Общая концепция построения электронного архива и принципы его организации

- Техническими параметрами устройств. Роботизированные библиотеки имеют  следующие параметры, определяющие  техническую надежность устройств:

• наработка на отказ: 2 500 000 циклов;

• надежность управляющей электроники: 60 000 часов;

• надежность дисководов - 250 000 циклов.

- Организационно - техническими мероприятиями, обеспечиваемыми Предприятием и  Поставщиком:

• стартовым обучением персонала Предприятия работе с оборудованием;

• гарантийным обслуживанием. На срок гарантии - 1 год. Бесплатный выезд технического специалиста для диагностики и устранения неисправностей. Бесплатные консультации. Бесплатный гарантийный ремонт в случае выхода из строя не по вине персонала;

• сервисным обслуживанием. После окончания гарантийного срока возможно заключение договора на отдельно оговариваемых условиях;

• разовыми выездами специалиста с целью профилактических и ремонтно-восстановительных работ после окончания гарантийного срока на отдельной договорной основе;

• созданием резервных копий наиболее важных носителей информации для хранения в дополнительных магазинах или (и) в резервном хранилище;

- Использованием метода резервирования ;

- Использованием устройств бесперебойного питания и т. д.

Необходимый объем системы долговременного хранения рассчитывается, исходя из объемов электронных документов. Необходимая производительность (число и типы приводов) рассчитываются исходя из планируемого числа пользователей.

При создании системы долговременного хранения важно не только правильно рассчитать аппаратную часть, но и правильно подобрать ПО управления библиотекой.

Основные задачи и функции ПО:

1. Создание ресурса на уровне  файловой системы. Говоря проще, все хранилище представляется  в виде одного логического  диска размером до 3 Gb доступ к  которому определяется средствами  администрирования OSOS Winnt-4.0 Server, Winnt-4.0 W-s, W-2000, Unix, как к файл-серверу;

2. Создание томов, структурирование  информации, расположенной на разных  носителях;

3. Административные функции;

4. Диагностические функции;

5. Обеспечение совместимости с  вышестоящим программным обеспечением-надстройкой (системой автоматизации, СУБД). В этом случае, индексная часть СУБД хранится на сервере СУБД, а отдельные поля СУБД, системы автоматизации содержат ссылки на объекты, хранящиеся на сетевом ресурсе, являющимся хранилищем;

6. Кэширование информации. На HDD PC управления  создается кэш, объем которого произвольно устанавливается с использованием соответствующей опции программным обеспечением управления. Размеры кэша определяются исходя из конкретных задач. Кэширование информации позволяет значительно повысить скорость доступа к архиву и делают практически незаметным наличие механики, инерционности приводов для файлов, обращения к которым наиболее часты.

Существует программное обеспечение управления под различные OS, поддерживающее различные функции, работающее с разными типами носителей и универсальное. Для правильного подбора программного обеспечения необходимо, прежде всего разработать технологию обращения и пополнения архива долговременного хранения и выбрать версию программного обеспечения наиболее соответствующую не только объему хранилища и типу носителей, но и всем необходимым звеньям технологической цепочки записи и доступа.

 

2.3 Создание подсистемы выпуска и тиражирования конструкторской документации

 

Ценность любого электронного архива определяется не только возможностью надежного хранения информации, но и возможностью извлечь необходимый документ и тиражировать его. При создании подсистемы тиражирования, как и при создании каждой подсистемы электронного архива, прежде всего,изучаются конкретные задачи на предприятии. Необходимо уточнение задач по следующим пунктам:

 

• необходимая производительность подсистемы тиражирования по каждому из форматов;

• вид печати по каждому из форматов (цветная, ч/б);

• параметры печати по каждому из форматов (разрешение и т. д.);

• перспективы увеличения объемов по каждому из форматов, виду печати13.

Наиболее перспективными и производительными устройствами для использования в подсистеме тиражирования для печати широкоформатных документов являются LED - плоттеры Oce. Эти устройства могут работать как отдельно, так и в составе рептографического комплекса (совместно со сканером под управлением контроллера, объединяющего сканер и плоттер). О сканирующей части рептографических комплексов писалось выше (при рассмотрении подсистемы сканирования). Наиболее перспективными и производительными моделями являются TDS400, TDS600 и TDS800, имеющие производительность печати 3 м/мин (2А0/мин), 5м/мин (4A0/мин) и 13 м/мин (10А0/мин) соответственно. Разрешение при печати: 600 dpi (TDS400) и 400dpi (TDS600, TDS800). Все модели имеют автоподачу бумаги. Максимальная длина печати TDS400 - 15 м, ТDS600 - 615 м, TDS800 - 200 м. Модели TDS400 и TDS600 имеют практически мгновенную готовность к работе.

