Контроль исполнения документов

В настоящее время документы приходят не только по почте, но и по электронной почте и по факсу, доставленные курьером или посетителем. Передача документов на рассмотрение осуществляется в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь на рассмотрение руководителю. К числу исходящих (отправляемых) документов, относятся главным образом, ответные письма. Подписанные документы, регистрируются и передаются на отправку. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются в традиционных журналах. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ регистрируется один раз.

В состав основных реквизитов регистрации входят:

- наименование организации;

- наименование вида документ;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту ( краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документов.

Поручениями (резолюциями) руководства ООО «ЛЕГЕНДА СУПЕРМАРКЕТ» определяются  ответственные исполнители, сроки решения вопроса (подготовки ответа) или представления предложений руководству организации для принятия окончательного решения. Однако выявлены следующие недостатки:

1.                                Механизм контроля исполнения в ООО «ЛЕГЕНДА СУПЕРМАРКЕТ» практически не разработан;

2.                                Передача документа от должностного лица, исполнение документа никем не контролируется;

3.                                Отсутствуют какие-либо отметки об исполнении документа.

Следуя из всего вышесказанного, можно сделать следующие предложения по совершенствованию контроля исполнения документов:

1. Предлагаются следующие варианты постановки документов на контроль:

1.1 Ввести в организации новую штатную единицу «Секретарь», которая в соответствии с должностной инструкцией будет осуществлять основную работу с документами, в частности оформлять документы, вести сроковый контроль за поручениями руководства и другое.

1.2 Обеспечить секретаря специальным программным обеспечением, с помощью которого он будет осуществлять контроль исполнения документов;

1.3 Сделать в журнале регистрации документов графу «отметка о контроле».

2. На документе (внешнем в резолюции, во внутреннем внутри документа) проставлять отметку о контроле и указывать исполнителя, т.е. работника на которого возлагается контроль исполнения документа.

3. Обеспечить процесс снятия документа с контроля.

Документ или поручение руководства ООО «ЛЕГЕНДА СУПЕРМАРКЕТ» снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу, но документально данная процедура не оформляется. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

Итак, на службу делопроизводства учреждения, то есть на должностное лицо, занимающееся обработкой документов, возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

Принципиальным решением улучшения работы с документами является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ).

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Другое направление сокращения документооборота — повышение качества самого документа как носителя управленческой информации.

Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера документа. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения.

Заключение

Контроль исполнения документа — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Любой документ, исполненный в делопроизводстве, не должен исчезать бесследно, так как информация, содержащаяся в нём, может быть использована в дальнейшей работе фирмы при планировании перспектив развития производства, при заключении и оформлении сделок с партнёрами.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     В ходе изучения специальной литературы по исследуемой проблеме нам удалось выяснить, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления. Также мы постарались изучить и проанализировать основные формы и виды контроля исполнения документов при их использовании в дальнейшей деятельности организации, рассмотрели понятие, значение и организацию контроля исполнения документов.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. А в соответствии с гипотезой исследования мы доказали, что разнообразие форм и видов проведения контроля исполнения документов повышает эффективность использования документов в дальнейшей деятельности организации.

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Следовательно, цель работы достигнута, гипотеза доказана.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
4. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 об утверждении правил делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (о реквизитах)

5.                  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 № 536 и зарегистрированная Минюстом Российской Федерации 27.01.2006 № 7418.

6.                  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.

7.      Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

8. Басаков М. И. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: Новые обязательные правила Учебно-практическое пособие - 3-е изд. (Серия: Делопроизводство) Омега-Л. , 2008
9.  БасаковМ.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления, - Ростов н/Д: Феникс, 2008
10. Демин Ю. М.,  Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб: Питер, 2004. – 219с.: ил.

11. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб: Питер, 2004.

12. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2007/2012г.г.

13. Кугушева Т.В. Делопроизводство: учебное пособие Т.В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007.- 256 с. – (Высшее образование). 

14. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

15. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

16. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003.

17. Новиков Е.А. Делопроизводство а службе персонала: Практическое пособие Е.А.Новиков. – Москва: Омега –Л , 2006. -352 с.
18.  Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб.пособие для сред.проф.образования. - М.: Мастерство, 2008
19.  Пшенко;А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса … М. ,КНОРУС , 2008 
20. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  М.: Дело, 2003