Обработка поступающих документов, отправляемых документов

Содержание

Введение

1. Основные направления  совершенствования состава и  форм документа

2. Правила написания  реквизитов

2.1 Оформление  реквизита «резолюция»

2.2 Оформление  реквизита «отметка о контроле»

3. Обработка  поступающих документов, отправляемых  документов

3.1 Этапы обработки  поступающей корреспонденции

3.2 Этапы обработки  отправляемых документов

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Подготовка  любого документа заключается главным  образом в знании правил оформления его реквизитов, то есть информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объём  документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет  оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных  документов, организации их движения, учёта и хранения.

Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское  время был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные  требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и так далее. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений, наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например, закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 2003 - с.44-47.

Цель данной работы рассмотреть основные направления  совершенствования состава и  форм документа, виды обработки документов.

Задача данной работы изучить правила написания  реквизитов: «резолюция» и «отметка о контроле» в соответствии с  ГОСТ- ом Р.6.30-2003г.

 

1. Основные направления  совершенствования состава и  форм документа

Документация  предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. На практике различают три направления совершенствования документооборота:

1. использование  документов с заранее заполненными  постоянными реквизитами (фирменные  бланки) и широкое применение  компьютерных программ с разовым  вводом исходных данных и многократным  получением выходной информации;

2. сокращение  количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.

Стандартизация -- это процесс установления и  применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация -- сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой -- виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация -- это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

 

Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в после-дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией  понимается «приведение чего-либо к  единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация -- это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за сис-тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Третье  направление совершенствования  документооборота:

3. рационализация  его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Исследования  показали, что совершенствование  документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

· методическое обеспечение - разработка положений  о документообороте, как в организациях, так и в подразделениях (должностных  инструкций для работников, связанных  с созданием и обработкой документов, программ проектирования);

· материально-техническое  обеспечение - изготовление новых бланков  документов, установка соответствующего оборудования;

· обучение сотрудников  работе с документами, организации  семинаров, инструктажей.

2. Правила написания  реквизитов

2.1 Оформление  реквизита «резолюция»

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи  на документе, сделанной должностным  лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Распорядительная  функция резолюции может быть осуществлена только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать.

В резолюции  необходимо указать фамилии (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителей, т. е. лиц, которым дается поручение. Если поручение дается одному лицу, указывают одну фамилию, если в работе над документом должны принимать участие несколько должностных лиц, перечисляют несколько фамилий. Тот сотрудник, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д.

Суть поручения  излагают, как правило, в повелительной  форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).

Например:

Подготовить ответ....

Внести предложения.....

Принять участие…

Подготовить комплексную  программу…

Связаться с  отправителем и согласовать дату визита.

Рассмотрите и сообщите свое мнение…

Как и в распорядительном документе (например, в приказе), в резолюции срок исполнения указывается только календарной датой. Очевидно, что неконкретное указание срока (“две недели” и т. п.) или его отсутствие дезориентирует исполнителя (не ясно, в какой именно день следует представить отчет) и затрудняет контроль осуществление сроков. Очень важно, чтобы секретарь проверил по календарю, на какой день недели выпадает срок исполнения поручения. Если окажется, что это выходной или праздничный день, необходимо предупредить об этом руководителя для того, чтобы он смог скорректировать сроки. Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись руководителя. ГОСТ Р.6.30-2003 предусматривает специальную площадь (зону) для написания резолюции.

Резолюция, как правило, пишется  от руки соответствующим руководителем  на подлиннике документа на свободном от текста месте в правой части документа. Пример написания представлен в приложении на рисунке 1. Схема расположения данного реквизита приведена на рисунках 2 и 3.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

2.2 Оформление реквизита  «отметка о контроле»

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о  постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита «Отметка о контроле» приведена в приложении на рисунках 2 и 3. Пример оформления на рисунке 4.

3. Обработка поступающих  документов, отправляемых документов

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).

Рассмотрим основные этапы  экспедиционной обработки поступающей  и отправляемой корреспонденции.

3.1 Этапы обработки поступающей  корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

· проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и  вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);

· фиксацию факта поступления  документов;

· сортировку документов для  последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки - необходимо, прежде всего, убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

 

При обнаружении  повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов  с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая  тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства - конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

· при поступлении  обращений граждан;

· при отсутствии на конверте отметок («лично» или  отметок, обозначающих ограничение  доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

· когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;