс» Служба ДОУ

Напоминание    Ответственному исполнителю    Рябцеву Н.Н.     Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.    Срок исполнения документа  – 26.11.2007.     В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам  согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

23.11.2007

 

 

 

Приложение 3.

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________  

 

 

 

Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них
	Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные в срок	Исполняемые в срок	С продленным сроком исполнения	Не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7