Общая концепция построения электронного архива и принципы его организации

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  темы  исследования заключается в том, что  для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции. Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов1.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше - всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Вышеизложенное является подтверждением актуальности выбранной темы, теоретической и практической значимости предмета ее исследования.

Основной целью работы является исследование профессиональной системы управления электронным архивом на предприятии.

Для реализации поставленной цели работы необходимо   решить следующие основные задачи:

• исследовать общую концепцию построения электронного архива и принципы его организации;
• сформулировать организационные принципы создания электронного архива и обзор технических средств по электронному архивоведению документов на предприятии;
• проанализировать особенности документации крупных промышленных предприятий и проектных организаций.

Предметом исследования являются проблемы внедрения системы электронного  документооборота на предприятии.

Объектом исследования  электронный архив.

Структура работы определяется целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, глав основной части работы, заключения, списка источников использованной литературы.

 

 

1 Общая концепция построения  электронного архива и принципы его организации

 

1.1 Электронный архив: функции, преимущества, отличия от бумажного

 

Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции2:

• создание каталога документов с определенной иерархией;
• распределение информации по типу документов;
• хранение документов в электронном виде;
• обеспечение пользователям доступа к документам;
• просмотр и работа с электронными копиями;
• поиск документа как по каталогу, так и по заданным параметрам;
• резервное копирование документа;
• печать документов;
• администрирование системы (регистрация новых пользователей, контроль за работой, наделение правами доступа и т.д.).

Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.

Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:

• Пользователи имеют доступ к информации, но не могут ее менять.
• Все документы находятся на центральном сервере, а пользователям для работы предоставляются электронные копии.
• Пристальное внимание уделяется резервированию и защите информации.

Преимущества электронного архива документов

Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:

1. Удобство. С электронной копией  документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию  из нее в других документах.

2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.

3. Сохранность. В электронном архиве  пользователь работает с копией  документа, а потому в отличие  от бумажного архива не имеет  возможности повредить или утерять  оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.

4. Доступное резервирование. Электронный  архив документов дает 100%-ную  гарантию, что в чрезвычайных  ситуациях вся ваша информация  останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.

5. Экономия времени. Пользователю  не нужно тратить время, чтобы  идти на склад и долго искать  определенный каталог и информацию  в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.

Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.

 

1.2  Общая система создания  электронных архивов

 

Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам. Структура любого электронного архива изображена на рисунке 1 и состоит из следующих подсистем3:

• Подсистемы ввода - комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любом предприятии, организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых на предприятии. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что «можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым, отказаться от бумажной технологии». Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет с другой стороны тиражировать бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому, говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд было бы ошибочно. Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и «бумажные» документы;

Рис 1. Схема электронного архива предприятия4

 

• Подсистемы оперативного электронного архива - для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение;

• Подсистемы долгосрочного хранения - для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;

• Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software - OutdoCS, Search и т. д., которые будут описаны ниже;

• Подсистемы тиражирования;

• Технологических решений по созданию архива.

Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем электронного архива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организационные принципы создания  электронного архива и обзор  технических средств по электронному  архивоведению документов на  предприятии

 

2.1 Организационные принципы создания подсистемы сканирования

 

Создание подсистемы следует начать, прежде всего, с изучения «бумажного» архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги. Частью документов могут быть «синьки», кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. На любом предприятии обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего - ветхие и выцветшие документы. Поэтому, правильно было быначать процесс создания электронного архива с определения объемов документации, которые необходимо «поместить» в электронный архив. При этом, для правильного подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение документов по следующим параметрам5:

• количество документов по каждому из форматов;

• наличие и количество сшитых документов, по каждому из форматов;

• наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;

• наличие двусторонних документов по каждому из форматов.

Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует помнить что, чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование, и эффективнее будет создаваться электронный архив.

Далее, необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Очень важно определить какие форматы файлов должны иметь электронные документы.

Наличие формализованной определенным образом информации позволяет определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования больших объемов узкоформатной (до формата А3) несшитой документации применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту. Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи. Так, например, при наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической подачи, не прерывая процесса сканирования пачки6.

Получаемые форматы файлов: - *.tif - монохромный, Gray Scale одностраничный, двухстраничный, *.pdf. Особенностью данных сканеров и управляющего программного обеспечения является наличие множества дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с баркодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и другие. Для предприятий, планирующих менее интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих сканеров Scamax не всегда целесообразно и экономически не оправдывается. В этом случае, возможно использование поточных сканеров компании Fujitsu, имеющих в зависимости от модели производительность 15 - 90 листов/минуту. Получаемый формат файлов *.tif монохром, Grayscale, цветной. Отличительной особенностью сканеров этого Fujitsu является одновременная возможность поточного и планшетного сканирования. При наличии небольшого процента документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования, отдельные ветхие листы и листына бумаге низкой плотности можно отсканировать на планшете сканера. Сканеры Fujitsu содержит дополнительные программные и аппаратные модули, ориентированные на выполнение различных операций. Особенно можно отметить модуль обработки изображений ICP, позволяющий резко поднять качество изображений полученных при сканировании неконтрастных, некачественных документов7.