Лекции по "Делопроизводству"

Проекты раслорядительныхдокументов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений -обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют  две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр  документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается  доведению распорядительного документа  до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями  проекта документа.

Тема 4. Оформление организационно-правовых документов 
 
Вопрос 1. Учредительный договор 
 
Учредительные документы — это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании (учреждении) и период функционирования юридического лица. 
 
В законодательных актах, регулирующих деятельность коммерческих организаций (предприятие), установлены дна основных учредительных документа, которые необходимо иметь в зависимости от организационно-правовой формы собственности: устав и учредительный договор. 
 
Учредительный договор — это документ, правовой акт, свидетельствующий о волеизъявлении физических или юридических лиц по образованию организационно-правовой структуры с целью реализации той или иной предпринимательской идеи. 
 
Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические акты учредительного договора регламентируются и законодательством Российской Федерации. 
 
Учредительный документ может включать следующие разделы: 

1.  
   Вводная часть.
2.  
   Цель включения договора.
3.  
   Наименование и правовая форма организации.
4.  
   Предмет деятельности.
5.  
   Местонахождение организации.
6.  
   Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
7.  
   Порядок образования имущества.
8.  
   Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридическою лица.
9.  
   Порядок распределения прибыли и погашения убытков,
10.  
    Порядок управления делами юридического лица.
11.  
    Права и обязанности участников (учредителей).
12.  
    Ответственность за нарушение договора.
13.  
    Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14.  
    Порядок рассмотрения споров.
15.  
    Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

 
Учредительный договор оформляется  на листах бумаги формата А4. 
 
 
Вопрос 2. Устав организации 
 
Устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации. Общие положения об уставе содержатся в части первой Гражданского кодекса РФ. 
 
Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Устав — сложный и объемный документ: В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации. Образцом устава акционерного общества может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работа акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об акционерных обществах» от 2 декабря1995 Г- № 203-ФЗ. 
 
Устав оформляется на общем бланке организации. Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава, в число его обязательных разделен включаются: 

1. Общие положения (определяются цели и задачи организации).
2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. Регламент организации (формы и методы управлении, нрава и обязанности должностных лиц).
4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. Отчетная и ревизионная деятельность.
6. порядок ликвидации организации.

 
 
Вопрос 3. Положение  об организации 
 
Положение об организации — правовой акт, определяющий статуе организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления. 
 
На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства. 
 
Для подготовки индивидуального положения о конкретной организации разработаны типовые и примерные положения. 
 
Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа или ею непосредственного руководителя, документа. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации. 
 
Структура текста положения об организации может 
 
включать следующие разделы: 

1.  
   Общие положения.
2.  
   Цели и задачи организации.
3.  
   Функции организации, ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).
4.  
   Руководство. Ответственность.
5.  
   Права и обязанности.
6.  
   Контроль, проверка, ревизия деятельности,
7.  
   Порядок реорганизации и ликвидации организации.

 
 
Вопрос 4. Штатное  расписание 
 
 
Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. 
 
Штатное расписание подготавливается но унифицированной форме № Т-3  
 
При заполнении графы 4 в случае работы по совместительству указывается соответствующая доли от штатной единицы, например, 0,25; 0,5 и т. д. В графе 5 указывается месячная заработная плата в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации. В графах 6—8 наказываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, доплаты и т п.), установленные законодательством РФ. При невозможности заполнения граф 5—9 в рублевом исчислении в связи, например, с применением бестарифной системы оплаты трудя, указанные графы заполняются в процентах, коэффициентах и т. д. 
 
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом. 
 
 
 
 
^ Вопрос 5. Правила внутреннего трудового распорядка 
 
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным правовым актом — документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации 
 
Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие. 
 
Особое внимание в правилах уделяется разделу, оговаривающему порядок найма, перевода и увольнения работников, В разделе рассматривается процедура приема работника, в частности, список необходимы документов для поступления на работу, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, подробно регламентируются вопросы перевода работников, указывается порядок расторжения трудового договора. 
 
При составлении правил трудового распорядка конкретной организации разработчики руководствуются действующими типовыми правилами внутреннего распорядка при корректировке их на соответствие Трудовому кодексу и другим законодательным актам Российской Федерации. Титульный лист Правил оформляется на общем бланке организации. 
 
Реквизиты и структура Правил внутреннего трудового распорядка приведены ниже. 
 
 
 
 
^ Вопрос 6. Положение о структурном подразделении 
 
Положение о структурное подразделении организаций, в том числе коллегиальном, совещательном или ином органе — локальный организационно-правовой акт; определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения и иного органа (совета, комиссии и т. п.) предприятия, фирмы; учреждения. 
 
