- Системы управления содержимым
(CMS, Content Management Systems) – обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
- Системы управления информацией
(IMS, Information Management Systems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.
- Системы управления изображениями/образами
(Imaging Systems) – осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.
- Системы управления потоками
работ (WMS, Workflow Management Systems) – предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
Функции, предлагаемые СЭД своим
пользователям, весьма разнообразны. В
первом приближении их можно разделить
на такие категории:
- хранение и поиск документов;
- поддержка канцелярии;
- маршрутизация и контроль исполнения
документов;
- аналитические отчеты;
- информационная безопасность;
- дополнительные (специфические)
функции.
- Критерии выбора поставщика
СЭД
Большинство современных СЭД
рассчитаны на применение в условиях одновременного
функционирования бумажного документооборота.
Это несколько задерживает развитие отрасли,
однако позволяет организациям внедрять
такие системы постепенно, не нарушая
установленный режим работы. Обновления
также происходят «прозрачно» за счет
совместимости различных версий. Важной
особенностью всех СЭД является открытость:
все АР1-интерфейсы открытые, что позволяет
добавлять новые функции, а также подстраивать
работу всей системы под конкретные бизнес-процессы.
Это весьма существенно, поскольку количество
бизнес-процессов, подлежащих автоматизации,
очень велико. При внедрении СЭД в определенную
организацию речь может идти фактически
о двух исполнителях: первый предоставляет
платформу (Lotus Notes/Domino, Oracle Workflow), второй
(интегратор) — расширяет эту платформу
в соответствии с требованиями заказчика
и внедряет ее.
Изменилась и архитектура решений:
если первоначально СЭД представляла
собой пример двухзвенной архитектуры,
то к 2005-му году требование трехзвенной
архитектуры СУБД - сервер приложений
- интерфейс пользователя стало фактическим
стандартом отрасли, а организации, проводящие
тендеры на поставку СЭД, стали указывать
именно такое требование к системной архитектуре
как предпочтительное либо обязательное.
Благодатная экономическая
ситуация этого времени способствовала
бурному росту предприятий всех отраслей,
одновременно создавая благоприятные
условия для вывода на рынок новых продуктовых
решений СЭД. В это время окончательно
сформировался круг производителей СЭД,
работающих на российском рынке и рынках
ближайшего зарубежья.
1.3 Позиционирование
и современная функциональность СЭД
Корпоративные информационные
системы и системы электронного документооборота
в частности представляют собой решения,
преимущественно предназначенные для
управления информационными ресурсами
средних и крупных предприятий. Основными
причинами такого расслоения является,
прежде всего достаточно высокая цена
“входного билета” на этот рынок. Приобретение
полноценной, качественной и безопасной
системы управления базами данных (СУБД),
обеспечение ее современными средствами
криптографической защиты информации,
а также необходимость привлечения к проектам
внедрения высококвалифицированного
персонала аналитиков, консультантов
и внедренцев привели к тому, что компания,
пришедшая к необходимости получения
такого мощного средства управления корпоративным
контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно
понести достаточно большие финансовые
затраты, которых не могли себе позволить
индивидуальные предприниматели и малые
предприятия. Таким образом, СЭД становились
инструментами совершенствования управления
именно в крупных компаниях, а обеспечить
максимальную отдачу от внедрения могли
территориально-распределенные коммерческие
структуры холдингового типа.
Развитие функциональности
СЭД привело к тому, что все больше документно-ориентированных
процедур управления было автоматизировано
и все больше областей повседневной деятельности
компаний были покрыты их функционалом.