Если объемы документации, планируемой к тиражированию, относительно невелики и отсутствуют перспективы резкого их увеличения, возможно использование устройств модельного ряда Mutoh, Encad, HP, Canon. При выборе конкретной модели учитываются задачи по тиражированию и перспективы их изменения. Учитывать эти перспективы необходимо в связи с тем, что приобретения какого-либо дополнительного оборудования для новых задач тиражирования можно избежать, если приобретенное вами ранее оборудование способно получить новые функциональные возможности при использовании дополнительных программных или аппаратных модулей. В рамки статьи не входит подробное описание технических характеристик устройств. Более подробно, Вы сможете ознакомиться с ними на сайте www.csoft.spb.ru, www.esg.spb.ru или в офисе Consistent Software.

Для тиражирования узкоформатной документации (форматов до А3) имеется множество устройств различных производителей, имеющих разные характеристики. Наиболее интересным на наш взгляд являются полноцветные принтеры HP DesignJet ColorPro CAD/GA. Эти модели предназначены для пользователей в области машиностроения, САПР, схемотехники, архитектуры, ГИС, дизайн и принтбюро (модель GA). HP DesignJet ColorPro CAD/GA предоставляют пользователям возможность печатать документы от почтовых карточек (10х15 см.) до полноформатных А3/В (33х48 см.). HP DesignJet ColorPro CAD/GA идеальны для чертежей, инженерной документации, иллюстраций, проспектов, презентаций и контрольных отпечатков. Разрешение 600х600 dpi, что обеспечивает качественную печать черно-белых и цветных материалов. Скорость печати листа А3: ч/б - 15 секунд, цветной - 1,5 - 2 минуты. Модель GA имеет сетевой интерфейс и язык PostScript. Модель CAD может иметь эти функции, как дополнительные опции.

Разработка технологии работ с электронным архивом и внедрение комплексного решения

Как отмечалось выше, даже правильный подбор аппаратных и программных средств не гарантирует стопроцентную эффективность работы каждой подсистемы в отдельности и всего электронного архива в целом. Это связано, прежде всего, с особенностями документации предприятия, спецификой работы и задачами, стоящими перед архивом. В каждом случае, задача создания электронного архива является уникальной. На её уникальность могут влиять, казалось совершенно не относящиеся к информационным технологиям факторы, например, даже такие, как расположение помещений, квалификация персонала и т. д. Поскольку, мы говорим о комплексном и законченномрешении, нельзя не сказать о необходимости разработки технологии работы с архивом для конкретного предприятия и о необходимости эффективного внедрения. Целесообразнее использовать работы поставщика решений. Компания Consistent Software предлагает разработку комплексных решений, технологии работ на основании изучения архивов и задач предприятий, а также внедрение решений и технологии работ.

 

2.4 Система пользовательских приложений и обзор программных продуктов

 

Условно все пользовательские приложения, применяемые в комплексном решении - электронном архиве, можно разделить на следующие группы14:

• Средства управления процессами сканирования. К этой группе, как правило, относятся пакеты, идущие в комплект аппаратных средств или пакеты сторонних производителей;

• Средства обработки, векторизации, распознавания изображений. Примером может являться специализированный пакет, созданный Consistent Software - SportLight. Основными функциями пакета являются:

• обработка растров;

• дигитайзирование;

• трассировка;

• векторизация;

• гибридная обработка.

К этой группе программных средств можно отнести пакет распознавания Fine Reader (если требуется ввод в архив текстов не в графическом формате, полученным после сканирования, а в текстовом формате).

• Средства разработки - приложения в которых производится разработка электронных документов, которые помещаются в архив - AutoCad, SolidEige, офисные приложения и т. д.;

• Средства просмотра и редактирования документов, находящихся в электронном виде. В качестве средств редактирования могут использоваться те же средства разработки, а в качестве средств просмотра - внешние или встроенные просмотровщики систем управления архивом;

• Средства управления хранилищами данных. Это ПО управления роботизированными DVD библиотеками, которое более подробно описывалось выше;

• Система управления архивом - специализированные программные пакеты. Остановимся подробнее на описании этого пункта.

