Лекции по "Делопроизводству"

тема 1.1. виды и классификация документов

 
Вопросы: 
 
1.     Общие понятия о документе. 
 
2.     Классификация документов. 
 
3.     Основные виды документов. 
 
4.     Электронные документы. 
1.     
Общие понятия о документе. 
 
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др. 
 
Деятельность организаций* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД). 
 
Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. 
 
2.     
Классификация документов. 
 
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А. 
 
Документы классифицируются по следующим признакам: 
 
2.1            
. Служебные и личные. 
 
Личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). 
 
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД: 
 
2.1.1.  
организационные  – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников; 
 
2.1.2.  
распорядительные  – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения; 
 
2.1.3.  
справочно-информационные  – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др. 
 
2.2.         
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д. 
 
2.3.         
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. 
 
2.4.         
По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.  
 
2.5.         
По видам документов: типовые, примерные, трафаретные. 
 
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. 
 
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации. 
 
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров. 
 
2.6.         
По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). 
 
Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. 
 
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. 
 
Различают разновидности копий: 
 
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом. 
 
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. 
 
Выписка из документа – копия части документа. 
 
2.7.         
По срокам хранения  документы подразделяются на три основных группы: 
 
2.7.1     постоянного срока хранения; 
 
2.7.2     долговременного (свыше 10 лет); 
 
2.7.3     временного (до 10 лет). 
 
Классификация документов производится на этапе группировки их в дела. 
 
Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. 
3.     
Основные виды документов. 
 
В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов: 
 
3.1.          
Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. 
 
3.2.          
Распоряжение –  правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц. 
 
3.3.          
Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера. 
 
3.4.          
Протокол –  документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 
 
3.5.          
Письмо –  обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте. 
 
3.6.          
Справка –  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. 
 
3.7.          
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. 
 
3.8.          
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 
 
3.9.          
План –  документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей. 
 
3.10.     
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу. 
 
Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины. 
4.     
Электронные документы. 
 
Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. 
 
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу. 
 
Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи. 
 
В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. 
 
Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты. 
 
Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах. 

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы  должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

Подготовка основных видов  распорядительных документов в целом  аналогична. Она представляет собой  достаточно сложный процесс, имеющий  различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной  деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного  документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений  и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и  оформления распорядительного документа  желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую  полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных  и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или  квалифицированные специалисты  из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее    * качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих.    ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может  быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение  вышестоящего органа, необходимость  осуществления исполнительной и  распорядительной деятельности для  осуществления задач, возложенных  на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого -определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся поданному  вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости  вопрос об их замене, отмене отдельных  пунктов и т.д. Подготовка проекта  распорядительного документа требует  сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания  распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений  конкретного решения. Сначала нужно  сделать это вчерне, а затем  отредактировать и уточнить части  в порядке согласования. 

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной  форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил")».

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а е т" ("РЕШИЛ"), "предлагаю""ПРИКАЗЫВАЮ"печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа. Правительство Российской Федерации постановляет Коллегия решает

Затем с новой строки с  абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части  документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных  толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть  предполагает различные по характеру  действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. В  каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается  в дательном падеже. Можно указывать  и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме -"подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время  доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается  для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного  документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению  с изданием данного акта. Последним  пунктом в приказах, решениях, распоряжениях  указывается лицо, на которое возлагается  контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Обитогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствиии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются  на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или  должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем  визирования или проставления грифа  согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.