К настоящему времени фактическим
стандартом современных СЭД являются
следующие области деятельности:
- общее делопроизводство - обработка
входящей корреспонденции и обращений
граждан, подготовка исходящих писем и
документов, внутренняя и организационно-распорядительная
документация, контроль исполнения поручений;
- кадровое делопроизводство
- жестко регламентированная область частного
документооборота, позволяющая осуществлять
поддержку процедур приема на работу и
увольнения работников, направления работников
в командировку, предоставления планового
отпуска и иных видов отпусков. Такие системы
обеспечивают ведение всех утвержденных
форм кадрового делопроизводства: приказ
о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ
о расторжении трудового договора (ф. Т-8,
Т-8а), приказ о переводе работника на другую
работу (ф. Т-5), личная карточка работника
(ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание
(ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
- архивное делопроизводство
- область частного делопроизводства,
завершающая жизненный цикл документов
организации и поддерживающая следующие
процедуры: формирование описей по утвержденным
формам, передача дел на архивное хранение,
экспертиза ценности документов и дел
в целом, уничтожение документов и дел,
более не представляющих ценности для
организации, ее сотрудников, государства
и общества, сдача отдельных дел на хранение
в структуры федерального архивного агентства
(Росархива);
- коллегиальная работа - позволяет
автоматизировать документное обеспечение
деятельности коллегиальных органов управления
- совещаний, заседаний, советов директоров,
собраний акционеров. Также позволяет осуществлять
подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой
документации) и протоколов (результирующей
документации);
управление взаимоотношениями
с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship
management) сейчас в той или иной степени реализован
во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям
которых, впрочем, такой функционал не
особо востребован.
Будущее рынка систем электронного
документооборота
В настоящее время рынок СЭД
в том виде, в котором мы его знаем, является
практически насыщенным и полностью поделенным
между десятком крупных компаний. Одним
из путей развития является расширение
целевой аудитории современной СЭД посредством
использования сети Интернет.
Одним из таких путей является
включение в целевую аудиторию СЭД предприятий
малого и среднего бизнеса. Как говорилось
ранее, внедрение систем электронного
документооборота с сопутствующим функционалом
не является для этой категории потенциальных
заказчиков экономически обоснованным
вследствие высоких затрат не только на
закупку программного комплекса и серверного
оборудования, но и необходимости в оплате
услуг компетентных специалистов, которые
смогут организовать бесперебойную работу
системы.
Фактическим решением этой
проблемы является предоставление доступа
к универсальной системе электронного
документооборота по модели SaaS - software as
a servise, т.е. предоставления программного
обеспечения потребителю как услуги. В
этом случае организация происходит следующим
образом: сервис-провайдер обеспечивает
функционирование аппаратных серверов
и программной части СЭД полностью самостоятельно.
Организация-потребитель приобретает
в этом случае не само программное обеспечение,
а право доступа к системе на определенные
время и количество пользователей. Всю
техническую работу выполняет сервис-провайдер,
а непосредственный доступ осуществляется
посредством сети Интернет.
Основным недостатком такого
решения может являться достаточно низкий
уровень доверия к сторонним организациям
вследствие значительного повышения уровня
рисков, связанных с дискредитацией либо
утратой важных документов, а также риска
возможной передачи коммерчески важной
информации третьим лицам без согласования
с владельцем передаваемых таким образом
данных.
С точки зрения функционального
развития систем СЭД дальнейшие тенденции
приводят нас к созданию многофункциональных
конвергентных корпоративных информационных
систем типа all-in-one (все в одном).
Таким образом, создаваемые
системы должны обладать функционалом
поддержки электронного бумажного и безбумажного
документооборота, хранилищ однотипной
и разнотипной документации, легко конфигурируемых
workflow-систем, систем совместной работы
пользователей (collaboration),
В любом случае, реализацию
этих трендов мы увидим в течении ближайших
двух-трех лет, если экономическая, либо
политическая ситуации в стране не внесут
свои коррективы, отодвигая сроки реализации
этих тенденций.
ГЛАВА ІІ. Фактор,
влияющий на систему электронного документооборота
2.1 Основные особенности
и проблемы
Организация, решившая перейти
на электронный документооборот, сталкивается
со многими вопросами и проблемами. Первая
заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить
внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика
СЭД и предлагаемые ею условия
поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке
и внедрении СЭД в аналогичных
организациях;
3. Возможность доработки
СЭД под специфику предприятия;
Следующий этап — внедрение
системы — также предполагает решение
некоторых проблем, от которых зависит
успех проекта. Все проблемы реализации
проектов можно разделить на три основных
блока: организационные, экономические
и технические. Первые связаны с человеческим
фактором — недостаточной мотивацией
сотрудников к работе с новой системой,
низким уровнем их технических знаний,
иногда ошибочным или неполным определением
клиентом задач при внедрении решения.