Условно, архивные системы можно разделить на 3 группы:

• Картотеки с возможностью учета всех электронных и «бумажных» документов предприятия по заводимым атрибутам карточки документа и возможностью быстрого поиска информации о документе. Работа с системой, напоминает работу с обычной архивной картотекой. Такая работа, имеет преимущество, заключающееся в следующем: при поиске карточки в бумажной картотеке, необходимо осуществлять поиск в шкафах, ящиках, разделах - рубриках. При поиске в электронной картотеке, кроме «шкафов», «ящиков», «разделов - рубрик», используется вся мощь SQL - запросов к серверу базы, позволяющим быстро осуществить выборку по одному или нескольким условиям, формируемым пользователем. Подобные системы имеют преимущество, заключающееся в простоте использования. Недостаток же заключается в том, что пользователь получает лишь информацию о документе, не имея доступа непосредственно к нему для просмотра, редактирования, тиражирования. Отсутствует также взаимодействие с подсистемами долгосрочного архивного хранения и ввода, невозможно дальнейшее наращивание системы с целью организации документооборота, управления процессами разработки документов, статусностью, версионностью и т. д. Использование подобных систем можно сравнить с поиском библиографической записи о книге, хранящейся в библиотеке. Найдя библиографическую запись, библиотекарь или читатель не может осуществить просмотр книги через интерфейс системы, а должен идти к шкафу, где она хранится;

• Полные архивные системы15.

В отличие от электронных картотек, данные системы позволяют получить доступ не только к карточке документа, но и непосредственно к его электронному образу для просмотра, тиражирования и редактирования (в зависимости от прав пользователя). Такие системы позволяют регистрировать документ, «содержащийся» не только в одном файле созданном в любых приложениях, но и в виде набора файлов, определяющих сложное изделие, имеющее свою структуру (например, сборка).

• Полные системы архива и документооборота в отличие от вышеприведенных систем содержат модуль Work Flow, позволяющий маршрутизировать документы между пользователями системы в процессе разработки, в зависимости от их должностных прав и обязанностей. Подобные системы поддерживают статусность и версионность документов. Документы, регистрируемые в таких системах, автоматически «попадают» в определенный раздел архива. Работа может быть организована так же, как и с полной архивной системой (документы просто регистрируются и заносятся в архив сразу со статусом «Утвержден»). Благодаря наличию модуля Work Flow, возможен и другой способ работы. Документ (или пустой бланк документа) регистрируется со статусом «В разработке», далее отправляется по маршруту, состоящему из любого числа подмаршрутов. Например, документ, имеющий статус «Отправлен на проверку», попадает к пользователю системы, ответственному за эту проверку. После проверки, такому документу присваивается один из нескольких возможных статусов, например «Нормоконтроль» или «Отправлен на доработку». В первом случае, документ маршрутизируется к пользователю, ответственному за нормоконтроль на данном маршруте (способе обработки), а во втором - к предыдущемупользователю на доработку. Логика и способы обработки документа могут быть как достаточно простыми (например, документ можно сразу поместить со статусом «Утвержден» в долгосрочный архив). С другой стороны, возможно создание маршрутов любой сложности с любым числом подмаршрутов, переходов, проверок. В любом случае, маршруты (способы обработки), определяемые в системе для того или иного документа, строятся в соответствии с реальной должностной структурой предприятия.

Другой отличительной особенностью является то, что подобные системы имеют, как правило, модуль PDM, позволяющий работать со структурой изделия и спецификацией16.

Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно при помощи 2D, 3D средств разработки, различных программных продуктов и офисных приложений создать любой документ, удовлетворяющий самым высоким требованиям. В связи с этим, эффективность работы предприятия увеличивается. Но существует и другая сторона вопроса. При увеличении числа документов, становится все сложнее и сложнее управлять их потоком. Порой, без применения специальных средств управления документами и потоками информации, эффективность работы предприятия, достигнутая вследствие внедрения высоких технологий перестает расти, достигнув определенных показателей. А при внедрении новых средств автоматизации, создающих новые потоки информации, может оказаться, что ожидаемый экономический эффект не достигается только лишь из-за отсутствия средств управления документами и потоками информации. В некоторых же случаях, вместо ожидаемого подъема эффективности процессов предприятия даже возможно их снижение.