Если структурное подразделение состоит из секторов, бюро, групп и др., в положении о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел. «Структура подразделения, а на каждый сектор, бюро группу в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения. 
 
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответствующего коллегиального или совещательного органа и согласовываются с юридическим отделом. Положения могут утверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением). 
 
В ряде случаев положения о структурных подразделениях разрабатываются на основе типовых положений, распространяющихся на однотипные организации и подразделения. 
 
^ Вопрос 7. Инструкции организационно-методического характера 
 
Инструкции организационно-методического назначения представляют собой правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений. 
 
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов и т, п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства на предприятии, в отдельных службах и др. 
 
В практике работы организаций встречаются инструкции по делопроизводству в кадровой службе, оговаривающей порядок и правила разработав, прохождения, оформления и хранения документов по личному составу. В ряде организаций действуют инструкции по документообороту и делопроизводству в бухгалтерском учете, учитывающие специфику подготовки, оформления, контроля исполнения и хранения бухгалтерской документации и т. д. 
 
Формуляр инструкций такого рода аналогичен формуляру Положения о подразделении организации. 
 
Титульный лист включает следующие реквизиты: наименование организации — автора документа, гриф утверждения, наименование документа, место и год издания. Текст инструкции включает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения; правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами. 
 
В основу содержания инструкций положены соответствующие законодательные акты РФ, государственные стандарты, нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления. 
 
^ Вопрос 8. Должностная инструкция 
 
Должностная инструкция - локальный организационно правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовых (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. 
 
Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы. 
 
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником). 
 
Должностные инструкции разрабатывайся на все должности, которые предусмотрены Штатным расписанием. Как правило, должностное инструкции для руководителей подразделений не разрабатываются — их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подразделении. 
 
Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации. 
 
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Формуляр и структура текста инструкции представлены ниже. 
 
Тема 6. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ И ДРУГИХ ОПЕРАТИВНО- И СПРАВОЧНО- ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
Вопрос 1. Понятие и классификация деловых писем 
 
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. 
 
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты. 
 
Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Ниже приводится краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку: 
 
Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер. 
 
В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок. 
 
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. 
 
Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия. 
 
Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. 
 
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей. 
 
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. 
 
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». 
 
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. 
 
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении. 
 
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации. 
 
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки. 
 
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров иди услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы; указан адрес организации и телефон для справок. 
 
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с .различными просьбами, жалобами, предложениями. 
 
^ По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.  
 
^ По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию. 
 
^ По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные. 
 
По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации. 
 
^ По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. 
 
^ По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы. 
 
^ По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения. 
 
^ По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения; Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. 
 
^ Вопрос 2. Специфика делового стиля письма 
 
Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.). 
 
Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, Отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за • счет и др.), сложных союзов {вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что; и т. п.); а так же словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине, что...; с тем условием, что ...; таким образом, что ...; то обстоятельство, что ...; тот факт, что ...; и др.). 
 
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили право на употребление в переписке. 
 
Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает... От третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят... От первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем... 
 
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения... От первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т. д. 
 
Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. 
 
Приведем несколько примеров точного сочетания слов между собой: 
 
инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать; 
 
налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; 
 
обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от. 
 
Характерной особенностью стиля делового письма явяется широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. 
 
Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. 
 
Приведем несколько устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотивировку написания письма: 
 
В порядке оказания технической помощи... 
 
В соответствии с протоколом... 
 
В подтверждение нашей договоренности... 
 
В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д. 
 
Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма-извещения: 
 
Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции... 
 
Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий... 
 
В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность... 
 
В соответствии с протоколом о взаимных поставках... и т. д. 
 
Вот примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожелание: 
 
Убедительно просим Вас... 
 
Обращаемся к Вам с просьбой... 
 
В ответ на Ваше письмо просим Вас... 
 
Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств... 
 
Выражаем уверенность в том, что... 
 
Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на... 
 
Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах, являются, например, такие: 
 
При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам... 
 
Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом... 
 
С удовольствием направляем в ваш адрес, и т. д... 
 
Приведем несколько выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях: 
 
К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям... 
 
Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на... 
 
В качестве заключительных могут выступать следующие фразы: 
 
Просим Вас не задерживать ответ... 
 
Просим извинить нас за задержку с ответом... 
 
По получении письма просим сообщить телексом подтверждение... 
 
Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу... 
 
Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)... 
 
Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения. 
 
Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают также в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме: 
 
Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до... 
 