Экономические проблемы — это в первую
очередь необходимость вложения значительных
средств при том, что экономический эффект
для заказчика не всегда и далеко не сразу
заметен. Среди технических проблем можно
отметить необходимость создания качественной
инфраструктуры, сложность интеграции
с уже действующими системами. Важно помнить,
что СЭД — это не только и не столько техническое
решение, сколько организационное. Поэтому
при подготовке к внедрению электронного
документооборота на первом месте находятся
организационные вопросы. На этом этапе
нужно выполнить по крайней мере три шага:
1. Анализ бизнес-процессов
организации, состояние используемого
оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной
модели предприятия, реинжиниринг
бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций
аппаратно-программных средств, необходимых
для внедрения СЭД.
2.2 Основные тенденции
развития СЭД
Наиболее заметными изменениями
в тенденциях развития СЭД можно назвать
переход от чисто «канцелярских» или просто
«архивных» СЭД к расширению функциональных
возможностей и созданию комплексных
систем автоматизации документооборота,
к интеграции с другими корпоративными
приложениями, в том числе с ERP-системами.
В составе корпоративных комплексов всё
чаще появляются довольно хорошо развитые
автоматизированные подсистемы, блоки,
решающие задачи документооборота, имеющие
функции электронного архива, обмена и
представления информации самых разнообразных
форматов и структур, в том числе неструктурированных
форматов: аудио-, видео-, документального
и изобразительного ряда, интернет-форматов
и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки
компетенции традиционных ERP-систем, реализованы
и работают на тех же платформах в единой
информационной базе. Интеграция корпоративных
систем — одна из важнейших проблем современных
крупных организаций. Через некоторое
время эта проблема придет в SMB. По мнению
ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют
только те предприятия, которые смогут
наиболее эффективно управлять своей
корпоративной информацией. Таким образом,
возможность интеграции СЭД с другими
приложениями критически важна и ее важность
только возрастет со временем.
Ключевые особенности систем
электронного документооборота.
Не так давно, с появлением систем
управления базами данных, предприятия
смогли значительно оптимизировать управление
данными, представленными в электронном
виде. Такие компании существенно повысили
свою эффективность. Существует огромное
множество различных приложений – бухгалтерских,
систем для страхования, заказа билетов
и др.
Но у всех их присутствовал
один существенный недостаток – работают
подобные системы только с хорошо структурированной
информацией. В то же время, многочисленными
исследованиями установлено, что более
80% необходимого предприятию содержания,
является неструктурированным. То есть
оно представлено в разрозненных документах,
изображениях различного формата, видеозаписях,
аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах
и в другом совершенно различном представлении.
Именно для организации и систематизации
работы с подобной неструктурированной
информацией, разработаны системы электронного
документооборота.
Система электронного документооборота
работает в различном аппаратном и программном
окружении – поддержка различных операционных
систем и серверного программного обеспечения
(Microsoft, Linux, Mac и др.).
ГЛАВА ІІІ. Методика
выбора системы электронного документооборота
В современных условиях быстро
меняющейся рыночной ситуации, возникают
проблемы управляемости предприятий и
организаций. Эти проблемы вызваны:
- необходимостью динамически
управлять организационной структурой
предприятия, в идеале – синхронно
с изменениями на рынке;
- диверсификацией бизнеса,
и соответственно – изменением
функций элементов организационной
структуры;
- реинженирингом бизнес-процессов
и сопутствующим ростом числа внутренних
документов одновременно с необходимостью
быстро на них реагировать.
На практике эти проблемы выражаются
в том, что менеджеры всех уровней практически
«задыхаются» под тяжестью непрерывного
потока документов и задач, требующих
немедленного решения. Естественно, что
в таких условиях качество и оперативность
принятия решений серьезно страдают. Реальным
выходом из создавшейся ситуации служат
системы электронного документооборота,
который необходим:
- во-первых, потому что
он пронизывает всю структуру
управления, как по вертикали, так
и по горизонтали;
- во-вторых, менеджеры всех
уровней работают в основном
с документами, и на их основании
принимают решения;
- в-третьих, контроль исполнения
организуется и подтверждается
документами;
- в-четвертых, в документах
хранится вся необходимая информация
для последующего анализа и
планирования, т.е. для построения
учетных контуров.