Оплату гарантируем. Наш расчетный счет... 
 
Или в письме-претензии: 
 
...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. 
 
Приведенный в качестве примера набор языковых формул, моделей, клише мог быть дан в значительно большем объеме, однако заменить профессионализм, внутренний такт и объективность составителя в оценке конкретной управленческой ситуации он все же не сможет. Нужна практика, опыт, которые придут со временем. 
 
 
^ Вопрос 3. Этикет в деловой переписке 
 
Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. 
 
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в деловых письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «я», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»... и т. д. 
 
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам». 
 
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на...». 
 
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием «отписка». 
 
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п. 
 
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2002 № 25/42 истекает...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...». 
 
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя. 
 
Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением...»; в отдельных случаях— «Ваш...», «Искренне Ваш...». 
 
 
^ Вопрос 4. Оформление делового письма 
 
 
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (штампом). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном, органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк. 
 
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы. 
 
Составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов. 
 
Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения. 
 
Опыт, практика показывают, что нет такого документа, где не было бы неудачных выражений, фраз и даже ошибок, но и того полезного, что может пригодиться в будущей работе. 
 
 
 
 
^ Вопрос 4. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой 
 
 
Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП), которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. 
 
Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 
 
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальными «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя; Обмен электронными письмами осуществляется через эти «почтовые» ящики. 
 
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей. 
 
Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности: 

•  
  взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
•  
  иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
•  
  обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
•  
  получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.

 
Электронное письмо включает адрес  или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст. 
 
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например: 
 
alecs@minic.msk.rus — имя@домен. 
 
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. 
 
В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации: 
 
СОМ — коммерческие организации; 
 
ЕВU — учебные и научные заведения; 
 
GОV — правительственные учреждения; 
 
МIL — военные организации; 
 
NEТ — сетевые узлы Internet; 
 
ОRG — прочие организации. 
 
Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. 
 
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. 
 
Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. 
 
 
^ Вопрос 5. Оформление телеграмм, телекса, факса 
 
 
Телеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. 
 
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.). 
 
Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. 
 
Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации. 
 
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. 
 
Телекс — разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи — по абонентской телексной сети, т. е. по телетайпу (телепринту) — аппарату  телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи. 
 
Факс (телефакс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного). 
 
Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. 
 
 
^ Вопрос 6. Оформление телефонограммы 
 
Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. 
 
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись. 
 
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара». 
 
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. 
 
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. 
 
 
^ Вопрос 7. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок 
 
 
Докладная записка—документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения. 
 
В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. 
 
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически. 
 
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации). 
 
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Макет внешней докладной записки приведен на рис. 6.6. 
 
Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.(рис. 6.7) 
 
 
 
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. 
 
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо. 
 
Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формат А4.(рис. 6.8) 
 
 
 
 
Рис. 6.8. Макет оформления служебной записки 
 
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. 
 
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки, (рис. 6.9) аналогичны реквизитам докладной записки. 
 
 
 
 
Рис. 6.9. Макет оформления объяснительной записки 
 
 
Вопрос 8. Оформление акта 
 
Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д. 
 
Акт, как правило, оформляется или на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов. Название документа печатается от левого поля формуляра с разрядкой: «АКТ». 
 
Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения. 
 
В тексте акта допускается заключительная часть, которая может совершать выводы или заключение комиссии. 
 
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе. 
 
Макет и пример акта приведены соответственно на рис. 6.10. 
 
 
 
 
 
Вопрос 9. Оформление протокола 
 
Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных вопросов и принятых решений. 
 
Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется, как правило, на общем бланке организации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге. 
 
Текст протокола состоит из вводной и основной части: Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка Дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра. 
 
Макет оформления протокола приведен на рис. 6.12. 
 
В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности. 
 
Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения. 
 
1. УСОРД - характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система  документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 15.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.

Таким образом, унифицированные  системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

Унифицированные системы  управленческой документации разрабатываются  на основе:

* единообразия построения  форм документов;

* регламентации содержания  документов, входящих в каждую  систему;

* исключения из документов  дублируемых данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе  решения управленческой задачи;

* сокращения количества  традиционно включаемых в них  данных, не используемых при решении  конкретных управленческих задач;

* единства применяемой  терминологии и условных обозначений,  добиваясь сопоставимости показателей  не только на разных уровнях  управления, но и в различных  системах документации на основе  единства алгоритмов формирования  документов и показателей в  них;

* определения совокупности  реквизитов и показателей для  каждого вида документа и создания  единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную  обработку, но пригодных и к  восприятию человеком;